Workflows

Standaardiseer je processen. Verhoog je kwaliteit.

Met de Power-Up Workflows bepaal je welke stappen medewerkers altijd moeten volgen bij een werkbon. Van het starten van een reistimer tot het registreren van materialen of het invullen van formulieren: elke stap staat vast, geen details worden overgeslagen.

Zo werk je altijd volgens één uniforme werkwijze: foutloos, compleet en consistent.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Workflow software

Combineer workflows en automatiseringen

De Power-Up workflows biedt flexibiliteit: je kunt per type werkbon of activiteit een eigen workflow instellen. Zo kan een reparatieproces andere verplichte stappen hebben dan een inspectie of installatie. Hierdoor sluit de werkwijze altijd aan bij de praktijk van jouw organisatie.

Workflows zijn bovendien te combineren met andere functies, zoals Automatiseringen. Dit maakt het mogelijk om vervolgacties automatisch te laten uitvoeren zodra een workflow-stap is afgerond. Zo integreer je standaardisatie en efficiëntie in één proces.

In de video links legt onze Tim je uit wat je van de power-up workflows kan verwachten.
 

Combineer workflows en automatiseringen

De Power-Up workflows biedt flexibiliteit: je kunt per type werkbon of activiteit een eigen workflow instellen. Zo kan een reparatieproces andere verplichte stappen hebben dan een inspectie of installatie. Hierdoor sluit de werkwijze altijd aan bij de praktijk van jouw organisatie.

Workflows zijn bovendien te combineren met andere functies, zoals Automatiseringen. Dit maakt het mogelijk om vervolgacties automatisch te laten uitvoeren zodra een workflow-stap is afgerond. Zo integreer je standaardisatie en efficiëntie in één proces.

Workflow visual 2
 

Praktijkvoorbeeld

Een onderhoudsbedrijf merkte dat monteurs regelmatig vergeten foto’s te maken van opgeleverde klussen. Met Workflows is ingesteld dat er altijd minimaal één foto moet worden toegevoegd voordat een werkbon kan worden afgerond. Sindsdien is de documentatie volledig en beschikt de backoffice over betrouwbaar bewijsmateriaal richting klanten en verzekeraars.

Voordelen
  • Standaardisatie van werkprocessen en registratie.
  • Flexibele inrichting per type werkbon of activiteit.
  • Consistente en complete data in de backoffice.
  • Combineerbaar met Automatiseringen voor maximale efficiëntie.
Workflow visual
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Workflow software van OutSmart automatiseert het volledige serviceproces voor buitendienstbedrijven: van binnenkomende melding en offerte via werkbon, planning en uitvoering tot facturatie. Elke processtap volgt automatisch de vorige op — kantoor en monteurs werken altijd met dezelfde actuele informatie, zonder handmatige overdrachten of dubbele invoer. OutSmart workflow software is beschikbaar vanaf €168 per jaar.

Met of zonder workflow software in OutSmart

Zo verandert het dagelijkse serviceproces als elke stap automatisch de volgende opstart.

ProcesstapZonder workflow softwareMet OutSmart workflow software
Melding ontvangen en registrerenE-mail of telefoon handmatig verwerken in spreadsheet of papierMelding direct registreren als werkbon — klantgegevens automatisch ingevuld
Offerte maken en opvolgenHandmatig offerte opmaken, versturen en losse opvolging bijhoudenOfferte vanuit de werkbon aanmaken, digitaal ondertekenen, automatisch opvolgen
Planning en toewijzingPlanner informeert monteur via telefoon of WhatsAppWerkbon automatisch zichtbaar in de OutSmart app van de aangewezen monteur
Factuur aanmaken na uitvoeringUren en materialen handmatig overtypen vanuit werkbon naar boekhoudpakketFactuur één klik aanmaken vanuit de afgesloten werkbon, direct naar boekhouding

Veelgestelde vragen over workflow software voor de buitendienst

Workflow software voor de buitendienst is software die het volledige serviceproces digitaal beheert — van binnenkomende melding via planning en werkbon tot facturatie. OutSmart automatiseert elke overdracht tussen processtappen: de planner ziet nieuwe meldingen direct, de monteur ontvangt de werkbon in zijn app en de factuur staat klaar zodra de klus is afgerond.
Een werkbonprogramma beheert alleen de werkbon zelf. Workflow software van OutSmart omvat het volledige serviceproces: relatiebeheer, offertes, planning, werkbonnen, tijdregistratie, formulieren en facturatie in één systeem. Elke stap is verbonden — geen losse tools, geen handmatige overdrachten.
Ja, OutSmart koppelt met de meestgebruikte boekhoudpakketten: Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Twinfield. Facturen, klantgegevens en nacalculatieregels worden automatisch gesynchroniseerd. Zo hoef je gegevens slechts één keer in te voeren.
De basisinrichting van OutSmart — werkbontypen, medewerkers, statussen en een boekhoudkoppeling — is doorgaans binnen één à twee werkdagen operationeel. OutSmart biedt begeleide onboarding en een implementatieconsultant die samen met je de workflow inricht op jouw serviceproces.
Ja, monteurs werken via de OutSmart app op iOS of Android. Ze zien hun geplande werkbonnen, ontvangen nieuwe opdrachten direct, vullen formulieren in op locatie, registreren uren en sluiten werkbonnen digitaal af — ook offline. Zodra er verbinding is, synchroniseert alles automatisch.
OutSmart is beschikbaar vanaf €168 per jaar voor het Launch-abonnement. De prijs is afhankelijk van het gekozen abonnement en het aantal gebruikers. Bekijk de actuele tarieven op de OutSmart prijspagina of vraag een offerte aan.

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo