OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich
Automatisch, schnell und fehlerfrei
Du bestimmst selbst, welche Informationen aus einer E-Mail im Arbeitsauftrag landen. Der Absender wird automatisch als Kunde erkannt, und der Betreff wird direkt als internes Memo übernommen. Schlüsselwörter wie „Störung“ oder „Reparatur“ können automatisch die passende Beschreibung einfügen. So wird jede E-Mail zu einem klar strukturierten und vollständigen Arbeitsauftrag.
Durch diese Automatisierung geht keine Information mehr verloren, und du vermeidest doppelte Eingaben. Dein Team spart Zeit, während Kunden schneller weitergeholfen werden. Gleichzeitig steigt die Qualität deiner Administration: Alle Daten werden sofort an der richtigen Stelle in OutSmart abgelegt – sauber, vollständig und ohne manuelle Fehler.
Das Ergebnis ist ein reibungsloser Eingang von Aufträgen. Egal ob ein Kunde eine Störung über die Website meldet oder eine interne Anfrage per E-Mail sendet – alles wird automatisch, konsistent und übersichtlich erfasst.
Praxisbeispiel
Ein Installationsunternehmen erhielt täglich Dutzende E-Mails mit Störungsmeldungen. Früher trug das Backoffice diese manuell in OutSmart ein – ein zeitaufwendiger Prozess, der oft zu Fehlern führte. Mit Mail zu Arbeitsauftrag werden die E-Mails jetzt direkt in vollständige Arbeitsaufträge umgewandelt, inklusive Kundendaten und Beschreibung. Das Unternehmen spart jeden Tag mehrere Stunden Arbeit und kann Kunden deutlich schneller einplanen.
Vorteile
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Automatische Umwandlung von E-Mails in Arbeitsaufträge
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Weniger manuelle Arbeit und geringere Fehlerquote
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Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen und Störungen
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Flexibel einrichtbar mit eigenen Regeln und Feldern
