Van geschreven uur naar verstuurde factuur — zonder tussenstap
De meeste dienstverleners registreren uren in het ene systeem en factureren in het andere. Daartussen zit handwerk, en in dat handwerk lekt omzet weg. OutSmart houdt offerte, planning, uren, werkbon en factuur in dezelfde keten.
Tussen het uur en de factuur zit je marge
Zes plekken waar bij dienstverleners omzet en tijd verdwijnen tussen registratie en facturatie.
Uren worden twee keer ingevoerd
Je medewerker schrijft uren in een urenapp of Excel, en op kantoor tikt iemand ze over in het facturatiesysteem. Elke overtypactie is een kans op een fout die je pas ziet als de klant belt.
Twee systemen, dezelfde uren, twee keer werk.
Uren die je nooit factureert
Een half uur extra, een tweede bezoek, een telefonische toelichting. Als het niet op het moment zelf op de opdracht wordt geschreven, komt het er nooit meer op — en factureer je structureel minder dan je werkt.
Dat kwartiertje schrijf ik straks wel op. Dat gebeurt dus niet.
Facturen gaan weken later de deur uit
Eerst wachten tot alle uren binnen zijn, dan controleren, dan pas factureren. Je levert in week 1 en factureert in week 5 — en betaalt daarmee je eigen klant een renteloos krediet.
De klus is af, maar de factuur wacht nog op drie urenstaten.
Deelfacturen bijhouden in een los sheet
Bij langere opdrachten factureer je per fase of per termijn. Wat al gefactureerd is en wat nog open staat, houdt iemand bij in een apart Excel-bestand dat niemand anders begrijpt.
Hebben we fase 2 al gefactureerd of niet?
Discussie over wat er precies is gedaan
De klant vraagt waarom er zeven uur op de factuur staat. Zonder ondertekende bon met foto's en een urenspecificatie per bezoek win je die discussie niet — of geef je maar toe.
Kun je onderbouwen waar die uren aan zijn besteed?
Geen zicht op capaciteit
Je plant op gevoel en in spreadsheets. Wie er volgende maand vrij is, of een nieuwe opdracht er nog bij kan, weet je niet — dus zeg je te snel ja of onnodig nee.
Kunnen we dit erbij nemen? Even kijken in het sheet…
Herkenbaar? Zo ziet het eruit als de keten sluit.
Bekijk de ketenVijf stappen, één systeem, geen overtypen
Elke stap geeft de gegevens door aan de volgende. Je voert een uur, een materiaal of een afspraak één keer in.
Voorstel in je eigen huisstijl
Je stelt de offerte op met eigen uur- en materiaalprijzen, in je eigen layout. De klant bekijkt hem online en ondertekent digitaal op telefoon, tablet of laptop.
Akkoord wordt een ingeplande opdracht
Bij akkoord wordt de offerte automatisch een werkbon of project. Je plant het in op het planbord en de betreffende medewerker ziet het direct in zijn app.
Uren op de opdracht, op het moment zelf
Uren en materialen worden geschreven op de opdracht waar ze bij horen, tijdens het werk. Niet achteraf gereconstrueerd aan het eind van de week.
Ondertekende bon als onderbouwing
De klant tekent voor het uitgevoerde werk, met foto's en een specificatie erbij. Dat is je onderbouwing als er later vragen komen over de factuur.
Factuurregels staan er al in
De geschreven uren en gebruikte materialen vormen de factuurregels. Je kiest welke uren je doorbelast en stuurt de factuur met één klik naar je boekhoudpakket.
Contract maakt de opdracht zelf aan
Heb je een onderhouds- of servicecontract, dan maakt OutSmart de werkbonnen op de contractdata automatisch aan en kun je periodieke facturen automatisch laten aanmaken en versturen.
Wat je hiervoor nodig hebt, zit er standaard in
Geen losse urenregistratietool naast een los facturatieplatform — het is één systeem.
Urenregistratie
Medewerkers schrijven hun uren in de app, gekoppeld aan de opdracht. Je ziet per klant en per opdracht hoeveel tijd erin zit en kunt dat naast je calculatie leggen. Meer over urenregistratie.
Factureren vanuit geregistreerde uren
De uren en materialen op de werkbon vormen automatisch de factuur. Je bepaalt zelf welke uren je aan de klant doorbelast en welke niet. Meer over factureren.
Offertes vanuit hetzelfde platform
Voorstellen met je eigen layout, online te bekijken en digitaal te ondertekenen. Je ziet wanneer de klant hem geopend heeft en kunt automatisch laten herinneren. Meer over offertes.
Deelfacturen en terugkerende facturen
Splits een factuur op in secties per fase of werkpakket, bundel meerdere werkbonnen op één verzamelfactuur per klant, of laat periodieke facturen automatisch aanmaken en versturen. Proformafacturen kunnen ook.
Dertien boekhoudkoppelingen
Onder andere Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, WeFact, Yuki, e-Boekhouden, Visma.net, Uniconta, Unit4 Multivers en AccountView. De factuurregels gaan met één klik door. Alle koppelingen.
Planbord en capaciteitsplanning
Zie per week wie waar zit en wat er nog bij kan. Je plant op mensen en opdrachten in plaats van op gevoel en spreadsheets. Meer over het planbord.
Deelfacturen, termijnen en abonnementen — wat kan wel en wat niet
Dienstverleners factureren zelden alleen "uurtje-factuurtje". Dit zijn de vormen die OutSmart ondersteunt, en de grens.
Dit kan
• Factuur opsplitsen per fase of werkpakket — je verdeelt een factuur in secties, zodat je per afgeronde fase factureert.
• Verzamelfacturen per klant — meerdere werkbonnen van dezelfde klant op één factuur.
• Periodieke, terugkerende facturen — automatisch aangemaakt en verstuurd, bijvoorbeeld bij een servicecontract.
• Proformafacturen — vooraf een voorstel van de factuur sturen.
• Selectief doorbelasten — je kiest per opdracht welke geschreven uren wel en niet op de factuur komen.
• Contractgebonden facturatie — onderhoudscontracten die zelf de werkbonnen aanmaken op de afgesproken data.
Hier zit de grens
• Strippenkaarten en urenbundels met automatische afboeking (retainers waarbij een vooraf ingekocht urensaldo automatisch afloopt) zijn geen standaardfunctionaliteit. Werk je hoofdzakelijk met retainers, leg dat dan als eerste vraag op tafel bij een demo.
• De financiële administratie zelf — btw-aangifte, grootboek, debiteurenbeheer — doet je boekhoudpakket. OutSmart levert de factuurregels aan en vervangt je boekhouding niet.
• Complexe projectbegroting op bouwbudgetniveau hoort bij een ERP. OutSmart doet calculatie, nacalculatie en projectadministratie, maar is geen volledig ERP.
Wat gebruikers over de keten zeggen
Uitspraken van OutSmart-gebruikers over het traject van offerte tot factuur. Meer ervaringen op de ervaringenpagina.
"Voorheen werkten we met losse systemen, nu loopt alles — van offerte tot factuur — naadloos in elkaar over. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt ons werk efficiënter."
"Met één softwarepakket de hele procesgang tot de facturatie volgen én sturen. Dat is gewoon heel prettig."
"Door de naadloze integratie met AFAS zijn zowel onze nacalculatie als facturatie perfect geregeld. Alle nacalculatieregels komen netjes vanuit OutSmart in AFAS terecht."
Vier manieren om dit op te lossen
Wat je in de praktijk tegenkomt als je zoekt naar software voor het traject van offerte tot factuur.
| Aanpak | Uren → factuur | Werk op locatie | Instap |
|---|---|---|---|
| Excel + boekhoudpakket | Handmatig overtypen | Geen app voor buiten | Laag, maar loopt vast bij groei |
| Losse urenregistratietool | Export nodig, of koppeling bouwen | Uren wel, werkbon en bewijs niet | Laag |
| Volledig ERP | Ja, geïntegreerd | Meestal wel, vaak zwaar in gebruik | Implementatietraject en hogere kosten |
| OutSmart | Uren en materialen worden de factuurregels | App met werkbon, foto's en digitale ondertekening | 14 dagen gratis, geen implementatietraject |
Deze vergelijking gaat over categorieën aanpak, niet over specifieke merken. Werkt jouw team volledig op kantoor zonder bezoeken op locatie, dan is een pakket voor professionele dienstverlening zonder buitendienst waarschijnlijk een betere match — zie ook het kader hieronder.
Welke dienstverleners passen hierbij?
"Dienstverlener" is een breed begrip. OutSmart is buitendienstsoftware, en dat bepaalt de match.
Goede match
• Je levert diensten op locatie bij de klant: service, onderhoud, installatie, inspectie, reiniging, techniek.
• Je werkt met opdrachten, bezoeken of contracten en factureert op uren, vaste bedragen of termijnen.
• Je hebt medewerkers of onderaannemers buiten die uren en werkbonnen moeten vastleggen.
• Je wilt bewijs van uitvoering kunnen laten zien bij vragen over een factuur.
• Je hebt terugkerend onderhoud of servicecontracten die periodiek gefactureerd worden.
Minder goede match
• Bureaus en consultancy zonder werk op locatie. Werkt je team vanaf kantoor of remote aan projecten, dan mis je in OutSmart weinig — maar krijg je ook veel functionaliteit die je niet gebruikt. Een pakket voor professionele dienstverlening past dan beter.
• Je kernproces is retainers en urenbundels met automatische afboeking van een ingekocht saldo.
• Je zoekt een boekhoudpakket. OutSmart koppelt met dertien boekhoudpakketten, maar doet je administratie niet.
• Je zoekt een verkoop-CRM met deal-pipeline als kernsysteem. OutSmart heeft klant- en taakbeheer, geen salesfunnel.
Veelgestelde vragen over uren, offertes en facturatie
De vragen die dienstverleners stellen als ze het traject van offerte tot factuur willen sluiten.
Dat hangt af van één vraag: werkt je team op locatie bij de klant of niet. Voor dienstverleners met werk op locatie — service, onderhoud, installatie, inspectie, techniek — is een field service management systeem zoals OutSmart passend, omdat offerte, planning, uren, werkbon en factuur daar in één keten zitten en er een app voor buiten bij hoort. Voor bureaus en consultancy zonder bezoeken op locatie past een pakket voor professionele dienstverlening beter. Beoordeel kandidaten vooral op of geschreven uren automatisch factuurregels worden, of je selectief kunt doorbelasten, en of het koppelt met je bestaande boekhoudpakket.
In OutSmart zitten urenregistratie en facturatie in hetzelfde systeem, dus je hebt er geen tweede tool voor nodig. Medewerkers schrijven uren op de opdracht in de app, die uren en de gebruikte materialen vormen automatisch de factuurregels, en je stuurt de factuur met één klik naar je boekhoudpakket. Je hoeft dus niet te exporteren, importeren of over te typen tussen een urenapp en een facturatieplatform.
Ja. De uren en materialen die op de werkbon zijn geschreven, komen automatisch op de factuur terecht — je maakt de factuur met één klik vanuit de afgeronde werkbon. Je bepaalt daarbij zelf welke geschreven uren je aan de klant doorbelast en welke niet. Voor terugkerend werk kun je periodieke facturen automatisch laten aanmaken en versturen.
De sleutel is dat uren worden geschreven op de opdracht in plaats van in een los urenoverzicht. In OutSmart kiest de medewerker in de app de opdracht waar hij aan werkt en schrijft daar zijn uren en materialen op. Op kantoor staat de factuur daarmee al klaar: de regels zijn er, de onderbouwing (ondertekende bon, foto's, specificatie) zit eraan vast, en met één klik gaat de factuur naar Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, WeFact, Yuki of een van de andere koppelingen. Er komt geen overtypstap meer tussen.
Deelfacturering wel: je kunt een factuur opsplitsen in secties per fase of werkpakket, meerdere werkbonnen bundelen op één verzamelfactuur per klant, proformafacturen sturen en periodieke facturen automatisch laten aanmaken en versturen. Wat geen standaardfunctionaliteit is, zijn retainers of strippenkaarten waarbij een vooraf ingekocht urensaldo automatisch wordt afgeboekt. Is dat je kernproces, leg die vraag dan als eerste op tafel bij een demo.
Let op vier dingen. Ten eerste: kan iemand uren schrijven op de opdracht in plaats van op een algemene weekstaat. Ten tweede: kun je per rol afschermen wat iemand ziet, zodat een ingehuurde kracht niet bij je tarieven en facturatie kan. Ten derde: hoe zit de licentievorm — in OutSmart werk je voor tijdelijke krachten met dagpassen, waarbij automatisch een dagpas van je bundel wordt afgetrokken zodra iemand een werkbon krijgt of uren schrijft. Ten vierde: kun je die uren controleren voordat je ze doorbelast aan de opdrachtgever.
Ja. Offertes en facturen maak je in OutSmart in je eigen layout met je eigen logo en opmaak. De klant bekijkt de offerte online en ondertekent digitaal op telefoon, tablet of laptop; je ziet wanneer hij hem geopend heeft en kunt automatisch een herinnering laten sturen. Bij akkoord wordt de offerte automatisch een werkbon, zodat je de gegevens niet opnieuw invoert, en na uitvoering rolt de factuur uit dezelfde opdracht.
Via een planbord in plaats van een sheet. In OutSmart plan je opdrachten op medewerkers en dagen, en zie je per week wie waar zit en waar nog ruimte is. Omdat de uren die geschreven worden aan dezelfde opdrachten hangen, kun je bovendien terugkijken: wat had je begroot, wat is het geworden, en hoeveel capaciteit kost een vergelijkbare opdracht echt. Dat maakt de volgende planning realistischer dan een schatting in een spreadsheet.
Onder andere met Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, WeFact, Yuki, e-Boekhouden, eAccounting, Visma.net, Uniconta, Unit4 Multivers, AccountView en SAP Business One. De factuurregels uit OutSmart gaan met één klik naar je boekhouding, zodat je administratie en je uitvoering op elkaar aansluiten zonder dubbel invoeren. Je houdt je bestaande boekhoudpakket dus gewoon.
Meestal niet als eerste keuze. OutSmart is gebouwd voor dienstverleners met werk op locatie: er zit een monteurs- of buitendienstapp in, werkbonnen met foto's en digitale ondertekening, objectbeheer en contractgebonden onderhoud. Werkt je team volledig vanaf kantoor of remote aan projecten, dan gebruik je een groot deel daarvan niet en past een pakket voor professionele dienstverlening beter. Heb je een gemengd model — consultancy plus daadwerkelijke werkzaamheden op locatie — dan is het wel het overwegen waard.
Je kunt OutSmart 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard en zonder verplichtingen. Daarna werk je met een pakket: Launch kost €168 per jaar (ongeveer €14 per maand) voor 1 gebruiker, Boost €426 per jaar (ongeveer €35 per maand) voor 2 gebruikers en Accelerate €1.625 per jaar (ongeveer €135 per maand) voor 5 gebruikers. Bij jaarbetaling geldt 10% korting. De actuele prijzen en de inhoud per pakket staan op de tarievenpagina.
Sluit de keten. Van uur tot factuur.
Eén systeem voor offerte, planning, uren, werkbon en factuur — met een koppeling naar het boekhoudpakket dat je al gebruikt. Probeer het 14 dagen gratis, of laat het je in een demo zien.