Opleverfoto’s die per WhatsApp binnenkomen?

Zonnepanelen & PV-installatie

Van offerte en installatieplanning tot onderhoudsronde en factuur

Een PV-installateur plant in het hoogseizoen meerdere ploegen per dag over verschillende daken, levert elke installatie op met foto’s en een handtekening, en wil daarna nog jaren kunnen terugvinden welke omvormer waar hangt. OutSmart brengt planning, digitale werkbonnen, objectregistratie per installatie, onderhoudscontracten en facturatie samen in één systeem. Werk je met Solar Monkey, dan worden geaccepteerde offertes automatisch werkbonnen — inclusief klantgegevens, systeemspecificaties en installatienotities.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Ben-with-phone
Wat klanten zeggen

Zo klinkt het bij collega-ondernemers met monteurs op locatie

„100% kloppende werkbonnen, zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie.”

Pascal Hanenbergh
Hanenbergh Techniek

„Je kan met OutSmart ook offline werken, je hebt niet altijd internet nodig. Dat was voor mij de trigger om te starten.”

Anouar
Loodgieter Den Haag Stad

„We groeien op dit moment met zo’n 15% per jaar. Maar wij merken dat je met deze software die groei gewoon aankunt met hetzelfde team.”

Frank Meijsen
DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Herken je dit?

Waar zonnepaneel- en PV-installateurs dagelijks tegenaan lopen

Het installeren gaat prima. Het is de administratie eromheen — de offerte overtypen, de opleverfoto’s verzamelen, de storing van drie jaar geleden terugzoeken — die je marge opeet.
1

De offerte typ je over naar een werkbon

Klantgegevens, aantal panelen, type omvormer en installatienotities staan al in je offertepakket, maar iemand moet ze alsnog met de hand overzetten naar de planning en de werkbon.

2

Na oplevering weet niemand meer wat waar hangt

Komt er twee jaar later een storingsmelding, dan begint het zoeken: welke omvormer, welk vermogen, welke garantietermijn en wie heeft het destijds gemonteerd.

3

Opleverfoto’s komen binnen via WhatsApp

Foto’s van het dak, de meterkast en de omvormer belanden in een groepsapp in plaats van bij de klus. Bij een garantiediscussie zijn ze onvindbaar.

4

Onderhoud en reiniging plan je niet

Terugkerende inspectie, reiniging of een controle van de installatie levert vaste omzet op, maar zonder systeem dat eraan denkt komt het er simpelweg niet van.

5

Meerdere ploegen, één gedeelde agenda

In het hoogseizoen rijden er drie ploegen. Wie waar staat, wie welke materialen bij zich heeft en wat er uitloopt: dat past niet meer in een gedeelde agenda.

6

Van werkbon naar factuur is overtypen

Uren en materialen staan op de bon, maar moeten daarna nog een keer het boekhoudpakket in. Dat kost tijd en er verdwijnt regelmatig meerwerk tussen wal en schip.

Vergelijking

OutSmart vs. Excel, WhatsApp & papieren opleverbonnen

FunctieOutSmartExcel / WhatsApp / papier
Offerte automatisch omzetten naar werkbon✓ Koppeling met Solar Monkey✗ Handmatig overtypen
Installatie, omvormer en vermogen vastleggen✓ Objectbeheer met vrije velden en QR-code✗ Nergens centraal vastgelegd
Opleverfoto’s bij de juiste installatie✓ Direct aan werkbon en object gekoppeld✗ Losse groepsapp
Handtekening bij oplevering✓ Digitaal in de app, pdf naar de klant✗ Papieren opleverbon
Onderhoud en inspectie automatisch inplannen✓ Contract genereert de werkbon✗ Komt er niet van
Meerdere ploegen plannen✓ Drag-and-drop planbord, live in de app✗ Gedeelde agenda
Werken op een dak zonder bereik✓ App werkt offline en synchroniseert later✗ Afhankelijk van verbinding
Van werkbon naar factuur✓ Exact Online, Snelstart, Moneybird, e-Boekhouden✗ Overtypen in een tweede systeem
„100% kloppende werkbonnen, zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie.”
Pascal Hanenbergh — Hanenbergh Techniek
 

Meerdere ploegen, één actueel planbord

In het hoogseizoen rijden er meerdere ploegen tegelijk. Op het digitale planbord sleep je installaties naar de juiste ploeg en zie je direct wat er uitloopt of nog ingepland moet worden. De monteur ziet in de app het adres, de systeemspecificaties en de installatienotities, registreert uren en materialen en voegt opleverfoto’s toe. Alles komt bij de juiste klus terecht in plaats van in een groepsapp.

Planbord visual
 

Onderhoud en inspectie die automatisch terugkomen

Na oplevering begint het onderhoud pas. Periodieke inspectie, reiniging of een controle van de omvormer leg je vast als contract, waarna OutSmart de werkbon automatisch op het planbord zet en de klant vooraf een herinnering kan sturen. Dankzij objectbeheer weet je bij elke melding meteen welke omvormer er hangt, welk vermogen de installatie heeft en wanneer de garantie afloopt.

Contracts visual
 

Klanten die hun installatie en rapportages zelf inzien

Bij het afronden van de werkbon ontvangt de klant automatisch de opleverbon als pdf, met foto’s, gebruikte materialen en handtekening. Via het klantportaal kan hij daarna zelf terug in zijn dossier en nieuwe meldingen indienen. Werk je met Solar Monkey, dan komt de geaccepteerde offerte er via de Solar Monkey koppeling automatisch als werkbon in, zonder overtypen.

Klantportaal visual
 

Waarom OutSmart voor zonnepaneel- en PV-installateurs?

  • Solar Monkey koppeling: geaccepteerde offertes worden automatisch werkbonnen
  • Objectbeheer per installatie, met omvormer, vermogen, garantie en QR-code
  • Opleverfoto’s en digitale handtekening direct bij de juiste klus
  • Contractbeheer voor terugkerende inspectie en reiniging
  • App werkt offline, ook op daken zonder bereik
  • Koppelingen met Exact Online, Snelstart, Moneybird en e-Boekhouden
Zonnepaneel- en PV-installateurs werken met OutSmart
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

Wat klanten zeggen

Buitendienst- en servicebedrijven over hun ervaring met OutSmart.

★★★★★

„100% kloppende werkbonnen, zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie.”

Pascal Hanenbergh
Hanenbergh Techniek
★★★★★

„Je kan met OutSmart ook offline werken, je hebt niet altijd internet nodig. Dat was voor mij de trigger om te starten.”

Anouar
Loodgieter Den Haag Stad
★★★★★

„Vijf jaar geleden waren we nog afhankelijk van papieren dossiers. Sinds we met OutSmart werken, is dat verleden tijd. Alles loopt sneller, foutloos en volledig digitaal.”

Kimberley
Oostendorp Nederland
★★★★★

„Nu loopt alles — van offerte tot factuur — naadloos in elkaar over. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt ons werk efficiënter.”

Rudmer de Vries
Drowa & Infilldrain
Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor zonnepaneel- en PV-installateurs

Wat is de beste software voor zonnepaneelinstallateurs?

OutSmart combineert planning, digitale werkbonnen, objectbeheer per installatie, onderhoudscontracten en facturatie in één systeem voor bedrijven met monteurs in de buitendienst. Voor PV-installateurs is vooral de combinatie van objectregistratie per installatie, opleverfoto’s en de koppeling met Solar Monkey relevant.

Koppelt OutSmart met Solar Monkey?

Ja. De koppeling zet offertes uit Solar Monkey automatisch om naar werkbonnen in OutSmart, inclusief klantgegevens, projectspecificaties zoals panelen, omvormer en capaciteit, en installatienotities. De koppeling kost € 10 per maand per bedrijf, zonder set-upkosten. Zie de Solar Monkey koppeling.

Kan ik per installatie de omvormer, panelen en garantietermijn vastleggen?

Ja. Elke installatie leg je vast als object met serienummer, merk, type, vermogen en documenten zoals handleidingen en certificaten. Er zijn tot vijftig vrije velden beschikbaar voor je eigen gegevens, en je kunt garantietermijnen per object bewaken. Alle werkbonnen en foto’s worden aan dat object gekoppeld. Zie objectbeheer.

Hoe lever ik een installatie digitaal op met foto’s en handtekening?

De monteur werkt de werkbon af in de app: uren via de start-stopknop of handmatig, gebruikte materialen, foto’s van dak, omvormer en meterkast, en een opleverformulier dat je verplicht kunt stellen. De klant tekent digitaal op het scherm en ontvangt automatisch een pdf met alles erin.

Kan ik onderhoud, inspectie en reiniging automatisch laten terugkomen?

Ja. Via contractbeheer leg je per klant of installatie vast hoe vaak de installatie gecontroleerd of gereinigd moet worden. OutSmart maakt de werkbon automatisch aan op het juiste moment en kan de klant vooraf een herinnering sturen. Contracten kunnen automatisch verlengd worden, inclusief prijsindexering.

Werkt de app offline op een dak zonder bereik?

Ja. De OutSmart-app werkt offline: uren, materialen, foto’s, formulieren en de handtekening leg je zonder verbinding vast en die synchroniseren automatisch zodra het toestel weer online is.

Kan ik direct vanaf de werkbon factureren?

Ja. Zodra de werkbon compleet is, zet je hem door naar je boekhoudpakket. OutSmart koppelt onder andere met Exact Online, Snelstart, Moneybird en e-Boekhouden, zodat uren en materialen niet nog een keer overgetypt hoeven te worden.

Kan ik meerdere ploegen tegelijk plannen?

Ja. Op het digitale planbord sleep je werkbonnen naar de juiste medewerker of ploeg, in dag-, week- of maandweergave. Je kunt meerdere monteurs aan één werkbon koppelen en de planning is direct zichtbaar in de app van de monteur.

Is OutSmart geschikt voor een klein PV-bedrijf?

Ja. OutSmart wordt gebruikt door bedrijven vanaf één buitendienstmedewerker tot organisaties met meer dan honderd monteurs. Je begint met planning en werkbonnen en schakelt objectbeheer, contracten of voorraadbeheer bij wanneer je bedrijf dat nodig heeft. De proefperiode is veertien dagen, zonder creditcard.

Kan ik ook laadpalen of thuisbatterijen in hetzelfde systeem beheren?

Ja. Objectbeheer is niet gebonden aan één producttype: een laadpaal, thuisbatterij of warmtepomp registreer je op dezelfde manier als een PV-installatie, met eigen velden, documenten en onderhoudscyclus. Installateurs die naast zonnepanelen ook laadinfra plaatsen, houden zo alles bij dezelfde klant en locatie bij elkaar.