Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
5.000+ empresas confiam na OutSmart
Reconhecível?
O custo escondido das ordens de trabalho em papel
Cada ordem em papel custa em média 15 euros em tempo administrativo, postos esquecidos e erros. Para uma empresa com 5 técnicos: mais de 3.500 euros por mês perdidos.
"A ordem ficou no carro do técnico"
Ordens em papel perdem-se ou chegam ao escritório dias depois. O escritório liga, o técnico procura — a fatura atrasa semanas. Custo real: 2-3 horas por semana.
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"Não cobrámos o material extra"
O técnico usou materiais extra mas não os registou. Não aparecem na fatura. Margens que desaparecem em silêncio todos os meses.
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"O cliente não reconhece o que assinou"
Disputas sobre o trabalho realizado sem registo claro. Sem foto, sem assinatura digital, sem timestamp. O cliente tem sempre a vantagem.
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"A fatura demorou três semanas"
Da conclusão do trabalho à fatura passam semanas. O cliente já esqueceu, a liquidez sofre e a empresa financia involuntariamente o cliente.
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"Não sabemos o histórico desta instalação"
O histórico está em pastas, emails ou na cabeça de um colega. Em cada visita o técnico começa do zero, perde tempo e credibilidade.
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"Ordens em papel, email e WhatsApp ao mesmo tempo"
Cada canal cria uma ordem diferente. O escritório perde-se, o técnico não sabe o que é prioritário e os erros acumulam-se.
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Passo 1 — Criar
Cria e atribui a ordem em segundosVantagem: técnico recebe tudo instantaneamente, sem chamadas O escritório cria uma ordem com nome do cliente, endereço, descrição e materiais. Atribui ao técnico com um clique e ele recebe imediatamente na app. Sem telefonemas, sem papéis, sem erros de comunicação.
"Antes telefonávamos ao técnico. Agora ele abre a app e já sabe tudo."
Frank Meijsen · DeMo Service
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Passo 2 — Executar
O técnico preenche tudo na app — sem papelVantagem: dados 100% corretos, zero inserção manual no escritório O técnico regista horas, materiais usados e fotos do trabalho diretamente na app enquanto trabalha. Tudo sincroniza em tempo real para o escritório. Funciona offline.
"Os meus técnicos não precisam de formação. A app é intuitiva e aprenderam em 20 minutos."
Rudmer de Vries · Drowa & Infilldrain
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Passo 3 — Assinar
O cliente assina no local — sem discussõesVantagem: prova imediata do trabalho realizado, sem litígios O cliente assina diretamente no telemóvel ou tablet do técnico. Assinatura juridicamente válida ao abrigo do Regulamento eIDAS. A ordem é enviada automaticamente por e-mail.
"Os clientes ficam impressionados com a rapidez com que recebem a ordem assinada."
Frank Meijsen · DeMo Service
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Passo 4 — Faturar
Da ordem de trabalho à fatura — no mesmo diaVantagem: sem postos esquecidos, margem sempre visível Assim que o técnico fecha a ordem, fica imediatamente disponível no back-office. Ligue ao seu software de contabilidade e converta ordens em faturas no mesmo dia. Sem inserção manual.
"Agora tudo flui — da ordem à fatura — de forma completamente integrada."
Rudmer de Vries · Drowa & Infilldrain
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