Wat zijn de F-gassenverplichtingen?

De F-gassenwet verplicht koeltechnici om bij elke servicebeurt de hoeveelheid koelmiddel te registreren voor installaties met meer dan 5 ton CO2-equivalent. Registraties moeten 5 jaar bewaard worden.

Hoe werkt F-gassenregistratie in OutSmart?

Monteurs vullen F-gassen formulieren digitaal in via de app. Gegevens worden automatisch gekoppeld aan het object en de werkbon en opgeslagen in het digitale archief.

Voldoet OutSmart aan de F-gassenwet?

Ja. De formulieren bevatten alle verplichte velden, gegevens worden 5 jaar bewaard en zijn exporteerbaar voor inspectie.

F-Gassenwet formulier

Voldoe eenvoudig aan de F-gassenverplichtingen.

De Power-Up F-Gassenwet-formulieren ondersteunt bedrijven die werken met koel- en airco-installaties bij hun wettelijke registratieplicht van F-gassen. Je legt eenvoudig vast welke handelingen zijn uitgevoerd, hoeveel koudemiddel is toegevoegd of verwijderd, en aan welke installatie dit gekoppeld is.

De formulieren zijn volledig geïntegreerd in OutSmart en digitaal in te vullen via de app. Hierdoor beschik je altijd over actuele en correcte gegevens, direct opgeslagen in de centrale backoffice. Dit voorkomt fouten door handmatige registraties en maakt losse papieren formulieren overbodig.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Herken je dit bij F-gassenregistratie?

De F-gassenwet verplicht koeltechnici tot nauwkeurige registratie van koelmiddelen. Maar papieren formulieren raken kwijt, zijn onleesbaar of worden te laat ingeleverd.

Formulieren verdwijnen of zijn onleesbaar — papier past niet bij buitendienstwerk
Registratietermijnen worden gemist — boetes of verlies van STEK-certificering
Geen centraal archief — bij een inspectie moet je alles handmatig bij elkaar zoeken
Koppelingen ontbreken — F-gassen formulier staat los van de werkbon en het object
Monteur vergeet invullen — pas later ontdek je dat gegevens ontbreken

Zo werkt het

F-gassenregistratie digitaal — compliant zonder papier

Met OutSmart en de KoudSmart Power-Up registreer je koelmiddelen digitaal op locatie. Altijd compliant, altijd terugvindbaar.

Werkbon aanmaken

Plan de serviceklus in via het planbord. Het F-gassen formulier zit al gekoppeld aan de werkbon en het object.

Formulier invullen op locatie

Monteur vult het F-gassen formulier digitaal in op zijn telefoon of tablet — hoeveelheid koelmiddel, GWP-waarde, bijvulling of afvoer.

Koppeling met KoudSmart

Alle gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met de KoudSmart Power-Up — inclusief koelmiddelenregister per installatie.

Automatische archivering

F-gassen gegevens worden direct opgeslagen in het dossier van het object. Bij inspectie heb je alles in één overzicht.

Rapportage en compliance

Genereer een rapport per object, monteur of periode — klaar voor toezichthouder of klant.

Altijd compliant — zonder extra administratie

De F-gassen module in OutSmart is speciaal gebouwd voor koeltechnici die dagelijks met koelmiddelen werken en moeten voldoen aan de F-gassenwet.

Digitale F-gassen formulieren — op de telefoon invullen, automatisch opgeslagen
KoudSmart integratie — koelmiddelenregister per installatie altijd actueel
Koppeling met objectbeheer — formulier direct gekoppeld aan installatie en werkbon
STEK-compliance — alle verplichte velden aanwezig, geen velden overgeslagen
Digitaal archief — direct terugvindbaar bij inspectie of klantverzoek
Rapportages — overzicht per object, monteur of periode

Digitale F-gassen registratie vs. papieren formulieren

Papieren F-gassen formulieren voldoen aan de wet — maar gaan verloren, zijn onleesbaar of worden niet op tijd ingeleverd:

Situatie	Papier / handmatig	OutSmart F-gassen
Formulier invullen	Op papier, handschrift, kan verkeerd worden afgelezen	Digitaal op de telefoon, gestructureerde velden
Archivering	Map of scanner, lastig terugzoeken	Direct in het objectdossier, altijd vindbaar
Koppeling werkbon	Losse documenten, niet gekoppeld	Automatisch gekoppeld aan werkbon en object
Termijnen bewaken	Zelf bijhouden in agenda of Excel	Automatische herinneringen per installatie
Rapportage bij inspectie	Handmatig samenzoeken, tijdrovend	Direct exporteerbaar rapport per object
Koelmiddelenregister	Apart bijhouden, fouten onvermijdelijk	Automatisch bijgewerkt via KoudSmart

Voor koeltechniekbedrijven en HVAC-monteurs

F-gassenregistratie via OutSmart is speciaal gebouwd voor branches die werken met koelmiddelen en wettelijke registratieverplichtingen:

Koeltechniek & HVAC

Objectgekoppelde F-gassen formulieren, KoudSmart koelmiddelenregister, STEK-compliance — alles digitaal in één systeem.

Installatietechniek

Klimaatinstallaties en warmtepompen — F-gassen registratie gekoppeld aan object en onderhoudshistorie.

Bouw & onderhoud

Onderhoud van koelsystemen in gebouwen — formulieren direct beschikbaar voor opdrachtgever en inspectie.

Beveiliging

Klimaatinstallaties bij beveiligde objecten — compliance documentatie altijd beschikbaar.

Liften & deuren

Koelinstallaties in liftschachten of gebouwen — registraties gekoppeld aan het specifieke object.

Elektrotechniek

Koelunits bij elektrotechnische installaties — F-gassen formulier als onderdeel van de keuringsrapportage.

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels Luijten

Dyzle

„OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

Kimberley

Oostendorp Nederland

„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot

VKS Schiedam

„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn Kooijman

AaproTect

Veelgestelde vragen over F-gassenregistratie

De F-gassenwet verplicht koeltechnici om bij elke service- of onderhoudsbeurt de hoeveelheid toegevoegd of verwijderd koelmiddel te registreren. Dit geldt voor installaties met meer dan 5 ton CO²-equivalent. De registraties moeten minstens 5 jaar bewaard worden en beschikbaar zijn voor inspectie.

In OutSmart vult de monteur het F-gassen formulier digitaal in via de app op zijn telefoon. De gegevens worden automatisch gekoppeld aan het object en de werkbon, en opgeslagen in het digitale archief. Via de KoudSmart Power-Up worden koelmiddelen bijgehouden per installatie.

KoudSmart is een Power-Up voor OutSmart speciaal voor koeltechniekbedrijven. Het beheert koelmiddelenregisters per installatie, bewaakt STEK-verplichtingen en genereert automatisch de vereiste F-gassen rapportages voor toezichthouders.

Ja. In OutSmart koppel je elk F-gassen formulier direct aan het betreffende object bij de klant. Zo zie je per installatie de volledige onderhouds- en registratiehistorie — inclusief alle koelmiddelentransacties.

Alle ingevulde F-gassen formulieren worden automatisch opgeslagen in het digitale archief van OutSmart, gekoppeld aan de werkbon en het object. Bij een inspectie exporteer je eenvoudig een rapport per object of periode.

Ja. De F-gassen formulieren in OutSmart bevatten alle verplichte velden conform de F-gassenwet. Gegevens worden minimaal 5 jaar bewaard en zijn altijd exporteerbaar voor inspectie of klantrapportage.

Ja. De OutSmart app werkt offline, ook op locaties zonder bereik. Formulieren worden ingevuld en bij terugkeer van bereik automatisch gesynchroniseerd met het systeem.

De F-gassen module via KoudSmart werkt voor koeltechniekbedrijven van 2 tot 200+ monteurs. Of je 5 installaties beheert of 5.000 — het systeem schaalt mee met je registratieverplichtingen.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations