Wat is offertesoftware?

Offertesoftware is een digitaal systeem waarmee je professionele offertes maakt, verstuurt en opvolgt. OutSmart combineert offertesoftware met planning, werkbonnen en facturatie in een platform.

Hoe maak ik een digitale offerte in OutSmart?

Open een werkbon of relatie, voeg artikelen toe uit je catalogus en verstuur via e-mail. De klant tekent digitaal. Van aanvraag tot verzonden duurt gemiddeld minder dan 5 minuten.

Kan ik mijn eigen offerte-layout instellen?

Ja. In de Offerte Layout editor voeg je je logo en huisstijl toe en kies je welke kolommen je toont: artikelcode, omschrijving, BTW, korting en totaal.

Kan een klant een offerte digitaal ondertekenen?

Ja. De klant opent de offerte via een link en ondertekent digitaal op telefoon, tablet of laptop. De ondertekende pdf wordt automatisch opgeslagen.

Offerte software

Q: Hoe weet ik of een klant mijn offerte heeft gelezen?

OutSmart toont real-time statussen: Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen of Verlopen. Je krijgt een melding zodra de klant de offerte opent.

Weet direct of je klant je offerte heeft gelezen — en haal meer akkoorden

Maak in enkele klikken een professionele offerte op basis van je artikelcatalogus. Volg realtime of de klant hem heeft geopend. Laat digitaal ondertekenen. En zet een akkoord met één klik om naar een werkbon — zonder overtypen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Herken je dit in jouw offerteproces?

Je stuurt een offerte. En hoort niets. Of de klant twijfelt, vraagt om extra versies, en jouw salestraject sleept zich voort in mailboxen en Excel-bestanden.

Met OutSmart bied je in één offerte meerdere varianten aan — basis, standaard en premium naast elkaar. De klant kiest zelf en tekent direct digitaal. Geen extra rondes, geen vertraagd akkoord.

Meerdere opties in één offerte — klant kiest zelf de gewenste variant
Rechtsgeldige e-handtekening — direct online, geen printen of scannen
Altijd in jouw huisstijl — geen verouderde Word-sjablonen meer

Hoe het werkt

Van aanvraag naar akkoord in 3 stappen

Geen Excel, geen printwerk, geen bellen of de klant 'al even heeft gekeken'.

Stap 1

Maak de offerte in minuten

Kies artikelen uit je catalogus, voeg uursoorten toe en stel varianten in. OutSmart vult prijzen automatisch in.

Artikelcatalogus met vaste prijzen
Meerdere varianten in één offerte
Professionele huisstijl automatisch

Stap 2

Verstuur, volg op & onderteken

De klant ontvangt de offerte online. Jij ziet direct wanneer hij hem opende en welke onderdelen hij bekeek.

Realtimemelding bij opening
Automatische of handmatige reminder
Digitaal ondertekenen zonder printen

Stap 3

Eén klik naar uitvoering

Akkoord? De offerte wordt direct een werkbon. Materialen en uren gaan automatisch mee.

Direct werkbon aanmaken
Koppeling met planning & facturatie
50+ boekhoudkoppelingen

Hoe het eruitziet in OutSmart

Van aanvraag tot akkoord — volledig digitaal

Zo werkt het offerteproces stap voor stap in OutSmart.

Offerte aanmaken in OutSmart met klantgegevens automatisch ingevuld

Stap 1 — Aanmaken

Offerte in minuten klaar

Open een werkbon of relatie en klik op Offerte aanmaken. Klantgegevens worden automatisch ingevuld. Kies artikelen uit je catalogus — prijzen gaan er automatisch in.

Artikelcatalogus — kies producten en diensten met vaste prijzen
BTW en korting — automatisch berekend op basis van je offerteschema
Meerdere varianten — bied de klant keuze in één offerte
Versturen in één klik — direct via e-mail, met jouw eigen e-mailtemplate

Stap 2 — Aanpassen

Jouw eigen offerte-layout

Stel eenmalig je offerte-layout in: voeg je logo en bedrijfsgegevens toe en kies precies welke kolommen je toont. Daarna gaat elke offerte er direct professioneel uit.

Eigen logo en huisstijl — jouw uitstraling, niet een generiek template
Kolommen naar keuze — artikelcode, omschrijving, aantal, BTW, korting
Offerteschema's — standaard BTW, valuta en PDF-layout per type werk
PDF automatisch bijgevoegd aan de werkbon bij akkoord

Offertes overzicht met statussen Concept Verzonden Geaccepteerd Verlopen

Stap 3 — Opvolgen

Altijd inzicht in je pijplijn

Bekijk alle offertes per status in één overzicht. Je ziet direct welke offertes open staan, wanneer ze verlopen en welke je moet opvolgen.

Real-time statussen — Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen, Verlopen
Melding bij opening — je weet direct wanneer de klant de offerte leest
Automatische herinneringen — nooit meer zelf achteraan bellen
Digitaal ondertekenen — klant tekent op telefoon of laptop, geen printen

Vergelijking

OutSmart vs. Word & Excel voor offertes

Functie	Word / Excel	OutSmart
Offerte aanmaken	✗ Handmatig kopiëren en aanpassen	✓ Klantgegevens automatisch ingevuld
Professionele huisstijl	✗ Zelf opmaken, elke keer opnieuw	✓ Eigen layout eenmalig instellen
Offerte versturen	✗ PDF exporteren, e-mail openen, bijvoegen	✓ Versturen met één klik vanuit OutSmart
Status bijhouden	✗ Niet zichtbaar — gissen of de klant heeft gelezen	✓ Real-time: Verzonden, Gelezen, Akkoord
Opvolgherinnering	✗ Zelf onthouden, apart agenda-item aanmaken	✓ Automatische reminder instelbaar
Digitaal ondertekenen	✗ Niet mogelijk, printen vereist	✓ Klant tekent op telefoon of laptop
Van offerte naar werkbon	✗ Handmatig overtypen in een ander systeem	✓ Één klik — alles gaat automatisch mee
Koppeling met facturatie	✗ Geen koppeling	✓ Direct doorsturen naar boekhouding
Meerdere varianten in één offerte	✗ Aparte bestanden, verwarrend voor klant	✓ Varianten in één overzichtelijke offerte

Geschikt voor elke servicebranche

OutSmart offertes werken voor elke buitendienstorganisatie die professioneel wil offreren:

Installatietechniek

Offereer installaties, onderhoud en storingen — met vaste artikelcatalogus en automatische BTW per type werk.

Beveiliging

Stuur beveiligingsoffertes met meerdere varianten — klant kiest en ondertekent digitaal, direct akkoord.

Bouw & onderhoud

Offertes per project of locatie, met materiaalkosten en uursoorten — overzichtelijk en snel goedgekeurd.

Liften & deuren

Inspectie- en onderhoudsoffertes met vaste prijsafspraken per object — klant akkoord, direct werkbon.

Elektrotechniek

Meerdere monteurs op één opdracht, uren per persoon, keuringsverslag met foto’s.

Koeltechniek & HVAC

Koelinstallaties en klimaatwerk — offereer snel met vaste artikelen en stuur automatisch een herinnering.

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels Luijten

Dyzle

„OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

Kimberley

Oostendorp Nederland

„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot

VKS Schiedam

„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn Kooijman

AaproTect

Veelgestelde vragen

Alles over offertes maken met OutSmart

Antwoorden op de meest gestelde vragen over offertes en offertesoftware.

Offertesoftware is een digitaal systeem waarmee je professionele offertes maakt, verstuurt en opvolgt. In plaats van Word of Excel gebruik je een tool die klantgegevens automatisch invult, statussen bijhoudt en de offerte direct omzet naar een werkbon als de klant akkoord gaat. OutSmart combineert offertesoftware met planning, werkbonnen en facturatie in een platform.

Je maakt een offerte in OutSmart in drie stappen:

Open een werkbon of relatie en klik op Offerte aanmaken
Voeg artikelen toe uit je catalogus, OutSmart vult prijzen automatisch in
Verstuur via e-mail. De klant tekent digitaal op telefoon of laptop

Van aanvraag tot verzonden offerte duurt gemiddeld minder dan 5 minuten.

Ja. In de Offerte Layout editor bepaal je zelf hoe de offerte eruitziet. Je kunt je logo en huisstijl toevoegen, en kiezen welke kolommen je toont: artikelcode, omschrijving, aantal, prijs, BTW, korting en totaal. Elke offerte ziet er automatisch professioneel uit.

Een offerteschema is een set standaardinstellingen die je van tevoren instelt: BTW-percentage, valuta, PDF-layout, en of je automatisch herinneringen wil sturen. Je kunt meerdere schema's maken, zoals een schema voor onderhoud en een voor installaties, zodat het juiste schema automatisch is gekoppeld.

OutSmart toont de status van elke offerte in real time: Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen of Verlopen. Je krijgt een melding zodra de klant de offerte opent. Zo weet je precies wanneer je moet opbellen.

Ja. De klant ontvangt een link via e-mail en ondertekent digitaal op zijn telefoon, tablet of laptop zonder printen. De ondertekende offerte wordt automatisch als pdf opgeslagen in OutSmart en kan worden toegevoegd aan de werkbon.

Zodra een klant akkoord gaat, zet OutSmart de offerte met een klik om naar een werkbon. Alle artikelen, uursoorten en klantgegevens gaan automatisch mee, geen overtypen. De werkbon kan direct worden ingepland op het digitale planbord.

Ja. OutSmart is ontworpen voor servicebedrijven met een buitendienst, van 2 tot 200 medewerkers. De meeste bedrijven zijn binnen een dag operationeel. Je betaalt per gebruiker per maand, zonder lange contracten of opstartkosten.