Wat is een digitale werkbon?

Een digitale werkbon is een elektronische versie van de papieren werkbon waarmee monteurs uren, materialen en foto’s registreren via een app. De klant tekent digitaal en de werkbon is direct beschikbaar op kantoor voor facturatie.

Kan ik de werkbon koppelen aan mijn boekhoudsoftware?

Ja. OutSmart koppelt met AFAS, Exact, Twinfield, Snelstart en meer. Na afronden van de werkbon worden uren en materialen automatisch doorgestuurd.

Hoe snel kan ik factureren na een werkbon?

Direct. Zodra de monteur de werkbon afrondt kun je via de koppeling dezelfde dag nog factureren.

Kan ik foto’s toevoegen aan een werkbon?

Ja. Monteurs maken foto’s als bewijs van de situatie voor en na de werkzaamheden, direct vanuit de app.

Voor welke bedrijfsgroottes is de digitale werkbon geschikt?

OutSmart is geschikt voor servicebedrijven van 5 tot 500+ medewerkers. De digitale werkbon schaalt mee met je organisatie.

Hoe werkt de digitale werkbon bij OutSmart?

De planner maakt een werkbon aan en wijst die toe aan een monteur. De monteur ontvangt de opdracht in de app, vult de werkbon op locatie in en laat de klant ondertekenen. De werkbon is direct zichtbaar op kantoor, en OutSmart koppelt uren en materialen automatisch aan Exact Online, AFAS of SnelStart.

Kunnen monteurs ook offline werken met de digitale werkbon app?

Ja. De OutSmart app werkt volledig offline. Monteurs kunnen werkbonnen invullen, foto's toevoegen en de klant laten ondertekenen zonder internetverbinding. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert de app automatisch.

Hoe koppel ik de digitale werkbon aan mijn boekhoudsoftware?

OutSmart heeft standaard koppelingen met Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Yuki. Na afronding van een werkbon sturen uren en materialen automatisch door naar uw boekhoudpakket — zonder overtypen. De koppeling is inbegrepen in alle abonnementen.

Kan een klant de werkbon digitaal ondertekenen?

Ja. Klanten tekenen direct op het scherm van de monteur. De handtekening is rechtsgeldig en wordt samen met de werkbon, foto's en tijdstempel opgeslagen. Dit voorkomt discussies achteraf en vormt bewijs van uitgevoerd werk.

Wat kost werkbon software bij OutSmart?

OutSmart biedt abonnementen vanaf €168 per jaar voor 1 gebruiker (Launch-pakket). Het meest gekozen Accelerate-pakket kost €1.625 per jaar voor 5 gebruikers. Alle pakketten bevatten digitale werkbonnen, planning en boekhoudkoppelingen. Gratis proefperiode van 14 dagen, geen creditcard vereist.

Hoe stap ik over van papieren naar digitale werkbonnen?

De meeste OutSmart-klanten zijn binnen één week operationeel. OutSmart biedt begeleiding bij de inrichting en training voor monteurs. U start stap voor stap: eerste werkbonnen digitaal terwijl bestaande processen doorlopen — zonder productieverlies.

Nooit meer een werkbon kwijt,
altijd direct klaar voor facturatie

Q: Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Ja. OutSmart legt de handtekening vast met tijdstempel en IP-adres, waardoor deze juridisch stand houdt bij geschillen.

Q: Werkt de werkbon-app ook offline?

Ja. De OutSmart app werkt zonder internetverbinding en synchroniseert automatisch zodra er weer verbinding is.

Q: Kunnen meerdere monteurs op één werkbon werken?

Ja. Je kunt meerdere monteurs toewijzen. Elke monteur registreert zijn eigen uren en alles wordt samengevoegd in één werkbon.

OutSmart digitaliseert je werkbonnen: monteur vult in op de app, klant tekent ter plekke, backoffice factureert dezelfde dag.

Geen papier meer. Geen nabellen. Geen verloren uren. Meer dan 5.000 buitendienstbedrijven werken al slimmer met OutSmart.

Werkbonnen aanmaken vanuit offerte of klantkaart, in één klik

Uren, materialen en foto's direct registreren op locatie

Koppelt met je boekhoudprogramma (Exact, Snelstart, Moneybird e.a.)

★★★★★

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Meer dan 5000 bedrijven leveren geweldige service met OutSmart

Snel overzicht

Een digitale werkbon vervangt papier volledig: monteur vult alles in op zijn telefoon of tablet, klant tekent direct digitaal

Uren, materialen en foto's worden direct aan de werkbon gekoppeld, geen handmatig overtypen

De werkbon is direct zichtbaar in de backoffice, geen wachten, geen nabellen

Koppeling met Exact, AFAS of SnelStart stuurt de werkbon automatisch door als factuur

Het resultaat: 100% kloppende werkbonnen, 50% minder tijd aan administratie en snellere facturatie

Herkenbaar?

Dit kost je elke week onnodig tijd en geld

Papieren werkbonnen, handmatig overtypen, nabellen over facturen, het is de dagelijkse realiteit voor buitendienstbedrijven die nog niet digitaal werken.

"Waar is die werkbon van vorige week?" Bonnen worden nat, scheuren of blijven in de auto liggen. Op kantoor moet er worden nagebeld — en de factuur loopt weken vertraging op.	"Ik moet alles handmatig overtypen" Van werkbon naar factuur gaat via Excel, dan boekhoudpakket, dan e-mail. Elke stap kost tijd en introduceert nieuwe fouten.	"De klant belt over zijn factuur, ik heb geen idee" Backoffice en buitendienst werken met andere informatie. Klant vraagt iets, jij moet eerst drie mensen bellen om antwoord te geven.
"Ik weet niet wie er morgen beschikbaar is" Roosters in WhatsApp-groepen of Excel leiden tot miscommunicatie. Wijzigingen bereiken monteurs te laat, of helemaal niet.	"Wat heeft de vorige monteur hier gedaan?" Servicehistorie staat in losse mappen, e-mails of het hoofd van één collega. Bij elk bezoek begint de monteur opnieuw bij nul.	"We werken met vijf losse systemen die niet koppelen" Planning in Excel, uren in een app, facturen in de boekhouding, elk systeem los. Dubbel werk en fouten zijn structureel.

Herkenbaar? Zo lost OutSmart dit op.

Bekijk de oplossing ↓

Klantcase

Hoe DeMo 15% groeide zonder extra personeel

01 · Situatie

Groei die het papieren systeem niet aankon

DeMo Service- en Bedrijfsdeuren groeit jaarlijks 15%. Met papieren werkbonnen, losse Excel-bestanden en handmatige facturatie liep de backoffice vast. Monteurs leverden bonnen te laat in, facturen gingen weken te laat de deur uit.

02 · Actie

Volledige digitalisering met OutSmart

DeMo stapte over op OutSmart: digitale werkbonnen, planbord, offertes en directe koppeling met hun boekhoudpakket. Monteurs werken nu via de app, van offerte tot digitale handtekening in één systeem.

03 · Resultaat

15% groei met hetzelfde team

“We hebben nu één systeem waarin alles samenkomt. Daardoor hebben we controle over het hele proces en kunnen we blijven groeien zonder dat het chaotisch wordt.”

Frank Meijsen Strategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Bekijk alle klantverhalen →

Opdracht aanmaken

Aanmaken in seconden, altijd terug te vinden

Voordeel: nooit meer zoeken, altijd klaar voordat de monteur vertrekt

Plan je werkbon vanuit kantoor of laat klanten dit automatisch aanmaken. Alles staat klaar in de app voor de monteur op de dag van de klus.

Vanuit kantoor of direct uit een getekende offerte

Klantgegevens, locatie en objecthistorie erbij

Volledig aanpasbare layout per klustype

“100% kloppende werkbonnen — zeker 50% minder tijd kwijt aan administratie.”

Pascal Hanenbergh · Hanenbergh Techniek

Monteur ziet opdracht direct

Uren, materialen en foto's, alles in één scherm

Voordeel: klant weet direct wat er gedaan is, geen geschillen meer

De monteur opent de app op zijn telefoon of tablet en ziet zijn werkbon met klantgegevens, locatie en eerdere werkhistorie. Geen papier, geen gedoe.

Foto's als bewijs — vóór en ná, automatisch gekoppeld aan de werkbon

Materiaalregistratie — scan of zoek, marge altijd inzichtelijk

Urenregistratie — starttimer of handmatig, gekoppeld aan de opdracht

Offline werken — app werkt ook zonder internetverbinding

Bekijk de monteur-app →

“Overzichtelijker, sneller en geen zorgen meer dat er een bon onder onze stoel blijft liggen.”

Danny Tombal · GSH Bedrijfsdiensten B.V.

Klant tekent digitaal

Rechtsgeldig ondertekend, discussie achteraf voorbij

Voordeel: geen vergeten posten meer, marge direct zichtbaar

De klant tekent op de telefoon of tablet. Rechtsgeldige handtekening, geen discussie achteraf over wat er gedaan is. Werkbon automatisch per e-mail naar de klant.

Klant ondertekent direct op het scherm van de monteur

Werkbon automatisch per e-mail naar de klant

Klantportaal: opdrachtgever ziet werkbonnen zelf in

“Klanten geven terug dat we werkbonnen heel snel nasturen. Dat professionele contact doet veel voor de relatie.”

Frank Meijsen · Strategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Direct klaar voor facturatie

Van werkbon naar factuur, nog dezelfde dag

Voordeel: geen vergeten posten meer, marge direct zichtbaar

Werkbon is direct beschikbaar in de backoffice. Koppel je boekhoudsoftware (AFAS, Exact, Moneybird) en converteer werkbonnen op dezelfde dag nog naar factuur.

Werkbon in één klik omzetten naar factuur

Koppeling met Exact, AFAS, SnelStart en 47 andere tools

Automatische nacalculatie, marge direct inzichtelijk

Meer over facturatie →

“Nu loopt alles — van offerte tot factuur — naadloos in elkaar over. Bespaart tijd, minder fouten.”

Rudmer de Vries · Eigenaar, Drowa & Infilldrain

Vergelijking

Digitale werkbon vs. papieren werkbon

Papieren werkbonnen zijn misschien goedkoper op het eerste gezicht, in de praktijk betaal je er elke week opnieuw voor.

Situatie	Papieren werkbon	OutSmart digitaal
Werkbon aanmaken	✗Handmatig schrijven, kans op fouten	✓Aanmaken uit offerte of klantkaart in één klik
Uren bijhouden	✗Schatten achteraf, vaak onjuist	✓Starttimer of handmatig, direct aan opdracht gekoppeld
Materialen registreren	✗Handmatig opschrijven, veel vergeten	✓Scannen of zoeken, marge altijd inzichtelijk
Akkoord klant	✗Papier ondertekenen, discussie achteraf	✓Digitale handtekening op scherm, rechtsgeldig
Beschikbaar in backoffice	✗Na inlevering, soms dagen later	✓Direct zichtbaar zodra monteur opslaat
Naar factuur	✗Handmatig overtypen in boekhoudpakket	✓Automatisch wegboeken naar Exact, AFAS of SnelStart

Resultaten in cijfers

Wat OutSmart oplevert voor jouw bedrijf

Gemeten resultaten van buitendienstbedrijven die overstapten van papieren naar digitale werkbonnen.

50% Minder tijd aan administratie Gemiddeld 4 uur per week bespaard per monteur

3,2 mln Werkbonnen per jaar verwerkt Via OutSmart door meer dan 5.000 bedrijven

20.000+ Dagelijkse gebruikers Monteurs die dagelijks werken met de app

15% Omzetgroei zonder extra personeel "We groeien 15% per jaar met hetzelfde team" — Frank Meijsen, DeMo

Per branche

Geschikt voor elke servicebranche

De digitale werkbon van OutSmart werkt voor alle bedrijven met een buitendienst.

Installatietechniek Werkbonnen, planning en onderhoudscontracten voor installateurs in elektra, loodgieterij en klimaat. Meer weten →	Bouw & Onderhoud Projectbeheer, werkbonnen en urenregistratie voor aannemers en onderhoudsbedrijven. Meer weten →	Beveiliging Werkbonnen, objectbeheer en servicecontracten voor beveiligings- en toegangstechniekbedrijven. Meer weten →
Koeltechniek & HVAC Werkbonnen, F-gas logboeken en onderhoudsplanning voor koeltechnische bedrijven. Meer weten →	Deuren & toegangstechniek Servicerondes, werkbonnen en certificaten voor lift- en deurspecialisten. Meer weten →	Facilitaire & Schoonmaakbranche Roosterplanning, werkbonnen en rapportages voor facilitaire dienstverleners. Meer weten →

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

“De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels Luijten Dyzle

“OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

Kimberley Oostendorp Nederland

“OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot VKS Schiedam

“Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn Kooijman AaproTect

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over de digitale werkbon

Alles wat je wil weten over digitale werkbonnen voor de buitendienst.

Wat zijn digitale werkbonnen? +

Digitale werkbonnen zijn de online versie van papieren werkbonnen. Monteurs maken ze aan via een app op hun telefoon of tablet, registreren uren en materialen ter plekke en laten de klant direct digitaal tekenen. De werkbon is meteen zichtbaar in de backoffice — geen papier, geen vertraging.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig? +

Ja. Een digitale handtekening in OutSmart is rechtsgeldig op basis van de eIDAS-verordening. De handtekening wordt opgeslagen met tijdstempel en IP-adres, wat als bewijs dient bij eventuele geschillen. Dit is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

Werkt de werkbon-app ook offline? +

Ja. De OutSmart app werkt offline. Monteurs kunnen uren, materialen, foto's en aantekeningen invoeren zonder internetverbinding — ook in kelders, tunnels of gebieden met slecht bereik. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch.

Kan ik de digitale werkbon koppelen aan mijn boekhoudsoftware? +

Ja. OutSmart koppelt met meer dan 50 boekhoudpakketten, waaronder Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, AccountView en Twinfield. Afgeronde werkbonnen worden automatisch omgezet naar factuurregels — geen handmatig overtypen meer.

Kunnen meerdere monteurs op één werkbon werken? +

Ja. Meerdere medewerkers kunnen aan dezelfde werkbon werken en elk hun eigen uren en materialen registreren. Dit is ideaal voor grotere klussen waarbij een ploeg samenwerkt op één locatie of project.

Kan ik foto's en documenten toevoegen aan een werkbon? +

Ja. Monteurs kunnen direct vanuit de app foto's maken en toevoegen aan de werkbon. Ook documenten zoals tekeningen, certificaten of instructies zijn te koppelen. Klanten ontvangen alles in één overzichtelijke werkbon per e-mail.

Voor welke branche is de digitale werkbon geschikt? +

De digitale werkbon van OutSmart is geschikt voor alle bedrijven met een buitendienst: installatietechniek, bouw & onderhoud, beveiliging, koeltechniek, hoveniers, facilitaire dienstverlening en meer. De werkbon is volledig aanpasbaar per branche en klustype.

Voor welke bedrijfsgrootte is de digitale werkbon geschikt? +

OutSmart werkt voor zzp'ers met één monteur tot bedrijven met tientallen medewerkers in de buitendienst. Het systeem schaalt mee: start met digitale werkbonnen en voeg later planning, projectbeheer of contracten toe als het bedrijf groeit.

Klaar om slimmer te werken?

Probeer OutSmart 14 dagen gratis. Geen creditcard, geen verplichtingen, gewoon direct aan de slag.

Meer dan 5.000 bedrijven gingen je voor · 3+ miljoen werkbonnen per jaar · Altijd opzegbaar

Nooit meer een werkbon kwijt,altijd direct klaar voor facturatie