F-Gassenwet formulier
Voldoe eenvoudig aan de F-gassenverplichtingen.
De Power-Up F-Gassenwet-formulieren ondersteunt bedrijven die werken met koel- en airco-installaties bij hun wettelijke registratieplicht van F-gassen. Je legt eenvoudig vast welke handelingen zijn uitgevoerd, hoeveel koudemiddel is toegevoegd of verwijderd, en aan welke installatie dit gekoppeld is.
De formulieren zijn volledig geïntegreerd in OutSmart en digitaal in te vullen via de app. Hierdoor beschik je altijd over actuele en correcte gegevens, direct opgeslagen in de centrale backoffice. Dit voorkomt fouten door handmatige registraties en maakt losse papieren formulieren overbodig.
Herken je dit bij F-gassenregistratie?
De F-gassenwet verplicht koeltechnici tot nauwkeurige registratie van koelmiddelen. Maar papieren formulieren raken kwijt, zijn onleesbaar of worden te laat ingeleverd.
- Formulieren verdwijnen of zijn onleesbaar — papier past niet bij buitendienstwerk
- Registratietermijnen worden gemist — boetes of verlies van STEK-certificering
- Geen centraal archief — bij een inspectie moet je alles handmatig bij elkaar zoeken
- Koppelingen ontbreken — F-gassen formulier staat los van de werkbon en het object
- Monteur vergeet invullen — pas later ontdek je dat gegevens ontbreken
F-gassenregistratie digitaal — compliant zonder papier
Met OutSmart en de KoudSmart Power-Up registreer je koelmiddelen digitaal op locatie. Altijd compliant, altijd terugvindbaar.
Werkbon aanmaken
Plan de serviceklus in via het planbord. Het F-gassen formulier zit al gekoppeld aan de werkbon en het object.
Formulier invullen op locatie
Monteur vult het F-gassen formulier digitaal in op zijn telefoon of tablet — hoeveelheid koelmiddel, GWP-waarde, bijvulling of afvoer.
Koppeling met KoudSmart
Alle gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met de KoudSmart Power-Up — inclusief koelmiddelenregister per installatie.
Automatische archivering
F-gassen gegevens worden direct opgeslagen in het dossier van het object. Bij inspectie heb je alles in één overzicht.
Rapportage en compliance
Genereer een rapport per object, monteur of periode — klaar voor toezichthouder of klant.
Altijd compliant — zonder extra administratie
De F-gassen module in OutSmart is speciaal gebouwd voor koeltechnici die dagelijks met koelmiddelen werken en moeten voldoen aan de F-gassenwet.
- Digitale F-gassen formulieren — op de telefoon invullen, automatisch opgeslagen
- KoudSmart integratie — koelmiddelenregister per installatie altijd actueel
- Koppeling met objectbeheer — formulier direct gekoppeld aan installatie en werkbon
- STEK-compliance — alle verplichte velden aanwezig, geen velden overgeslagen
- Digitaal archief — direct terugvindbaar bij inspectie of klantverzoek
- Rapportages — overzicht per object, monteur of periode
Digitale F-gassen registratie vs. papieren formulieren
Papieren F-gassen formulieren voldoen aan de wet — maar gaan verloren, zijn onleesbaar of worden niet op tijd ingeleverd:
| Situatie | Papier / handmatig | OutSmart F-gassen |
|---|---|---|
| Formulier invullen | Op papier, handschrift, kan verkeerd worden afgelezen | Digitaal op de telefoon, gestructureerde velden |
| Archivering | Map of scanner, lastig terugzoeken | Direct in het objectdossier, altijd vindbaar |
| Koppeling werkbon | Losse documenten, niet gekoppeld | Automatisch gekoppeld aan werkbon en object |
| Termijnen bewaken | Zelf bijhouden in agenda of Excel | Automatische herinneringen per installatie |
| Rapportage bij inspectie | Handmatig samenzoeken, tijdrovend | Direct exporteerbaar rapport per object |
| Koelmiddelenregister | Apart bijhouden, fouten onvermijdelijk | Automatisch bijgewerkt via KoudSmart |
Voor koeltechniekbedrijven en HVAC-monteurs
F-gassenregistratie via OutSmart is speciaal gebouwd voor branches die werken met koelmiddelen en wettelijke registratieverplichtingen:
Koeltechniek & HVAC
Objectgekoppelde F-gassen formulieren, KoudSmart koelmiddelenregister, STEK-compliance — alles digitaal in één systeem.
Installatietechniek
Klimaatinstallaties en warmtepompen — F-gassen registratie gekoppeld aan object en onderhoudshistorie.
Bouw & onderhoud
Onderhoud van koelsystemen in gebouwen — formulieren direct beschikbaar voor opdrachtgever en inspectie.
Beveiliging
Klimaatinstallaties bij beveiligde objecten — compliance documentatie altijd beschikbaar.
Liften & deuren
Koelinstallaties in liftschachten of gebouwen — registraties gekoppeld aan het specifieke object.
Elektrotechniek
Koelunits bij elektrotechnische installaties — F-gassen formulier als onderdeel van de keuringsrapportage.
Wat klanten zeggen
Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.
.webp)
„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”
-2.png)
„OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”
-1.png)
„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”
Veelgestelde vragen over F-gassenregistratie
De F-gassenwet verplicht koeltechnici om bij elke service- of onderhoudsbeurt de hoeveelheid toegevoegd of verwijderd koelmiddel te registreren. Dit geldt voor installaties met meer dan 5 ton CO²-equivalent. De registraties moeten minstens 5 jaar bewaard worden en beschikbaar zijn voor inspectie.
In OutSmart vult de monteur het F-gassen formulier digitaal in via de app op zijn telefoon. De gegevens worden automatisch gekoppeld aan het object en de werkbon, en opgeslagen in het digitale archief. Via de KoudSmart Power-Up worden koelmiddelen bijgehouden per installatie.
KoudSmart is een Power-Up voor OutSmart speciaal voor koeltechniekbedrijven. Het beheert koelmiddelenregisters per installatie, bewaakt STEK-verplichtingen en genereert automatisch de vereiste F-gassen rapportages voor toezichthouders.
Ja. In OutSmart koppel je elk F-gassen formulier direct aan het betreffende object bij de klant. Zo zie je per installatie de volledige onderhouds- en registratiehistorie — inclusief alle koelmiddelentransacties.
Alle ingevulde F-gassen formulieren worden automatisch opgeslagen in het digitale archief van OutSmart, gekoppeld aan de werkbon en het object. Bij een inspectie exporteer je eenvoudig een rapport per object of periode.
Ja. De F-gassen formulieren in OutSmart bevatten alle verplichte velden conform de F-gassenwet. Gegevens worden minimaal 5 jaar bewaard en zijn altijd exporteerbaar voor inspectie of klantrapportage.
Ja. De OutSmart app werkt offline, ook op locaties zonder bereik. Formulieren worden ingevuld en bij terugkeer van bereik automatisch gesynchroniseerd met het systeem.
De F-gassen module via KoudSmart werkt voor koeltechniekbedrijven van 2 tot 200+ monteurs. Of je 5 installaties beheert of 5.000 — het systeem schaalt mee met je registratieverplichtingen.
Ja. Het F-gassenlogboek in OutSmart is merkonafhankelijk: je registreert per installatie — ongeacht merk, zoals Remeha, Daikin, Mitsubishi of Panasonic — het koelmiddeltype, de hoeveelheid en de lekcontroles conform de F-gassenverordening. De regelgeving verschilt niet per merk, dus de registratie werkt voor elk toestel dat onder de F-gassenwet valt.
Werkbonnen per jaar
Klanten vertrouwen op OutSmart
Jaren ervaring