Keuringsrapporten die je ’s avonds nog een keer moet uittypen?

Keurings- & inspectiebedrijven

Van rapport op locatie tot automatisch ingeplande herkeuring

Of je nu NEN 3140-keuringen uitvoert, ladders en rolsteigers inspecteert, magazijnstellingen beoordeelt of bliksembeveiliging onderhoudt: je werk draait om aantoonbaarheid. Elk gekeurd object moet terug te vinden zijn, elk rapport moet kloppen en elke herkeuring moet op tijd staan. Met OutSmart vul je je eigen keuringsformulieren digitaal in op locatie, laat je de klant ter plekke tekenen, koppel je het rapport aan het object met QR-code en genereert het systeem de volgende keuring automatisch.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Ben-with-phone
Wat klanten zeggen

Zo klinkt het bij collega-ondernemers die op locatie rapporteren

„De jongens in de buitendienst beantwoorden via de formulieren vragen bij de klant, waarna de binnendienst kan zorgen voor een juiste afhandeling.”

Tom Groot
VKS Schiedam

„Alle deuren hebben een uniek nummer in OutSmart. De hele historie per object wordt bijgehouden, altijd terug te vinden.”

Martijn Kooijman
AAprotec

„Alle afdelingen binnen OutSmart zijn erg vriendelijk en ze zijn ontzettend snel in het oplossen van problemen. Zulke service vind je niet overal.”

Nancy van der Weegen
Terheijden Rioleringsbeheer

Herken je dit?

Waar keurings- en inspectiebedrijven dagelijks tegenaan lopen

De keuring zelf is je vak. Het dubbele werk eromheen — uittypen, natellen, nasturen en vervaldatums bijhouden — is wat de dag te lang maakt.
1

Elk rapport maak je twee keer

Op locatie vul je een papieren lijst in, ’s avonds tik je hem over in Word of Excel. Dat is dubbel werk en elke overtypslag is een kans op een fout in een document waar je op afgerekend wordt.

2

Vervaldatums staan in een Excel dat niemand bijhoudt

Welke objecten aan herkeuring toe zijn, weet je pas als de klant belt of als een inspectie afgekeurd wordt. Omzet die vanzelf terug zou moeten komen, moet je nu najagen.

3

De klant kan zijn rapport niet terugvinden

Een half jaar na de keuring mailt iemand of je het rapport nog eens wilt sturen. Jij zoekt in je mailbox, want er is geen plek waar de klant er zelf bij kan.

4

Aantallen en factuur lopen uiteen

Er zijn drieënveertig ladders gekeurd, op de factuur staan er veertig. Zonder registratie per object op de bon is het achteraf niet meer te reconstrueren.

5

Certificaten van je keurmeesters verlopen ongemerkt

VCA, VOG of vakbekwaamheid: als een certificaat verloopt zonder dat iemand het ziet, sta je met een keurmeester op locatie die formeel niet bevoegd is.

6

Elke opdrachtgever wil zijn eigen formulier

De ene klant wil zijn eigen checklist, de andere een sectorformulier. Dat betekent nu een apart Word-sjabloon per klant, en een monteur die moet weten welke hij mee moet nemen.

Vergelijking

OutSmart vs. Word-sjablonen, papier & een Excel met vervaldatums

FunctieOutSmartWord / papier / Excel
Keuringsformulier invullen op locatie✓ Digitale formulieren, velden verplicht te maken✗ Papier, ’s avonds uittypen
Foto’s en handtekening bij het rapport✓ Direct in de app vastgelegd✗ Los verstuurd of vergeten
Historie per gekeurd object✓ Objectbeheer met QR-code en logboek✗ Zoeken in mappen
Herkeuring automatisch inplannen✓ Contract genereert de werkbon op tijd✗ Excel met vervaldatums
Rapport direct bij de klant✓ Automatische mail bij afronden✗ Handmatig nasturen
Certificaten van keurmeesters bewaken✓ Certificatenmodule met verloopsignalering✗ Losse administratie
Eigen formulier per opdrachtgever✓ Onbeperkt eigen formulieren en checklists✗ Word-sjabloon per klant
Aantallen gekeurde items op de bon✓ Direct doorgezet naar de factuur✗ Achteraf natellen
Werken op locaties zonder bereik✓ App werkt offline en synchroniseert later✗ Afhankelijk van verbinding
„De jongens in de buitendienst beantwoorden via de formulieren vragen bij de klant, waarna de binnendienst kan zorgen voor een juiste afhandeling.”
Tom Groot — VKS Schiedam
 

Keurmeesters weten precies waar ze verwacht worden

In het digitale planbord verdeel je de keuringsrondes over je keurmeesters en zie je direct wat er nog open staat. In de app ziet de keurmeester het adres, de contactpersoon, de te keuren objecten en het bijbehorende formulier. Hij vult het rapport ter plekke in, maakt foto’s, laat de klant tekenen en rondt de bon af — waarna de backoffice hem meteen kan controleren en factureren. Geen avonduren meer om rapporten uit te typen.

Planbord visual
 

Herkeuringen die zichzelf op de planning zetten

Een keuring is zelden eenmalig. Je legt de keuringscyclus per klant of per object vast als contract — jaarlijks, halfjaarlijks of op je eigen interval — en OutSmart maakt de werkbon automatisch aan zodra de volgende keuring nadert. De klant kan vooraf automatisch een herinnering krijgen. Zo hoef je vervaldatums niet meer in een Excel bij te houden en loopt terugkerende omzet niet stilletjes weg.

Contracts visual
 

Klanten die hun eigen rapporten kunnen terugvinden

Bij het afronden van de werkbon ontvangt je opdrachtgever automatisch het rapport als pdf, inclusief foto’s, ingevuld formulier en handtekening. Via het klantportaal kan hij bovendien zelf terug in de historie, zonder dat iemand bij jou een rapport hoeft na te sturen. Elk gekeurd object heeft daarnaast een eigen QR-code: scannen opent direct het juiste object met de complete keuringshistorie.

Klantportaal visual
 

Waarom OutSmart voor keurings- en inspectiebedrijven?

Keurings- en inspectiebedrijven werken met OutSmart
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

Wat klanten zeggen

Buitendienst- en servicebedrijven over hun ervaring met OutSmart.

★★★★★

„De jongens in de buitendienst beantwoorden via de formulieren vragen bij de klant, waarna de binnendienst kan zorgen voor een juiste afhandeling.”

Tom Groot
VKS Schiedam
★★★★★

„Alle deuren hebben een uniek nummer in OutSmart. De hele historie per object wordt bijgehouden, altijd terug te vinden.”

Martijn Kooijman
AAprotec
★★★★★

„Wij maken gebruik van de onderhoudscontracten in OutSmart, essentieel voor onze dienstverlening in de farmaceutische branche.”

Niels Luiten
Dyzle
★★★★★

„Je kan met OutSmart ook offline werken, je hebt niet altijd internet nodig. Dat was voor mij de trigger om te starten.”

Anouar
Loodgieter Den Haag Stad
Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor keurings- en inspectiebedrijven

Wat is de beste software voor keurings- en inspectiebedrijven?

OutSmart combineert digitale formulieren, objectbeheer met QR-codes, contractbeheer voor herkeuringen, certificaatbewaking en facturatie in één systeem. Keurings- en inspectiebedrijven gebruiken het om hun eigen rapportages op locatie in te vullen, aan het gekeurde object te koppelen en de volgende keuring automatisch te laten inplannen.

Kan ik mijn eigen keuringsformulieren nabouwen in OutSmart?

Ja. Je bouwt onbeperkt eigen formulieren en checklists, met kopjes, verplichte velden, keuzelijsten, foto’s en handtekeningvelden. Een formulier kun je verplicht stellen bij een bepaald type werkzaamheden, zodat een keurmeester de bon niet kan afronden voordat het volledig is ingevuld. Zie digitale formulieren. Ter inspiratie kun je ook ons inspectieformulier-voorbeeld en het NEN 3140-inspectierapport downloaden.

Kan ik per gekeurd object een QR-code en volledige historie bijhouden?

Ja. Elk gekeurd object — een ladder, stelling, verdeelinrichting of installatie — leg je vast met serienummer, locatie, documenten en vrije velden. OutSmart genereert er een QR-code bij die je op het object plakt; scannen in de app opent direct het juiste object met de complete keuringshistorie. Zie objectbeheer.

Hoe houd ik bij wanneer een herkeuring moet plaatsvinden?

Via contractbeheer. Je legt per klant of object de keuringscyclus vast — jaarlijks, halfjaarlijks of een eigen interval — en OutSmart genereert de werkbon automatisch op het juiste moment op het planbord. Je klant kan vooraf automatisch een herinneringsmail ontvangen. Zie contracten & SLA’s.

Kan de klant op locatie tekenen en het rapport direct ontvangen?

Ja. De klant tekent digitaal in de app en ontvangt bij het afronden van de werkbon automatisch een e-mail met het rapport als pdf, inclusief foto’s en het ingevulde formulier. Je kunt instellen dat prijzen wel voor de keurmeester zichtbaar zijn maar niet in het document naar de klant.

Houdt OutSmart de certificaten van mijn keurmeesters bij?

Ja. Met de certificatenmodule koppel je VCA, VOG en andere vakbekwaamheidscertificaten aan medewerkers en bewaak je de verloopdatum, zodat je op tijd ziet dat iemand bijgeschoold of opnieuw gescreend moet worden. Zie certificaten.

Werkt OutSmart ook voor wettelijk verplichte keuringen zoals de Gasketelwet en F-gassen?

Ja. Voor deze twee is standaardondersteuning aanwezig: er zijn kant-en-klare formulieren voor de Gasketelwet en voor de F-gassenregistratie, inclusief logboek per installatie. Voor andere normen bouw je je eigen formulier na.

Kan ik aantallen gekeurde items per opdracht registreren en direct factureren?

Ja. Op de werkbon voeg je per soort gekeurd item een regel met aantal toe, naast de bestede uren. Bij het afronden gaan die regels mee naar de factuur of naar je boekhoudpakket, zodat wat je gekeurd hebt en wat je factureert altijd één op één met elkaar overeenkomen.

Werkt de app offline op locaties zonder bereik?

Ja. De OutSmart-app werkt offline. Je vult het formulier in, maakt foto’s en laat tekenen zonder verbinding; zodra het toestel weer online is, synchroniseert alles automatisch. Handig in kelders, magazijnen, technische ruimtes en op afgelegen locaties.

Is OutSmart ook geschikt voor een eenmanszaak of klein keuringsbedrijf?

Ja. OutSmart wordt gebruikt door bedrijven vanaf één buitendienstmedewerker. Je start met een pakket voor werkbonnen en formulieren en breidt uit met objectbeheer, contracten of certificaten wanneer je dat nodig hebt. Zie ook OutSmart voor zzp en kleine bedrijven.