Arbeitsaufträge

Alles digital, jederzeit verfügbar.

Mit Arbeitsaufträgen in OutSmart hältst du alle Arbeiten deines Außendienstes digital fest – zentral und immer zugänglich. Die Mitarbeiter füllen Arbeitsaufträge über die App auf dem Smartphone oder Tablet aus, inklusive Materialien, Stunden, Notizen, Fotos und einer digitalen Kundenunterschrift. Arbeitsaufträge können auch offline ausgefüllt werden; sobald wieder Verbindung besteht, wird alles automatisch synchronisiert.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Digitale Auftrags-App: Warum Außendienstbetriebe auf Papier verzichten

Jeden Tag verlieren Außendienstbetriebe Zeit durch unleserliche Arbeitsaufträge, vergessene Materialposten und verzögerte Rechnungsstellung. Mit einer digitalen Auftrags-App wie OutSmart erfassen Monteure alle Details direkt vor Ort — per Smartphone oder Tablet, auch ohne Internetverbindung.

Was jeder digitale Arbeitsauftrag in OutSmart enthält:

Arbeitsstunden — automatisch erfasst, nach Uursoort aufgeteilt
Materialien & Artikel — direkt aus dem Katalog hinzufügen
Fotos — für- und nach der Arbeit, rechtlich absichernd
Digitale Kundenunterschrift — rechtsgültig, kein Papier nötig
Notizen & Formulare — anpassbar pro Branche oder Auftragstyp

Sobald der Monteur den Auftrag abschließt, ist er sofort im Büro sichtbar — und mit einem Klick zur Rechnung umsetzbar. Kein Übertypen, keine vergessenen Posten, keine Zettelwirtschaft.

3.232.784 digitale Arbeitsaufträge verarbeitet OutSmart jährlich — bei über 5.000 Unternehmen in Europa.

Arbeitsauftrag erstellen OutSmart Planbord

Auftragserstellung & Disposition

Arbeitsauftrag erstellen, zuweisen, bestätigen — in unter 60 Sekunden

Vorteil: Disponenten sparen 2–3 Stunden täglich, Techniker starten ohne Rückfragen

In OutSmart erstellen Sie einen digitalen Arbeitsauftrag mit wenigen Klicks: Kunde wählen, Aufgabe beschreiben, Techniker zuweisen, Termin setzen. Der Auftrag erscheint sofort auf dem Smartphone des Technikers — mit Kundenadresse, Aufgabenbeschreibung, benötigten Materialien und der vollständigen Objekthistorie. Keine E-Mails, keine Zettel, keine Missverständnisse.

Techniker bestätigen den Auftrag in der App und können direkt mit der Navigation zum Kunden starten. Disponenten sehen in Echtzeit, welche Aufträge angenommen, unterwegs oder abgeschlossen sind.

Neuen Auftrag in unter 60 Sekunden erstellen — Kunde, Aufgabe, Techniker, Termin in einem Schritt

Sofortige Benachrichtigung auf dem Smartphone des Technikers — inkl. Kundenhistorie und Materialien

Echtzeit-Statusverfolgung im Planbord — offen, unterwegs, abgeschlossen

"Wir haben unsere Auftragsabwicklung von 20 Minuten auf unter 2 Minuten reduziert."

OutSmart Kunde im Außendienst

Digitale Dokumentation

Fotos, Unterschriften, Messwerte — alles direkt am Einsatzort erfassen

Vorteil: vollständige Dokumentation ohne Nacharbeit im Büro — Rechtsstreitigkeiten vermieden

Techniker erfassen alle Informationen direkt am Einsatzort in der OutSmart App: Arbeitszeiten mit Start- und Endzeit, Materialverbrauch aus dem Materialkatalog, Fotos vom Ist- und Sollzustand sowie die digitale Unterschrift des Kunden. Alle Daten sind sofort im System — ohne Papier, ohne manuelle Übertragung.

Gerade im Handwerk ist die lückenlose Dokumentation bei Garantiefällen, Wartungen und behördlichen Prüfungen unverzichtbar. OutSmart erstellt automatisch einen Servicebericht als PDF, der per E-Mail an den Kunden gesendet oder im System archiviert wird.

Fotos, Videos und Kommentare direkt am Einsatzort — alles automatisch dem Auftrag zugeordnet

Digitale Kundenunterschrift auf dem Tablet — rechtsgültig nach eIDAS, sofort im Archiv

Automatischer PDF-Servicebericht — direkt per E-Mail an den Kunden oder ins Archiv

"Unsere Techniker dokumentieren alles in der App — wir haben seit einem Jahr keinen Papier-Servicebericht mehr ausgestellt."

OutSmart Kunde im Handwerk

Digitale Dokumentation Arbeitsauftrag OutSmart

Materialien & Abrechnung

Von der Materialliste zur Rechnung — kein vergessener Posten mehr

Vorteil: höhere Rechnungsbeträge durch lückenlose Materialerfassung, sofortige Liquidität

Wenn ein Techniker Materialien verbraucht, wählt er sie direkt aus dem digitalen Katalog in der App. Mengen, Preise und Stunden werden automatisch dem Arbeitsauftrag zugeordnet. Im Büro erstellt die Bürokraft mit einem Klick eine Rechnung — alle Positionen sind bereits eingetragen.

OutSmart verbindet sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware: DATEV, Exact Online, AFAS und SnelStart. Rechnungen werden automatisch übermittelt, Zahlungen abgeglichen. Kein manuelles Übertragen, keine Fehler.

Materialverbrauch direkt in der App erfassen — automatisch aus dem Katalog, inkl. Preis

Abgeschlossener Auftrag → Rechnung mit einem Klick — alle Stunden und Materialien bereits eingetragen

DATEV, Exact Online & AFAS Schnittstelle — bidirektionale Synchronisation, kein manuelles Übertragen

"Wir stellen jetzt am Tag der Fertigstellung in Rechnung — früher hat das Wochen gedauert."

OutSmart Kunde im Servicebetrieb

Digitale Arbeitsaufträge

Da Arbeitsaufträge sowohl für das Büro als auch für den Außendienst in Echtzeit sichtbar sind, hast du jederzeit Einblick in den Fortschritt. Kein Papierkram oder unleserliche Handschriften mehr, sondern ein durchgängiger Prozess von der Planung bis zur Fakturierung. So arbeitest du schneller, fehlerfrei und professioneller gegenüber deinen Kunden.

Arbeitsaufträge bilden das Herzstück deines Workflows in OutSmart. Sie verbinden Planung, Zeiterfassung, Materialien und Fakturierung in einem übersichtlichen Ablauf. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern bietet deinem Kunden auch eine konsistente und transparente Erfahrung. >

Arbeitsaufträge mit und ohne OutSmart

So unterscheidet sich die Auftragserfassung im Außendienst:

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Auftrag erfassen	Papier, unleserlich, kann verloren gehen	Digital per App — vollständig und jederzeit abrufbar
Stunden und Materialien protokollieren	Handschriftlich, fehleranfällig	Direkt in der App — automatisch auf der Rechnung
Kundenunterschrift einholen	Papier oder keine formale Bestätigung	Digitale Unterschrift auf dem Gerät, rechtsgültig
Abrechnung nach Auftrag	Manuelles Eintippen, Verzögerung	Ein Klick — Rechnung direkt aus dem Auftrag
Auftragserstellung	✗Telefonanruf oder Zettel — oft unklar	✓Digital in 60 Sekunden — sofort auf dem Gerät
Dokumentation	✗Papier-Servicebericht nachträglich ausgefüllt	✓Foto + Unterschrift direkt am Einsatzort
Materialerfassung	✗Nach Gedächtnis oder gar nicht	✓Aus dem Katalog — automatisch abgerechnet

Praxisbeispiel

Ein Monteur schließt eine Reparatur ab und gibt die verwendeten Materialien und geleisteten Stunden direkt in der Arbeitsauftrag-App ein. Der Kunde unterschreibt digital zur Freigabe, danach stehen die Daten dem Backoffice automatisch zur Verfügung. Innerhalb weniger Minuten kann die Rechnung verschickt werden.

Vorteile

Immer aktuell – Echtzeit-Einblick für Büro und Außendienst
Offline verfügbar – auch ohne Internetverbindung arbeiten
Komplett – Materialien, Stunden, Fotos und Unterschriften hinzufügen
Effizienter Workflow – nahtlose Verbindung mit Planung und Fakturierung

3232784

Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Teste OutSmart 14 Tage völlig kostenlos!

Häufige Fragen zu digitalen Arbeitsaufträgen in OutSmart

Digitale Arbeitsaufträge sind elektronische Formulare, die Techniker im Außendienst per App ausfüllen. Sie ersetzen Papierformulare und enthalten Stunden, Materialien, Fotos und die digitale Kundenunterschrift. Büro und Außendienst sehen den Status in Echtzeit. Abgeschlossene Aufträge sind mit einem Klick zur Rechnung umwandelbar.

Digitale Arbeitsaufträge sind in allen OutSmart-Plänen enthalten. Der Launch-Plan kostet €168 pro Jahr für 1 Nutzer. Der Accelerate-Plan — der meistgewählte — kostet €1.625 pro Jahr für 5 Nutzer und enthält zusätzlich Angebote, Objektverwaltung und Verträge.

Erstelle einen kostenlosen Test-Account unter app.out-smart.com — keine Kreditkarte erforderlich. Die meisten Außendienstbetriebe sind innerhalb eines Tages einsatzbereit. Füge Techniker hinzu, erstelle einen ersten Arbeitsauftrag und plane ihn auf dem Planungsboard.

Ja. Die OutSmart-App funktioniert vollständig offline. Techniker erfassen Stunden, Materialien, Fotos und holen Kundenunterschriften ohne Internetverbindung ein. Sobald das Gerät wieder online ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert.

In OutSmart bildet der Arbeitsauftrag das Herzstück des Prozesses. Alle erfassten Stunden, Materialien und Sonderpositionen fließen automatisch in die Rechnung ein. Ein Klick genügt nach Auftragsabschluss — ohne Doppeleingabe oder Fehlerquellen.

Ja. In OutSmart lassen sich Auftragsformulare anpassen: eigene Felder, Checklisten und visuelle Formulare (Visual Forms) sind möglich. So passt sich OutSmart an die Anforderungen deiner Branche an — ob HVAC, Elektro, Reinigung oder Bau.

Eine Arbeitsauftrag Software erstellt, verteilt und verfolgt digitale Arbeitsaufträge für Außendienstteams. Techniker erhalten alle Auftragsinformationen auf dem Smartphone, können Stunden, Materialien und Fotos erfassen und Kundenunterschriften einholen. OutSmart verbindet alle Schritte — von der Auftragsvergabe bis zur Rechnung — in einem System.

In OutSmart erstellen Sie einen digitalen Arbeitsauftrag in unter 60 Sekunden: Kunden wählen, Aufgabe beschreiben, Techniker zuweisen, Termin setzen. Der Auftrag erscheint sofort auf dem Smartphone des Technikers mit allen relevanten Informationen inklusive der Kundenhistorie und der benötigten Materialien.

Ja. Die OutSmart App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Techniker können Arbeitsaufträge öffnen, Stunden erfassen, Materialien dokumentieren, Fotos machen und Kundenunterschriften einholen — auch ohne Netz. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

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