Reagendamento até 30% mais rápido,
com controlo total da equipa de campo

O OutSmart oferece um único painel de planeamento digital para o escritório e para os técnicos, permitindo planear, reagendar e comunicar sem Excel, WhatsApp ou sistemas soltos. De alterações de última hora a pedidos urgentes, fica visível de imediato quem está disponível, onde há espaço na agenda e que ordens de trabalho já estão planeadas.

 
 Planeamento de ordens de trabalho por drag-and-drop, por dia, semana ou mês
 
 Os técnicos recebem alterações de imediato como notificação na app
 
 Planeamento, ordens de trabalho e faturação ligados num único fluxo contínuo
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5_stars    Mais de 20.000 utilizadores diários
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Painel de Planeamento Digital

O OutSmart é o painel de planeamento digital para empresas de serviços técnicos. As ordens de trabalho são arrastadas para o técnico certo, que vê a ordem de imediato na app — incluindo morada, fotos e dados de contacto. Mais de 5.000 empresas de serviços planeiam assim 30% mais rápido em pedidos urgentes, sem WhatsApp ou Excel.

Visão geral rápida

Um painel de planeamento digital substitui o Excel, o Outlook e as atualizações por WhatsApp por uma visão em tempo real única para o escritório e a equipa de campo. As empresas de serviços que passam para o planeamento digital reagendam pedidos urgentes, em média, 30% mais rápido, porque as alterações chegam de imediato ao técnico como notificação push (dados de produto OutSmart, 2024). No OutSmart, as ordens de trabalho são arrastadas por drag-and-drop para o técnico e o horário certos. Os técnicos veem a morada, os dados do cliente e as instruções de imediato na app — sem necessidade de telefonemas. Disponível em vista diária, semanal e mensal, para equipas de 2 a 200 técnicos.

Mais de 5.000 empresas prestam um serviço excelente com o OutSmart

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Isto soa familiar?

Isto torna o planeamento desnecessariamente atarefado todas as semanas

O que os clientes nos dizem literalmente — antes de mudarem para o OutSmart.

"Tenho sempre de fazer logout e login por cada técnico"Donos de empresas com mais de 6 técnicos alternam constantemente entre Agendas Google separadas. O planeamento demora horas em vez de minutos. "Perco a visão geral — e acabo por deixar escapar um trabalho"Sem uma visão única, as ordens escapam-te por entre os dedos. Receita que nunca chegas a ver. "Os rapazes escrevem a paragem de montagem num quadro branco — e o resto é por WhatsApp"Três canais separados para a mesma informação: Trello, quadro branco, WhatsApp. Um erro e o teu técnico aparece à porta errada.
"Já não sei o que está livre"A agenda fica tão cheia que o próprio dono deixa de ver a sua agenda. Horas extra, sem visão geral, sem descanso. "Existe um painel onde posso planear com um ano de antecedência?"Há empresas que planeiam com semanas ou meses de antecedência, mas a ferramenta atual (Trello, Excel) não foi feita para isso. "Precisas de saber quem é o mais indicado para cada trabalho"Nem todos os técnicos servem para todos os trabalhos. Sem visão sobre competências e disponibilidade, estás a adivinhar.

Isto soa familiar? É assim que o OutSmart resolve.

Ver a solução
Caso de cliente

Como as empresas de serviços reagem mais depressa com uma única visão de planeamento

01 · Situação
O planeamento encravava em sistemas soltos

Em equipas de campo com muito volume, surgem rapidamente mal-entendidos: ordens em Excel, alterações por WhatsApp e ordens de trabalho noutro sítio qualquer. Em caso de urgência, é preciso pôr todos a par, um a um.
02 · Ação
Planeamento, ordem de trabalho e app num único fluxo

Com o OutSmart, o escritório planeia a partir de um único painel visual. O técnico vê a ordem de imediato na app, incluindo morada, instruções e ordem de trabalho.
03 · Resultado
Mais visão geral, rapidez e segurança

"O OutSmart dá-nos um sistema claro para projetos, assistência técnica e manutenção. O planeamento tornou-se muito mais simples."

KimberleyOostendorp Nederland
Solução

Da ordem ao técnico, planeado em segundos

O painel de planeamento digital do OutSmart dá ao escritório e à equipa de campo uma visão partilhada, permitindo planear, reagendar e comunicar sem telefonemas.
 
Abrir o painel

Visão imediata de quem está onde e onde há espaço

Vantagem: visão em tempo real sem telefonar ou procurar

O painel mostra todos os técnicos, trabalhos em curso e capacidade disponível por dia, semana ou mês, tornando imediatamente visível o que é possível fazer hoje e onde surgem estrangulamentos.

  Vista diária, semanal e mensal
  Disponibilidade por colaborador num só olhar
  Código de cores por técnico, tipo de trabalho ou estado
Mais sobre planeamento digital →
Planbord visual met achtergrond
 
Planeamento por drag-and-drop

Cada trabalho arrastado para o técnico certo

Vantagem: planear um pedido urgente sem caos

As ordens são atribuídas arrastando-as para o colaborador ou horário certo. O bloco de tempo fica reservado e o planeamento é atualizado de imediato para todos.

  Trabalhos reatribuídos a outro técnico ou horário por arrasto
  Bloco de tempo reservado automaticamente
  Cada alteração visível de imediato para o escritório
Planbord drag en drop

Planeamento por competências

Sempre o técnico certo — com base em certificação ou especialização

Nem todos os técnicos podem executar todos os trabalhos. Um trabalho com gases fluorados exige um técnico certificado. Uma inspeção de segurança contra incêndios só pode ser feita por alguém com a autorização correta. No OutSmart, isto é registado como uma "competência" — e o sistema avisa automaticamente caso um trabalho seja planeado para alguém sem a competência exigida.
1

Criar competências

Criação de competências adequadas ao setor da empresa: "Certificação Elétrica (RTIEBT)", "Certificação de Gases Fluorados", "Licença SCIE", "Manutenção Siemens". Definidas livremente, sem lista fixa.

2

Associar a técnicos

A cada técnico são atribuídas as competências que possui. O Técnico A tem "Certificação Elétrica" e "Manutenção de Elevadores". O Técnico B tem "Gases Fluorados" e "Refrigeração". Isto é configurado uma única vez.

3

Aviso em caso de planeamento incorreto

Uma competência obrigatória é associada a uma ordem de trabalho. Se essa ordem for depois planeada para alguém sem essa competência, o OutSmart mostra de imediato um aviso — antes de o trabalho sair pela porta.

Competências mais usadas por setor

Certificação de Gases Fluorados Refrigeração
Certificação Elétrica (RTIEBT) Eletrotecnia
Licença SCIE Segurança contra Incêndios
Certificação DGEG Instalações de Gás
EN 13015 Manutenção de Elevadores
Certificação CAP Geral
Posso filtrar o painel por técnicos com uma determinada competência?

Sim. Ao planear uma ordem de trabalho, é possível filtrar o painel pela competência exigida, mostrando apenas os técnicos autorizados para esse trabalho. Poupa tempo de procura e evita planear por engano o técnico errado.

Planeamento de capacidade

Várias ordens de serviço por técnico — sem sobrecarga nem tempo ocioso

O planeamento de capacidade consiste em ajustar o número de ordens agendadas ao tempo disponível dos técnicos, para que ninguém fique sobrecarregado nem subutilizado. No painel de planeamento digital do OutSmart, vê-se por técnico o que está agendado e quem ainda tem espaço, para distribuir de forma equilibrada várias ordens de serviço por dia pela equipa de campo.
1

Ver a capacidade disponível

Na vista diária ou semanal do painel, vê-se por técnico as ordens já agendadas e quanto tempo ainda está livre nesse dia.

2

Distribuir as ordens de serviço

As ordens são arrastadas para os técnicos com espaço livre. Cada ordem tem uma duração estimada, o que mostra como o dia vai ficando preenchido.

3

Reagendar em picos e urgências

Se surge um pedido urgente ou um trabalho se prolonga, a ordem é arrastada para um técnico com capacidade ou para outro dia — o técnico recebe de imediato uma atualização na app.

O que é o planeamento de capacidade?

O planeamento de capacidade consiste em ajustar o número de ordens agendadas ao tempo disponível dos técnicos, para que ninguém fique sobrecarregado nem subutilizado. No painel de planeamento digital do OutSmart, vê-se por técnico o que está agendado e quem ainda tem espaço, para distribuir de forma equilibrada várias ordens de serviço por dia pela equipa de campo.

Quantas ordens de serviço posso agendar por técnico por dia?

Tantas quantas couberem num dia de trabalho. No painel do OutSmart agendam-se várias ordens de serviço por técnico por dia e vê-se a duração estimada de cada ordem. Assim mantém-se a visão de quão preenchido está o dia e se ainda há espaço para uma urgência.

 
App do técnico

O técnico vê a ordem de imediato na app

Vantagem: sem telefonemas soltos nem atualizações perdidas

Assim que uma ordem é planeada ou alterada, esta aparece na app do técnico. Incluindo dados do cliente, morada, informação do equipamento e instruções.

  Notificação push para ordens novas ou alteradas
  Ordem de trabalho com toda a informação disponível de imediato
  Estado em tempo real: a caminho, em curso ou concluído
Werkbon in app new style v2
Comparação

Painel de planeamento digital vs. Excel e WhatsApp

Um planeamento em Excel funciona — até alguém estar doente, chegar um pedido urgente ou um técnico não receber uma atualização.

Situação Excel / WhatsApp Painel OutSmart
Atualizar o planeamento ✗Manual, informar todos separadamente ✓Trabalho arrastado, visível de imediato para todos
Pedido urgente ✗Telefonar, enviar mensagens e reagendar manualmente ✓Um clique, o técnico recebe uma notificação push
O técnico sabe o que fazer ✗Verbalmente ou por mensagem avulsa ✓Ordem de trabalho com toda a informação na app
Visão da capacidade ✗Calculado manualmente, erros inevitáveis ✓Visível em tempo real por técnico
Informar o cliente ✗Telefonar ou enviar email manualmente ✓Confirmação e estado a partir da ordem de trabalho
Ligação à faturação ✗Passo separado, reintrodução manual ✓Ordem de trabalho → fatura sem passos extra
Por setor

Adequado a qualquer setor de serviços

O painel do OutSmart funciona para qualquer organização com equipas de campo.

Instalação e Manutenção
Instalação e ManutençãoPlaneamento de manutenções de caldeiras, bombas de calor e climatização. Os técnicos veem os dados do equipamento de imediato na app.Saber mais →
Segurança
SegurançaPlaneamento de assistência para sistemas de alarme e controlo de acessos. Relatório de inspeção gerado após a conclusão.Saber mais →
Construção & Manutenção
Construção & ManutençãoPlaneamento de várias localizações por dia, com atribuição de materiais e acompanhamento do progresso do projeto em tempo real.Saber mais →
Portas e Tecnologia de Acesso
Portas e Tecnologia de AcessoPlaneamento de intervenções obrigatórias, com relatórios assinados digitalmente disponíveis de imediato.Saber mais →
Facility-1
Facility & Limpeza Planeamento de escalas, ordens de trabalho e relatórios para prestadores de serviços de facility. Saber mais →
Refrigeração e AVAC
Refrigeração e AVACRegisto automático de gases fluorados, datas de inspeção e manutenção — sem perder nenhuma intervenção obrigatória.Saber mais →
O que dizem os clientes
Empresas de serviços sobre a sua experiência com o OutSmart.
 
Niels Luijten
"A transição para as ordens de trabalho digitais correu bem. Atualmente trabalhamos com muito mais visão geral, rapidez e segurança."
Niels LuijtenDyzle
Kimberley
"O OutSmart dá-nos um sistema claro para projetos, assistência técnica e manutenção. O planeamento tornou-se muito mais simples."
KimberleyOostendorp Nederland
Tom Groot
"O OutSmart melhorou muito os nossos processos de trabalho. Graças à integração com o AFAS, o apuramento de custos e a faturação ficaram perfeitamente resolvidos."
Tom GrootVKS Schiedam
Martijn Kooijman
"Com o OutSmart trabalhamos de forma totalmente digital: os técnicos veem as suas ordens de imediato e respondemos mais depressa a chamadas urgentes."
Martijn KooijmanAaproTect
Perguntas frequentes

Perguntas frequentes sobre o painel de planeamento digital

As perguntas que os potenciais clientes nos fazem literalmente — respondidas.

O que é um painel de planeamento digital? +

Um painel de planeamento digital é um sistema visual de planeamento que permite gerir técnicos de campo e trabalhos. Os trabalhos são arrastados para os técnicos, que recebem de imediato uma atualização na app. Ao contrário do Excel ou do Outlook, o painel é em tempo real e está ligado a ordens de trabalho e faturação.

Posso planear com um ano de antecedência no OutSmart? +

Sim. Todas as ordens ficam visíveis por dia, semana ou mês, com a antecedência necessária. Útil para instaladores de caixilharias, empresas de manutenção ou outras empresas que planeiam com semanas ou meses de antecedência.

Posso ver por técnico o que está planeado? +

Sim, cada técnico tem a sua própria linha no painel, mostrando num só olhar quem está disponível, quem tem a agenda cheia e quem está de férias — sem necessidade de fazer login e logout por técnico.

Como sabem os técnicos o que têm de fazer nesse dia? +

Assim que uma ordem de trabalho é planeada, o técnico recebe uma notificação no telemóvel ou tablet, com a morada, a ordem, os dados de contacto e eventuais fotos — tudo na app OutSmart. Sem WhatsApp, sem telefonemas.

O painel também funciona para registar férias ou baixas médicas? +

Sim. A ausência é registada no painel para evitar planear alguém que não está disponível. Os restantes técnicos continuam visíveis com a sua disponibilidade.

E se um trabalho não for concluído no dia planeado? +

Basta arrastar a ordem de trabalho para outro dia ou técnico. O técnico recebe automaticamente uma atualização na app. Sem telefonemas, sem novas mensagens de WhatsApp.

O OutSmart também funciona para empresas que planeiam por rota ou região fixa? +

Sim. É possível organizar ordens de trabalho por região ou rota e atribuir técnicos com base em quem está mais próximo do cliente, minimizando o tempo de deslocação.

O que vê um empregador via GPS no OutSmart? +

O OutSmart utiliza dados de localização apenas para registar o tempo de deslocação numa ordem de trabalho e para mostrar os técnicos num painel de planeamento. Um empregador só vê a localização de um técnico durante o horário de trabalho e associada a uma ordem ativa — não de forma contínua. Os técnicos podem desativar a partilha de localização fora do horário de trabalho. O OutSmart cumpre o RGPD no que respeita ao tratamento de dados de localização.

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Mais de 5.000 empresas já confiam no OutSmart · Mais de 3 milhões de ordens de trabalho por ano · Cancelamento sempre possível