Tudo o que é preciso saber sobre gestão de projetos digital para empresas de serviços com equipa de campo.
O que é um software de gestão de projetos para empresas de serviços? +
Um software de gestão de projetos para empresas de serviços combina planeamento, ordens de trabalho, registo de horas, registo de materiais e faturação num único sistema por projeto. No OutSmart, ligas todas as ordens de trabalho, horas e materiais a um único projeto, para teres controlo em tempo real sobre custos, progresso e rentabilidade.
Como acompanho o orçamento do projeto no OutSmart? +
Um orçamento é definido ao criar um projeto. O OutSmart compara-o em direto com as horas e custos de materiais registados. Assim que um projeto está prestes a ultrapassar o orçamento, isso fica visível de imediato no painel — para ainda ser possível ajustar antes de ser tarde demais.
Como processo trabalho extra num projeto em curso? +
O técnico regista o trabalho extra na app como uma ordem de trabalho extra. O cliente aprova digitalmente no local. O trabalho extra é adicionado automaticamente ao projeto e incluído na fatura final. Nada se perde, sem discussões depois.
Vários técnicos podem trabalhar ao mesmo tempo num só projeto? +
Sim. Através do painel de planeamento, planeias vários técnicos para o mesmo projeto. Cada um vê as suas próprias tarefas e pode registar horas através da app. Na visão geral do projeto é possível ver por colaborador quantas horas foram feitas — tudo reunido sem somar manualmente.
Como faturo um projeto a partir do OutSmart? +
Depois de concluído, está tudo pronto: horas trabalhadas, materiais usados e eventual trabalho extra. A partir do projeto é possível criar de imediato uma fatura — ou exportar para Jasmin, PHC Go, SAGE ou Moloni. Sem reintrodução manual, sem itens esquecidos.
Qual é a diferença entre um projeto e uma ordem de trabalho no OutSmart? +
Uma ordem de trabalho é um único trabalho para um único técnico num determinado momento. Um projeto é um conjunto mais amplo — com várias ordens de trabalho, técnicos, fases e orçamento próprio. Todas as ordens de trabalho dentro de um projeto são reunidas automaticamente para visão geral e faturação.
Para que setores é adequada a gestão de projetos do OutSmart? +
O OutSmart é adequado para todas as empresas de serviços com trabalho por projeto: instalação e manutenção, construção, segurança, elevadores e portas, eletrotecnia, refrigeração e muito mais. Qualquer empresa em que vários colaboradores trabalhem em ordens com orçamento e prazo de execução beneficia da gestão de projetos do OutSmart.
Posso experimentar o OutSmart gratuitamente? +
Sim. O início é sempre com um período de teste gratuito de 14 dias, sem cartão de crédito ou compromisso. Os preços atuais estão disponíveis na página de preços.
Qual é o procedimento para o trabalho extra? +
Trabalho extra é trabalho fora da ordem original que é faturado à parte: o técnico regista-o na app, o cliente assina digitalmente de imediato e o back-office recebe uma ordem separada pronta para faturação. Dados de clientes OutSmart mostram que as empresas que registam o trabalho extra digitalmente acabam por faturar, em média, 94% desse trabalho extra, contra 71% no registo em papel.
Posso criar um projeto diretamente a partir de um orçamento?+
Sim. Com a integração orçamento-projeto (beta), é possível criar diretamente um novo projeto a partir de qualquer orçamento, gerar um projeto em rascunho com base no conteúdo do orçamento, ou associar um projeto existente. Não é preciso reintroduzir o âmbito nem as fases — os dados fluem automaticamente. O estado e as fases mantêm-se sincronizados entre vendas e execução. Disponível para contas com orçamentos e gestão de projetos ativados.
Mais de 20.000 utilizadores diários
“Só se sabe que o orçamento foi ultrapassado quando já é tarde”As horas registadas e os custos de materiais estão espalhados por ordens de trabalho e Excel. Só depois de terminado é que se vê que o projeto não foi rentável — e aí já não há nada a fazer.
“Trabalho extra esquecido na faturação”Um técnico resolve um problema extra no local. Combinado verbalmente, não registado. O cliente paga o trabalho principal — o trabalho extra desaparece na margem. Todas as semanas.
“Acompanhar o progresso por WhatsApp”“Como está isso a correr?” — a pergunta repete-se dez vezes por dia. Os técnicos enviam atualizações por WhatsApp, as equipas trabalham sem se cruzarem e quem planeia nunca tem uma visão atual.
“Vários técnicos, ninguém tem visão geral”Num projeto com três técnicos, ninguém sabe exatamente o que os outros já fizeram. Trabalho duplicado, tempos de espera, tarefas esquecidas — e o total da fatura não bate certo.
“Juntar as horas demora mais tempo do que o próprio projeto”No final, é preciso ir buscar as ordens de trabalho, somar as horas e procurar os custos de materiais — tudo manualmente. O apuramento de custos demora mais do que o próprio trabalho, e raramente bate certo.
“Sem apuramento de custos, sem aprendizagem”O projeto foi mais rentável ou mais caro do que previsto? Não há forma de saber, porque os dados estão espalhados. No próximo projeto, o mesmo erro de estimativa tende a repetir-se.
