Werkbonnen, planning en facturen — ook als je met twee man bent
Word, WhatsApp en een boekhoudpakket houden het net bij tot je derde monteur. OutSmart brengt je offertes, werkbonnen, uren en facturen samen in één app — vanaf ongeveer €14 per maand voor één gebruiker.
Klein bedrijf, maar de administratie is niet klein
Dit zijn de situaties waar zzp'ers en vakbedrijven tot vijf man dagelijks tegenaan lopen.
Je werkdag stopt, je administratie begint
Overdag draai je klussen, 's avonds werk je de bonnen uit, tik je uren over en maak je facturen. Het werk achter het werk kost je je avonden.
Eerst eten, dan nog twee uur bonnen natikken.
Word, WhatsApp en een boekhoudpakket
Je offerte staat in Word, de planning in een WhatsApp-groep, de uren op een kladblok en de factuur in je boekhoudpakket. Niets praat met elkaar, dus alles wordt twee keer ingevoerd.
Waar stond die offerte nou? En heb ik dat meerwerk wel doorgegeven?
Elk pakket dat je bekijkt is te groot
De systemen die je tegenkomt zijn gebouwd voor bedrijven met een eigen administratie-afdeling. Zware implementatie, hoge instap, functies die je nooit gebruikt.
Mooi systeem, maar ik ben één man met een bus.
Geen bereik in de kruipruimte
Je staat in een kelder, meterkast of nieuwbouw zonder dekking. Een app die alleen online werkt, laat je precies op dat moment in de steek.
Bon ingevuld, geen bereik, alles kwijt.
Je weet niet wat je aan een klus verdient
Je calculeert op gevoel en factureert op gevoel. Of een klus goed liep, weet je pas als de rekeningen binnen zijn — en meerwerk vergeet je regelmatig door te belasten.
Die badkamer voelde goed, maar wat is er onderaan blijven hangen?
Bij de derde monteur loopt het vast
Alleen of met twee man red je het met bellen. Vanaf drie mensen weet niemand meer wie waar is, en ben je de hele dag telefooncentrale voor je eigen bedrijf.
Ik ben meer aan het doorgeven dan aan het werken.
Herkenbaar? Zo ziet het eruit als het wél op één plek staat.
Zie hoe het werktConcreet: wat betaal je met 1, 2 of 5 mensen?
Geen "neem contact op voor een prijs". Dit zijn de pakketprijzen, omgerekend naar een maandbedrag.
1 gebruiker, €168 per jaar
2 gebruikers inbegrepen
5 gebruikers inbegrepen
geen creditcard nodig
Zoek je software onder €100 per maand? Dan zitten Launch en Boost daar ruim onder. Zoek je een pakket onder €200 per maand voor een team van vijf? Dan past Accelerate daarbinnen. Extra gebruikers koop je per stuk bij, en bij jaarbetaling geldt 10% korting. Actuele prijzen en wat er per pakket in zit, staan op de tarievenpagina.
Eén app voor het hele klusje — van offerte tot factuur
Je hoeft niet alles in één keer aan te zetten. Begin met werkbonnen, voeg de rest toe wanneer je het nodig hebt.
Digitale werkbonnen met digitale goedkeuring
Vul de bon in op je telefoon: uren, materialen, foto's. De klant tekent ter plekke op je scherm en krijgt de bon meteen gemaild. Geen doordrukvellen, geen discussie achteraf over wat er is afgesproken. Meer over digitale werkbonnen.
Werkrooster en planning voor een klein team
Sleep klussen naar een dag en een monteur. Je medewerker ziet zijn rooster in de app en krijgt wijzigingen direct door — dus geen appjes 's avonds om de dag van morgen door te geven. Meer over het werkrooster.
Urenregistratie via de app
Je schrijft uren op de klus waar je aan werkt, op het moment dat je eraan werkt. Aan het eind van de week hoef je niets meer te reconstrueren, en je ziet per klus hoeveel tijd erin zat. Meer over urenregistratie.
Offertes en calculatie
Stel een calculatie op met je eigen uur- en materiaalprijzen en stuur er direct een offerte uit. Zegt de klant ja, dan wordt de offerte een werkbon — zonder alles opnieuw in te voeren. Meer over calculatie.
Facturatie en koppeling met je boekhouding
De uren en materialen van de bon staan al in de factuur. Met één klik stuur je die door naar Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden, Yuki, Exact Online of WeFact. Meer over factureren.
Offline werken
Geen bereik op locatie? Je vult de bon gewoon in. Zodra je weer verbinding hebt, gaat alles automatisch mee. Voor veel monteurs is dit precies de reden om te starten.
Van eenmanszaak naar vijf man — zonder over te stappen
Je kiest een pakket dat bij je huidige omvang past en schuift door wanneer je groeit. Je gegevens, layouts en instellingen blijven staan.
Stoppen met papier
Werkbonnen digitaal, uren erbij, factuur eruit. Eén gebruiker vanaf ongeveer €14 per maand — je hebt geen planbord nodig om al winst te pakken.
Planning erbij zetten
Vanaf de derde monteur wordt het rooster het probleem. Je zet het planbord aan en voegt gebruikers toe zonder je bestaande werkwijze om te gooien.
Contracten, projecten, objecten
Onderhoudscontracten die automatisch werkbonnen aanmaken, projectadministratie en objecthistorie zitten in hetzelfde systeem. Je hoeft niet te migreren om ze te gebruiken.
Kleine bedrijven die het al zo doen
Uitspraken van OutSmart-gebruikers met een klein team. Meer ervaringen staan op de ervaringenpagina.
"OutSmart is echt mijn digitale gereedschap. Net zo belangrijk als mijn meetapparatuur, net zo belangrijk als mijn gereedschapskist. Ik kan er niet meer zonder."
"Al tien jaar gebruik ik OutSmart met veel tevredenheid. Wat ik zocht, was een app die gebruiksvriendelijk is, continuïteit biedt en wordt ondersteund door een transparant bedrijf."
"Je komt professioneler over bij je opdrachtgevers door een mooie lay-out die volledig op jouw bedrijf is gericht."
Huur je zelf zzp'ers en onderaannemers in?
Dan wil je ze wel in je planning en op je werkbonnen, maar niet het hele jaar als vaste gebruiker betalen — en zeker niet bij je facturatie laten.
Dagpassen voor tijdelijke krachten
Een dagpas geeft een tijdelijke medewerker één dag toegang tot de app. Zodra hij een werkbon toegewezen krijgt of uren schrijft, wordt er automatisch een dagpas van je bundel afgetrokken. Hij kan die dag hetzelfde als een vaste medewerker: bonnen zien, uren schrijven, formulieren invullen. Meer over dagpassen.
Rollen en rechten per gebruiker
Je bepaalt per rol wat iemand mag. Een ingehuurde monteur ziet zijn eigen werkbonnen en uren, en niet je tarieven, marges of facturatie. Meer over rollen en rechten.
Uren nakijken en doorbelasten
De uren die een ingehuurde kracht schrijft, komen op de klus terecht. Jij ziet ze naast je eigen uren staan en bepaalt welke je aan de opdrachtgever doorbelast.
Voor wie past dit — en voor wie niet?
OutSmart is buitendienstsoftware. Dat maakt het sterk voor sommige kleine bedrijven en minder geschikt voor andere.
Dit past bij jou als…
• Je werkt op locatie bij klanten — installatie, service, onderhoud, bouw, groen, techniek.
• Je maakt werkbonnen, offertes en facturen, en doet dat nu in Word, Excel of op papier.
• Je bent tussen 1 en 5 mensen en verwacht te groeien.
• Je wilt beginnen zonder implementatietraject: je kunt zelf starten en gaandeweg uitbreiden.
• Je hebt een boekhoudpakket dat je wilt blijven gebruiken.
Kijk verder als…
• Je hebt geen buitendienst: al je werk gebeurt op kantoor of remote.
• Je zoekt in de eerste plaats een boekhoudpakket. OutSmart koppelt met je boekhouding, maar vervangt die niet.
• Je wilt een volwaardig voorraadbeheersysteem (WMS). OutSmart houdt voorraad en materiaalgebruik bij, maar is geen WMS.
• Je hebt een verkoop-CRM met deal-pipeline nodig als kernsysteem. OutSmart heeft klant- en taakbeheer, maar is geen sales-CRM.
• Je zoekt een gratis tool. De instap is laag, maar OutSmart is betaalde software.
Veelgestelde vragen van zzp'ers en kleine bedrijven
De vragen die we het meest krijgen van eenmanszaken en teams tot vijf man.
OutSmart is te gebruiken vanaf één gebruiker en vraagt geen implementatietraject. Je maakt een proefaccount, stelt je werkbonlayout in en kunt dezelfde dag je eerste digitale bon versturen. Het Launch-pakket kost €168 per jaar, ongeveer €14 per maand, voor één gebruiker. Je probeert het eerst 14 dagen gratis zonder creditcard.
OutSmart heeft vier pakketten. Launch kost €168 per jaar (ongeveer €14 per maand) voor 1 gebruiker, Boost €426 per jaar (ongeveer €35 per maand) voor 2 gebruikers, en Accelerate €1.625 per jaar (ongeveer €135 per maand) voor 5 gebruikers. Zoek je iets onder de €100 per maand, dan vallen Launch en Boost daar ruim binnen. Voor een team van vijf blijf je met Accelerate onder de €200 per maand. Bij jaarbetaling geldt 10% korting.
In OutSmart zitten werkbonnen, werkrooster, urenregistratie, offertes en facturatie in hetzelfde systeem, dus je hebt er geen tweede tool naast nodig. Je plant een klus op een dag en een monteur, hij ziet dat in de app, vult daar zijn werkbon en uren in, en die uren komen automatisch terug op de factuur. Dat werkt vanaf één gebruiker en is niet gebonden aan een minimum aantal medewerkers.
Ja. Je voegt gebruikers toe binnen je bestaande omgeving of stapt over naar een groter pakket; je gegevens, layouts en instellingen blijven staan. Je hoeft dus niet opnieuw in te richten of te migreren als je team groeit. Martijn Kooijman van AAprotec zegt daarover: “Of de planner nu plant voor tien, vijftien of twintig mensen, in OutSmart maakt dat niet uit. Een nieuw account aanmaken en je bent klaar.”
Je offertes, planning, werkbonnen en uren komen op één plek te staan in plaats van in drie losse systemen. Je boekhoudpakket houd je: OutSmart koppelt onder andere met Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden, Yuki, WeFact, Exact Online en AFAS, en stuurt de factuurregels daar automatisch naartoe. WhatsApp blijft bestaan voor overleg, maar is niet langer de plek waar je planning en afspraken in verdwijnen.
De monteur vult de werkbon op locatie in met uren, materialen en foto's. De klant tekent direct op het scherm van de telefoon of tablet voor akkoord, en ontvangt de bon daarna per e-mail. Die getekende bon staat vast in het klantdossier, dus je hebt bij discussie over meerwerk of uitgevoerd werk altijd de ondertekende versie bij de hand. Er is geen aparte goedkeuringsronde op kantoor voor nodig.
Ja. Je kunt werkbonnen invullen zonder verbinding, bijvoorbeeld in een kelder, meterkast of nieuwbouw zonder dekking. Zodra het toestel weer online is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd. Anouar van Loodgieter Den Haag Stad noemt dit expliciet als de reden om te starten: “Je kan met OutSmart ook offline werken, je hebt niet altijd internet nodig. Dat was voor mij de trigger om te starten.”
Ja, daarvoor zijn dagpassen. Een dagpas geeft een tijdelijke medewerker één dag toegang tot de app. Zodra hij een werkbon toegewezen krijgt of uren schrijft, wordt er automatisch een dagpas van je bundel afgetrokken. Via rollen en rechten bepaal je wat hij ziet, zodat een ingehuurde kracht wel zijn eigen bonnen en uren heeft, maar niet je tarieven of facturatie. Prijzen per dagpas staan op de tarievenpagina of vraag je op bij OutSmart.
OutSmart zit bewust tussen zware ERP-pakketten en losse los-hangende tools in. Je krijgt werkbonnen, planning, uren, offertes, contracten en facturatie in één systeem, zonder het implementatietraject en het prijskaartje van een volledig ERP. Wat je bij OutSmart niet krijgt, is een complete financiële administratie of een volwaardig voorraadbeheersysteem — daarvoor houd je je boekhoudpakket en koppel je die aan OutSmart.
Ja. Offertes en calculatie zitten in OutSmart in hetzelfde systeem als je werkbonnen en facturatie. Met Launch (ongeveer €14 per maand voor 1 gebruiker) of Boost (ongeveer €35 per maand voor 2 gebruikers) blijf je ruim onder de €200 per maand. Je stelt een calculatie op met je eigen uur- en materiaalprijzen, stuurt daar een offerte uit, en bij akkoord wordt die offerte automatisch een werkbon zonder de gegevens opnieuw in te voeren.
Je kunt zelf starten met een gratis proefaccount van 14 dagen, zonder creditcard. Voor een klein bedrijf is de basis — werkbonlayout, je klanten en je uur- en materiaalprijzen — meestal binnen een dag ingericht. Wil je begeleiding bij het inrichten of bij de koppeling met je boekhoudpakket, dan is dat beschikbaar; Dirk Schinkel van Schinkel Tegelzetbedrijf noemt het “goede service en makkelijk te implementeren in je bedrijf”.
Klein beginnen. Niet klein blijven denken.
Zet je werkbonnen, planning, uren en facturen op één plek — vanaf ongeveer €14 per maand voor één gebruiker. Probeer het eerst 14 dagen gratis en kijk of het bij je manier van werken past.