Digitale werkbonnen

Alles digitaal, altijd bij de hand

Met Werkbonnen in OutSmart leg je al het werk van je buitendienst digitaal vast – centraal en altijd toegankelijk. Medewerkers vullen werkbonnen in via de app op smartphone of tablet, inclusief materialen, uren, notities, foto’s en een digitale handtekening van de klant. Ook zonder internet kunnen werkbonnen worden ingevuld; zodra er weer verbinding is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd.

5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
_BEN1670 transparant
 

Herken je dit nog van papieren werkbonnen?

Werkbonnen die te laat binnenkomen, handschriften die niemand kan lezen of uren die niet kloppen. En aan het einde van de maand een factuur die de klant betwist omdat er geen bewijs is.

  • Werkbonnen verdwijnen in de bus of worden te laat ingeleverd
  • Handgeschreven uren kloppen niet — monteur weet het na drie dagen niet meer
  • Geen foto’s als bewijs van de uitgevoerde werkzaamheden
  • Materiaallijst ontbreekt of is onvolledig — directe marge-schade
  • Klant tekent pas na een week — achteraf discussie over wat er precies gedaan is
  • Factuurvertraging omdat de administratie wacht op werkbonnen
Werkbon visual 2
Zo werkt het

Van opdracht tot factuur — volledig digitaal

OutSmart begeleidt je monteur stap voor stap door de werkbon. Geen papier, geen zoekwerk, geen discussies achteraf.

1

Opdracht aanmaken

Plan een werkbon vanuit het kantoor of laat een klantverzoek automatisch een opdracht aanmaken. Alles staat klaar in de app van de monteur.

2

Monteur ziet opdracht direct

De monteur opent zijn app en ziet de werkbon met klantgegevens, locatie, objectinformatie en eventuele eerdere werkhistorie.

3

Uren, materialen & foto’s

De monteur registreert uren en gebruikte materialen, maakt foto’s als bewijs en voegt notities toe — alles realtime zichtbaar op kantoor.

4

Klant tekent digitaal

Klant ondertekent de werkbon ter plekke op de telefoon of tablet. Rechtsgeldige handtekening, geen discussie achteraf over wat er gedaan is.

5

Direct klaar voor facturatie

Werkbon is direct beschikbaar op kantoor. Koppel met je boekhoudsoftware (AFAS, Exact, Twinfield) en verstuur dezelfde dag nog de factuur.

 

Alles wat je monteur nodig heeft, in één app

De OutSmart werkbon-app is gemaakt voor monteurs die buiten werken. Simpel, snel en ook offline beschikbaar — want op een bouwplaats is niet altijd goed bereik.

  • Digitale handtekening — klant tekent ter plekke, werkbon is direct geldig
  • Foto’s als bewijs — voor, tijdens en na de werkzaamheden
  • Materiaalregistratie — scan of zoek materialen, marge altijd inzichtelijk
  • urenregistratie — start/stop timer of vul handmatig in, gekoppeld aan de opdracht
  • Offline werken — app werkt ook zonder internetverbinding
  • Koppeling met facturatie — werkbon wordt automatisch verwerkt in je boekhouding
OutSmart werkbon app
3,2 mln
Werkbonnen per jaar via OutSmart Meer dan 5.000 servicebedrijven vervingen papieren werkbonnen door de digitale werkbon van OutSmart. Snellere facturatie, minder fouten, geen discussies achteraf.

Digitale werkbon vs. papieren werkbon

Papieren werkbonnen werken — totdat er een verdwijnt, een handschrift onleesbaar is of een klant achteraf betwist wat er gedaan is:

SituatiePapieren werkbonOutSmart digitale werkbon
Werkbon inleverenTe laat, zoekgeraakt of onleesbaarDirect beschikbaar op kantoor na afronden
Uren registrerenGeschat achteraf, fouten onvermijdelijkStart/stop timer, gekoppeld aan opdracht
MateriaalregistratieHandmatig, vaak onvolledigScannen of zoeken, marge direct inzichtelijk
Bewijs van uitvoeringGeen foto’s, achteraf discussieFoto’s + digitale handtekening ter plekke
FacturatieWachten op werkbonnen, vertragingZelfde dag factureren via koppeling
KlantcommunicatieMondeling of los e-mailtjeAutomatisch werkbonbevestiging naar klant

Geschikt voor elke servicebranche

De digitale werkbon van OutSmart werkt voor elke buitendienstorganisatie:

Installatietechniek

Cv-ketels, warmtepompen en klimaatinstallaties — werkbon met objectgegevens en onderhoudshistorie direct in de app.

Beveiliging

Servicerapportage met foto-bewijs en klanthandtekening — keuringsrapport direct gegenereerd na afronden.

Bouw & onderhoud

Dagelijkse werkbonnen voor meerdere locaties, uren en materialen per project bijgehouden.

Liften & deuren

Servicerapport met wettelijk vereiste gegevens, digitaal ondertekend en direct archiveerbaar.

Elektrotechniek

Meerdere monteurs op één opdracht, uren per persoon, keuringsverslag met foto’s.

Koeltechniek & HVAC

F-gassenregistratie, keurdatum en foto-documentatie — alles in één digitale werkbon.

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

Dyzle

„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels Luijten
Dyzle
Oostendorp

„OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

Kimberley
Oostendorp Nederland
VKS Schiedam

„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot
VKS Schiedam
AaproTect

„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn Kooijman
AaproTect

Veelgestelde vragen over de digitale werkbon

Een digitale werkbon is een elektronische versie van de papieren werkbon waarmee monteurs uren, materialen, foto’s en notities registreren via een app op hun telefoon of tablet. De klant tekent digitaal ter plekke en de werkbon is direct beschikbaar op kantoor — klaar voor facturatie, zonder wachten of overtypen.

Ja. Een digitale handtekening op een werkbon is rechtsgeldig in Nederland en België, mits correct geregistreerd. OutSmart legt de handtekening vast met tijdstempel en IP-adres, waardoor deze juridisch stand houdt bij eventuele geschillen. Dit geeft je een sterk bewijs bij klachten of betalingsdisputen.

Ja. De OutSmart app werkt ook zonder internetverbinding. Monteurs kunnen uren, materialen en foto’s registreren en de klant laten tekenen, ook op locaties zonder bereik. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch met het kantoor.

Ja. OutSmart heeft directe koppelingen met AFAS, Exact, Twinfield, Snelstart en andere boekhoudpakketten. Na het afronden van een werkbon worden uren en materialen automatisch doorgestuurd, zodat je dezelfde dag nog kunt factureren zonder handmatig overtypen.

Ja. Je kunt meerdere monteurs toewijzen aan één opdracht. Elke monteur registreert zijn eigen uren en werkzaamheden. Alles wordt samengevoegd in één werkbon, die de klant één keer ondertekent.

Direct. Zodra de monteur de werkbon afrondt en de klant heeft ondertekend, is de werkbon beschikbaar op kantoor. Via de koppeling met je boekhoudsoftware kun je dezelfde dag nog een factuur versturen. Gemiddeld factureren OutSmart-klanten 40% sneller dan met papieren werkbonnen.

Ja. Monteurs kunnen direct vanuit de app foto’s maken en toevoegen aan de werkbon — als bewijs van de situatie voor en na de werkzaamheden. Ook documenten, tekeningen en handleidingen zijn koppelbaar. Dit voorkomt discussies achteraf en versterkt je positie bij garantieclaims.

OutSmart is geschikt voor servicebedrijven van 5 tot 500+ medewerkers. Of je nu 3 monteurs in de buitendienst hebt of 150 — de digitale werkbon schaalt mee. Kleine bedrijven profiteren direct van minder administratie, grotere bedrijven van overzicht, rapportages en koppelingen met ERP-systemen.

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!