Nog steeds losse briefjes en foto's verzamelen voor je afvalinzameladministratie?

Afvalinzameling & Circulaire Dienstverlening

Wettelijke administratie, foto's en begeleidingsbrieven — automatisch geregeld per rit

Afvalinzamelaars en circulaire dienstverleners (afval, frituurvet, reststromen) zijn wettelijk verplicht een sluitende afvalinzameladministratie bij te houden voor B2B-klanten. Met OutSmart registreren chauffeurs op locatie wat ze meenemen, hoeveel, voegen ze foto's toe en vullen ze de begeleidingsbrief in — met nummer, tijd, datum en locatie. Geen vaste routes nodig: opdrachten kunnen elke dag verschillen. Velden richt je zelf in, de klant tekent digitaal af en alles koppelt automatisch door naar je boekhouding, zoals Snelstart.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Ben-with-phone
Wat klanten zeggen

Zo klinkt het bij collega-ondernemers met een buitendienst

„Met OutSmart hebben we onze workflow volledig geoptimaliseerd. Voorheen werkten we met losse systemen, nu loopt alles — van offerte tot factuur — naadloos in elkaar over.”

Rudmer de Vries
Drowa & Infilldrain

„Als wij een spoedmelding binnenkrijgen, maken we een digitale werkbon aan. Die wordt automatisch naar de monteur geschoten. Je kan heel snel schakelen, zonder fysiek contact.”

Martijn Kooijman
AAprotec

„Vijf jaar geleden waren we nog afhankelijk van papieren dossiers. Sinds we met OutSmart werken, is dat verleden tijd. Alles loopt sneller, foutloos en volledig digitaal.”

Kimberley
Oostendorp Nederland

Herken je dit?

Waar afvalinzamelaars en circulaire dienstverleners dagelijks tegenaan lopen

Losse briefjes, foto's op de telefoon van de chauffeur en een handgeschreven begeleidingsbrief — de wettelijke afvalinzameladministratie is al snel versnipperd over meerdere plekken.
1

Afvalinzameladministratie is versnipperd

Foto's staan los op de telefoon van de chauffeur, de begeleidingsbrief is handgeschreven — bij een controle of audit moet je alles handmatig verzamelen en hopen dat het compleet is.

2

Geen bewijs van hoeveelheid of tijdstip

Een klant betwist hoeveel kilo of liter is opgehaald, of op welk tijdstip. Zonder foto, tijdstempel en locatie per rit sta je met lege handen in de discussie.

3

Elke dag andere adressen, geen vaste route

Software die uitgaat van vaste rondes of vaste rijschema's past niet bij de praktijk: opdrachten wisselen dagelijks en chauffeurs krijgen 's ochtends een nieuwe lijst.

4

Begeleidingsbrief los van de rest

Nummer, tijd, datum en locatie worden apart genoteerd en later overgetypt in een ander systeem — extra werk en extra kans op fouten in precies het document dat moet kloppen.

5

Klant tekent niet ter plekke af

Zonder handtekening op het moment zelf ontstaat achteraf discussie over wat er precies is meegenomen en of dat overeenkomt met de afspraak.

6

Facturatie los van de rit-administratie

Hoeveelheden en ritten worden apart bijgehouden en pas achteraf overgetypt naar de boekhouding, zoals Snelstart — tijdrovend en foutgevoelig.

Vergelijking

OutSmart vs. losse formulieren, Excel & foto's per app

FunctieOutSmartLosse formulieren / Excel / foto-app
Afvalinzameladministratie per rit vastleggen✓ Eén digitaal formulier met foto + begeleidingsbrief✗ Los briefje, foto's los in de telefoon
Flexibele velden per opdracht of afvalstroom✓ Zelf in te richten, geen vast sjabloon✗ Vast formulier of geen systeem
Geen vaste routes nodig✓ Ad-hocplanning, elke dag anders✗ Gaat vaak uit van vaste rondes
Klant laten aftekenen op locatie✓ Digitale handtekening in de app✗ Los papier of niet mogelijk
Koppeling met boekhouding (Snelstart, Exact, AFAS)✓ Automatische export✗ Handmatig overtypen
Offline werken zonder verbinding✓ Synchroniseert automatisch✗ Afhankelijk van bereik
Bewijs bij een controle of audit✓ Volledig dossier per rit, altijd terug te vinden✗ Verspreid over meerdere systemen of mappen
„100% kloppende werkbonnen, zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie.”
Pascal Hanenbergh — Hanenbergh Techniek
 

Altijd een sluitend dossier per rit

Chauffeurs registreren op locatie via de digitale werkbon precies wat ze hebben meegenomen: hoeveelheid, foto's en de begeleidingsbrief met nummer, tijd, datum en locatie. Alles komt direct op de juiste opdracht terecht — geen los briefje of foto die kwijtraakt. Zo is de afvalinzameladministratie altijd compleet, ook bij een controle of audit.

Digitale werkbon afvalinzameladministratie visual
 

Periodieke ophaalafspraken automatisch geregeld

Werk je met vaste ophaalfrequenties per klant — wekelijks, maandelijks, of op aanvraag? Met OutSmart leg je deze afspraken digitaal vast. Het systeem genereert automatisch de bijbehorende opdracht, zodat geen ophaalmoment wordt vergeten. Dankzij ad-hocplanning plan je daarnaast moeiteloos extra of eenmalige ritten in — zonder vaste route vooraf.

Ophaalafspraken en ad-hocplanning visual
 

Transparantie richting je B2B-klanten

Met het Klantportaal geef je opdrachtgevers rechtstreeks toegang tot de afvalinzameladministratie: foto's, begeleidingsbrieven en facturen per rit. Dat bespaart tijd voor je backoffice en geeft klanten het vertrouwen dat de administratie altijd compleet en controleerbaar is.

Klantportaal afvalinzameladministratie visual
 

Waarom OutSmart voor afvalinzameling en circulaire dienstverlening?

  • Eén digitaal systeem voor planning, afvalinzameladministratie en facturatie
  • Foto's en begeleidingsbrief per rit, direct op locatie
  • Geen vaste routes nodig — ad-hocplanning voor wisselende opdrachten
  • Zelf in te richten velden en formulieren per klant of afvalstroom
  • Klant tekent digitaal af, geen papieren begeleidingsbrief nodig
  • Koppeling met Snelstart en andere boekhoudpakketten
Afvalinzameling en circulaire dienstverlening visual
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

Wat klanten zeggen

Buitendienstbedrijven over hun ervaring met OutSmart.

★★★★★

„Je kan met OutSmart ook offline werken, je hebt niet altijd internet nodig. Dat was voor mij de trigger om te starten.”

Anouar
Loodgieter Den Haag Stad
★★★★★

„Door de naadloze integratie met AFAS zijn zowel onze nacalculatie als facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot
VKS Schiedam
★★★★★

„Ondanks het enorme tijdsgebrek is de implementatie een succes geworden. De training was essentieel, binnen twee weken volledig live.”

Niels Luiten
Dyzle
★★★★★

„We zijn ontzettend blij met OutSmart.”

Danny Tombal
GSH Bedrijfsdiensten B.V. — klant sinds 10 jaar
Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor afvalinzameling en circulaire dienstverlening

Is OutSmart geschikt voor afvalinzameling en circulaire dienstverlening?

Ja. OutSmart is niet gebouwd op basis van vaste sjablonen per sector — je richt zelf de velden, formulieren en workflow in. Daardoor sluit het net zo goed aan bij afvalinzameling en circulaire dienstverlening (afval, frituurvet, reststromen) als bij bijvoorbeeld installatietechniek.

Hoe leg ik de wettelijke afvalinzameladministratie vast met OutSmart?

Chauffeurs vullen op locatie een digitaal formulier in: hoeveelheid, foto’s en de begeleidingsbrief met nummer, tijd, datum en locatie. Alles wordt direct aan de juiste opdracht gekoppeld en is achteraf per rit of klant terug te vinden — ook bij een controle of audit.

Heb ik vaste routes nodig om met OutSmart te werken?

Nee. Met ad-hocplanning plan je elke dag opnieuw welke adressen en opdrachten aan bod komen — zonder vaste rondes of vaste rijschema’s vooraf.

Kan de klant ter plekke digitaal aftekenen?

Ja. De klant tekent direct op locatie digitaal af in de app, als bevestiging van de rit. Geen papieren begeleidingsbrief nodig, geen discussie achteraf.

Koppelt OutSmart met Snelstart of andere boekhoudpakketten?

Ja. OutSmart heeft een native koppeling met Snelstart, en daarnaast met onder andere Exact Online, AFAS en Moneybird. Geregistreerde ritten en hoeveelheden stromen automatisch door naar de facturatie.

Werkt de OutSmart-app ook offline, bijvoorbeeld buiten bereik?

Ja. De OutSmart-app werkt volledig offline. Chauffeurs registreren ritten, foto’s en begeleidingsbrieven zonder internetverbinding. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch.

Wat kost OutSmart voor afvalinzamelaars en circulaire dienstverleners?

OutSmart werkt op MKB-prijspunt, met een maandelijks abonnement per gebruiker. Start met een gratis proefperiode van 14 dagen — geen creditcard nodig. Bekijk de actuele prijzen op de tarievenpagina.

Hoe lang duurt de implementatie van OutSmart?

De meeste bedrijven zijn binnen één à twee weken operationeel, inclusief gratis onboardingondersteuning bij de start.