WerkbonApp: jouw partner in efficiëntie

Veel gestelde vragen over digitale werkbonnen

• Wat is een werkbon?

  Een werkbon is een formulier dat wordt ingevuld door de buitendienstmedewerker. Deze vult voor elke klus die wordt uitgevoerd een aparte werkbon in. Op die werkbon vermeldt de medewerker:

  • De gegevens van de klant;
  • Zijn eigen gegevens;
  • De datum waarop hij de werkzaamheden heeft uitgevoerd;
  • Welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd;
  • Welke materialen hij heeft gebruikt om de werkzaamheden uit te voeren;
  • Hoe lang hij heeft gedaan over de klus
  • Eventuele aanvullende informatie (reistijd, bijzonderheden, met de klant gemaakte afspraken…).

  Het doel van een werkbon is om elke klus juist te kunnen afhandelen. De gegevens op de werkbon worden geadministreerd door een medewerker op kantoor. Dit zorgt ervoor dat zaken als onderhoudshistorie, facturatie en klantgegevens steeds up-to-date zijn.

• Waarom zou ik kiezen voor een werkbonapp?

  Een werkbonapp biedt je veel voordelen ten opzichte van de papieren werkbon. We noemen hier de belangrijkste:

  • Werkbon kwijt = verleden tijd. Een werkbon in een werkbonapp kun je onmogelijk kwijtraken, in tegenstelling tot papieren werkbonnen.
  • Elke werkbon is leesbaar. Onleesbare handschriften vormen geen probleem meer, want typen doet iedereen leesbaar.
  • Altijd op de hoogte. In de werkbonapp kun je gemakkelijk eerdere werkbonnen terugzoeken van dezelfde klant. Je weet dus precies wat de stand van zaken is voordat je een klant spreekt of aan een klus begint.
  • Snel en makkelijk je werkbon invullen. Je hebt, naast je telefoon of tablet, niets nodig om de werkbon in te vullen. Ook zonder pen of potlood, glad oppervlak om op te schrijven of een plek om te zitten vul je de werkbon snel in. Dan hoor ik je al denken "maar ik heb niet altijd internet bereik". Gelukkig werkt OutSmart ook volledig offline.
  • Geen onnodige belletjes van en naar kantoor. Je hoeft bijzonderheden niet meer door te bellen naar kantoor, want je stuurt de ingevulde werkbonnen direct terug naar kantoor. Ze zijn daar dus direct op de hoogte van de stand van zaken en hoeven je ook niet na te bellen omdat ze bijvoorbeeld je handschrift niet kunnen ontcijferen.

• Werkt jullie werkbonapp ook offline?

  Ja, OutSmart werkt ook offline. Als je als buitendienstmedewerker offline bent, kun je gewoon de digitale werkbon invullen in de app en opslaan, zoals je dat normaal ook doet. De werkbon wordt dan verstuurd naar kantoor op het moment dat je weer verbinding hebt.

• Werkt jullie app ook met iOS en Android?

  Ja, onze software en app werkt met beide besturingsprogramma’s.

• Kan ik werkbonnen ook klaarzetten voor in de toekomst?

  Ja, dit is juist één van de mooie mogelijkheden van OutSmart. Het is mogelijk om zo ver vooruit te plannen als je wilt. Al deze bonnen zijn overzichtelijk te bekijken in dan wel onze lijstweergave of op het planbord plus. Je kunt elke werkbon aan een buitendienstmedewerker toewijzen. Daarnaast kan je deze werkbon al grotendeels invullen met het projectnummer, type werk en de geplande werkzaamheden en benodigde materialen. Er is een instelling in de backoffice waarmee je kan aangeven hoeveel dagen van tevoren werkbonnen kunnen worden opgehaald in de app.

• Stuurt OutSmart meldingen als monteurs een werkbon niet afronden?

  Ja, OutSmart stuurt automatische pushmeldingen naar monteurs die een werkbon open hebben gelaten. Planners en backoffice ontvangen een e-mailsignaal bij het einde van de werkdag voor alle onafgeronde bonnen. Zo vallen er geen opdrachten tussen wal en schip en hoeft de backoffice niet handmatig te controleren welke bonnen nog open staan.

• Hoeveel extra handelingen kost OutSmart een monteur per dag?

  Een monteur doet in OutSmart drie handelingen per werkbon: opdracht openen, invullen en afsluiten met handtekening. Dat kost gemiddeld drie tot vijf minuten per bon. Zonder OutSmart besteedt dezelfde monteur gemiddeld vijftien tot twintig minuten per bon aan handgeschreven bonnen, telefonisch doorgeven van uren en corrigeren van fouten — blijkt uit OutSmart-klantdata.