Vastgoedbeheer & VvE-beheer

OutSmart combineert objectbeheer per unit, contractbeheer voor terugkerend onderhoud, digitale werkbonnen, urenregistratie en facturatie in één systeem, gebouwd voor organisaties met mensen in de buitendienst. Beheerders van appartementencomplexen, vakantieparken en verhuurunits gebruiken het om onderhoud per object vast te leggen en periodiek werk automatisch te laten terugkomen.

Ja. Elke unit, algemene ruimte of installatie leg je vast als object met een eigen nummer. Alle werkbonnen, foto’s, formulieren en documenten worden aan dat object gekoppeld, zodat je in één oogopslag de volledige onderhoudshistorie ziet. Lees meer op de pagina over objectbeheer.

Via contractbeheer. Je legt per klant of object vast hoe vaak het werk terugkomt, en OutSmart genereert de bijbehorende werkbonnen automatisch op de juiste momenten op het planbord. Contracten kunnen automatisch verlengd worden, inclusief indexering van de prijzen. Zie contracten & SLA’s.

Ja. Per relatie leg je apart vast naar wie de correspondentie gaat en op welke naam gefactureerd wordt. Bij VvE-beheer is dat gebruikelijk: de eigenaar ontvangt de afspraakbevestiging en de werkbon, terwijl de factuur op naam van de BV of de vereniging staat.

Ja. Je legt je eigen codering vast bij het object en filtert daarop in het objectenoverzicht, waarna je alle werkbonnen ziet die bij dat object horen. Per object zijn tot vijftig vrije velden beschikbaar voor bijvoorbeeld een filanummer, bouwjaar of complexcode.

Ja. Je maakt de werkbon één keer aan met de juiste omschrijving, materialen en formulieren, en dupliceert die vervolgens voor de overige units. Per kopie pas je alleen het object aan, zodat de historie toch netjes per unit wordt opgebouwd.

Ja. Naast een gewone gebruikerslicentie kun je externe medewerkers toevoegen met een timesheet-licentie voor alleen urenregistratie, of met dagpassen voor incidentele inzet. Zo betaal je niet het hele jaar voor iemand die een paar dagen per maand meedraait.

Ja. Met rollen en permissies bepaal je per medewerker wat hij mag zien en wijzigen. Je kunt iemand het recht geven om werkbonnen aan te maken en in te plannen zonder toegang tot instellingen, facturatie of tarieven. Zie rollen en permissies.

Ja. OutSmart heeft standaardkoppelingen met onder andere WeFact, Exact Online, Snelstart, Moneybird en AFAS. Een afgeronde werkbon zet je door als conceptfactuur, zodat je de facturatie houdt waar je hem nu ook doet.

Ja. Via het klantportaal geef je bestaande relaties een eigen inlog waarmee ze een serviceverzoek indienen en de status van hun melding volgen. Dat scheelt telefoontjes, en de melding komt meteen als werkbon in je systeem terecht.