Offerte software

Offertesoftware is een digitaal systeem waarmee je professionele offertes maakt, verstuurt en opvolgt. In plaats van Word of Excel gebruik je een tool die klantgegevens automatisch invult, statussen bijhoudt en de offerte direct omzet naar een werkbon als de klant akkoord gaat. OutSmart combineert offertesoftware met planning, werkbonnen en facturatie in een platform.

Je maakt een offerte in OutSmart in drie stappen:

• Open een werkbon of relatie en klik op Offerte aanmaken
• Voeg artikelen toe uit je catalogus, OutSmart vult prijzen automatisch in
• Verstuur via e-mail. De klant tekent digitaal op telefoon of laptop

Van aanvraag tot verzonden offerte duurt gemiddeld minder dan 5 minuten.

Ja. In de Offerte Layout editor bepaal je zelf hoe de offerte eruitziet. Je kunt je logo en huisstijl toevoegen, en kiezen welke kolommen je toont: artikelcode, omschrijving, aantal, prijs, BTW, korting en totaal. Elke offerte ziet er automatisch professioneel uit.

Een offerteschema is een set standaardinstellingen die je van tevoren instelt: BTW-percentage, valuta, PDF-layout, en of je automatisch herinneringen wil sturen. Je kunt meerdere schema's maken, zoals een schema voor onderhoud en een voor installaties, zodat het juiste schema automatisch is gekoppeld.

OutSmart toont de status van elke offerte in real time: Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen of Verlopen. Je krijgt een melding zodra de klant de offerte opent. Zo weet je precies wanneer je moet opbellen.

Ja. De klant ontvangt een link via e-mail en ondertekent digitaal op zijn telefoon, tablet of laptop zonder printen. De ondertekende offerte wordt automatisch als pdf opgeslagen in OutSmart en kan worden toegevoegd aan de werkbon.

Zodra een klant akkoord gaat, zet OutSmart de offerte met een klik om naar een werkbon. Alle artikelen, uursoorten en klantgegevens gaan automatisch mee, geen overtypen. De werkbon kan direct worden ingepland op het digitale planbord.

Ja. OutSmart is ontworpen voor servicebedrijven met een buitendienst, van 2 tot 200 medewerkers. De meeste bedrijven zijn binnen een dag operationeel. Je betaalt per gebruiker per maand, zonder lange contracten of opstartkosten.

Ja. Met de project-offerte integratie maak je vanuit elke offerte direct een nieuw project aan, genereer je een conceptproject op basis van de offerte-inhoud, of koppel je een bestaand project. Scope en fasen hoef je niet opnieuw in te voeren — de offerte-gegevens stromen automatisch door. Status en fasen blijven gesynchroniseerd tussen sales en uitvoering. De feature is beschikbaar als bèta voor accounts met offertes én projectmanagement ingeschakeld.

Ja. Met de offerte foto's bèta voeg je afbeeldingen toe aan elke offerte — denk aan productfoto's, locatieopnames of scopedetails. Je rangschikt ze, geeft ze een titel en bekijkt ze in een galerij. Afbeeldingen kunnen worden opgenomen in de PDF-output via offerte-layouts en je bepaalt via het schema of ze worden meegenomen bij conversie naar een werkbon.

Ja. Met offerte- en factuursecties splits je een document in gescheiden blokken met elk een eigen kopregel — per fase, locatie of werkpakket. De sectiestructuur is zichtbaar voor de klant en blijft behouden bij conversie naar project, werkbon of factuur als je dat instelt in het offerteschema. De feature is beschikbaar als bèta voor accounts op Boost-plan of hoger met offertes ingeschakeld.