Workflow software

Een goede workflow zorgt voor productiviteit en rust. Juist op het gebied van workflow gaat het vaak mis: er is geen overzicht of mensen werken langs elkaar heen. Bij bedrijven met een buitendienst laat de samenwerking tussen binnen- en buitendienst bijvoorbeeld regelmatig te wensen over.

OutSmart levert workflow software speciaal voor bedrijven met een buitendienst. Wij dachten namelijk, heel eigenwijs, dat die barrière tussen kantoormedewerkers en mensen in de field service voor heel wat verbetering vatbaar was. Het resultaat is OutSmart, en of OutSmart ook echt je binnen- en buitendienst integreert in één perfecte workflow, dat is aan jou om te beslissen.

Ontdek de voordelen van workflow software

Allen in de (work)flow

 

Zowel op kantoor als in je buitendienst wil je een workflow creëren die werkt, en die workflows moeten moeiteloos in elkaar overlopen en met elkaar samenwerken. OutSmart is ervoor bedoeld om de perfecte verbinding tussen binnen en buiten te zijn, waardoor je werkprocessen soepel verlopen en iedereen altijd up-to-date is.

Je orders op orde

 

Orde in je orders, zowel voor je medewerkers op kantoor als voor je buitendienst: daar zorgt de workflow software van OutSmart voor. Geen gezoek meer naar spoorloos verdwenen werkbonnen, geen gesteggel meer over onduidelijke opdrachten per telefoon en al helemaal geen frustratie meer omdat het tussen wal en schip zo’n enorme rommel is.

Test OutSmart gratis

 

Inmiddels hebben we geleerd: de workflow software van OutSmart verkoopt zichzelf wel. We kunnen je een mooi verhaal vertellen (zoals hieronder), maar het werkt het best als jij zelf de proef op de som neemt. Daarom kun je OutSmart een maand lang gratis testen. Zonder aankoopverplichting of addertjes onder het gras.

Wat is workflow?

Van workflow software ga je het nut natuurlijk pas inzien als je helder hebt wat workflow is en wat je wint bij een goede workflow.

In feite is een workflow niets meer dan een goede, systematische manier waarop je je werk verricht om een bepaald resultaat te behalen. Je hebt een doel en stelt van tevoren een plan op om dat doel te bereiken. Dat plan is je workflow. Als je je workflow volgt, kom je steeds dichter bij je doel.

Vaak bestaat een workflow uit meerdere ‘kleine workflows’ die door elkaar heen lopen. Stel dat je planner bent voor een transportbedrijf. Je workflow heeft dan als doel om alle klanten op tijd en naar volle tevredenheid hun levering te doen ontvangen. Die workflow bestaat weer uit meerdere kleine workflows. Je hebt bijvoorbeeld een workflow om je orders voor deze maand in te plannen, en daarnaast heb je een andere workflow om orders die je telefonisch binnenkrijgt op te volgen. Die twee kleine workflows grijpen in elkaar, dus je takenpakket voor deze twee taken ziet er in chronologische volgorde zo uit:

  1. Je verwerkt de telefonisch binnengekomen orders in het systeem, zodat ze klaarstaan om ingepland te worden.
  2. Je plant alle orders voor deze maand, dus ook de orders die je bij stap 1 hebt aangemaakt.

Zoals je ziet: je workflow bestaat uit meerdere ‘kleine workflows’ of ‘bouwstenen’, die samen je overall workflow vormen.

Wat kun je met workflow software?urenregistratie en facturen

Het perfecte antwoord op de vraag wat je met workflow software kunt, zou eigenlijk ‘alles!’ moeten zijn. JE workflow software moet dienstdoen als workflow management: alles moet geregeld zijn, aan alles moet gedacht zijn. Dat wil zeggen: je wilt alles op je werk in één systeem kunnen plannen, tracken, registreren, communiceren, rapporteren. Daar vallen dus zaken onder als:

Pas op het moment dat alles in één systeem zit, aan elkaar gekoppeld is en met elkaar communiceert, kun je eigenlijk spreken van workflow software. Ga maar na: als je steeds informatie handmatig moet terugzoeken in allerlei losse systemen, is er niet echt sprake meer van een workflow. Je jaagt de workflow na, maar wordt steeds weer met je beide benen op de grond gezet als je software je tegenwerkt en jij dus een soort Hoofd Documentatie bent, of nog erger, Hoofd Troubleshooting.

Waar moet een workflow management systeem voor zorgen?

Goed, je zoekt dus een goed workflow management systeem dat doet wat het belooft en dat écht orde in de chaos schept en zorgt dat alles ‘als vanzelf’ goed loopt.

Wat ons betreft zijn er twee zaken van groot belang bij een workflow. Deze twee zaken kunnen een goede workflow maken of breken:

Overzicht

Alles staat of valt met overzicht in je werkzaamheden. Vaak ontstaat onrust en stress op het werk niet door drukte, maar door een gebrek aan overzicht. Je hebt een duidelijke planning nodig en een uitgestippeld pad.

Natuurlijk is het niet erg als je daar zo nu en dan van afwijkt, zolang je maar niet verdwaalt en het einddoel steeds helder voor ogen houdt.

Communicatie

Je bent geen eiland, maar werkt samen met en bent afhankelijk van je collega’s, zowel je collega’s op kantoor als je collega’s in de buitendienst. Om je werk goed te kunnen doen en te kunnen inspelen op de laatste ontwikkelingen, heb je doorlopend inzicht nodig in de laatste stand van zaken. Wat doen je collega’s? Waar lopen zij tegenaan? Hoe staat het met de voorraad? Wat was het probleem met klus A, is klus B nu wel of niet naar tevredenheid uitgevoerd?

Om steeds van alles op de hoogte te zijn, is communicatie nodig. Oftewel: jij moet communiceren met collega’s, maar je workflow management systeem moet dat ook doen. Alleen op die manier ben en blijf je up-to-date.

Overzicht en duidelijke communicatie, dat is wat ik nodig heb!

Je workflow maken met OutSmart

Steeds meer bedrijven met een buitendienst maken handig gebruik van OutSmart als workflow software. OutSmart is namelijk:

  • Gemakkelijk in gebruik;
  • De perfecte verbinding tussen je buitendienst en je plannings- en administratieteams op kantoor;
  • Slim te koppelen aan heel veel verschillende boekhoudsystemen, ERP’s en CRM’s (bekijk de bestaande integraties);
  • Gratis te testen zonder dat je je rekeninggegevens hoeft achter te laten, dus je kunt je er geen buil aan vallen.

We leggen je graag uit hoe een workflow maken met OutSmart werkt. Centraal staan dus overzicht en communicatie.

Altijd perfect overzicht op kantoor

OutSmart is workflow management software die werkt als een interactief documentatiesysteem. De kantoormedewerkers beschikken met OutSmart over uitgebreide software voor plannen, offreren, rapporteren en factureren. Ze zien de positie van de buitendienstmedewerkers realtime op een kaart en kunnen gemakkelijk ingrijpen door last minute de planning aan te passen. Over zo’n wijziging in de planning hoeven ze de field service niet na te bellen, want de omgeplande buitendienstmedewerker krijgt direct bericht van de verandering.

Alles overzichtelijk in één workflow app voor buitendienstmedewerkers

Je medewerkers in de field service hebben een handige workflow app met alles wat zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. De papierwinkel rondom klussen is verleden tijd voor de buitendienst: voortaan doen ze aan workflow management met een slimme app, en het kost nog eens minder tijd ook.

Eén app voor alle informatie over en registratie van hun werkzaamheden: dat zorgt voor overzicht. Zij hebben direct inzicht in hun planning, krijgen een notificatie als hun planning is gewijzigd en hebben toegang tot de geschiedenis van objecten. Beginnen zij aan hun klus, dan gebruiken ze de prikklokfunctie en registreren zo automatisch hun uren. Na afloop is het een kwestie van de uren bevestigen en foto’s toevoegen. De hele documentatie voor de buitendienstmedewerker is vervolgens rond. Tijd voor de volgende klus!

Speciale Workflow functie in de appWorkflow in de OutSmart app

Het is mogelijk om met workflows te werken in de OutSmart app. Deze kun je zelf aanmaken in de backoffice.

Met de Workflowfunctie kan een buitendienstmedewerker niets vergeten: hij doorloopt bij elke klus een werkbon van A tot Z, steeds op dezelfde manier, en kan dus geen enkel invulonderdeel over het hoofd zien.

Dit bespaart de buitendienstmedewerker, maar ook de medewerkers op kantoor een hoop (telefoon)tijd en frustratie. De field service kan niets vergeten in te vullen en medewerkers op kantoor krijgen zo altijd alle informatie die ze nodig hebben.

De algehele workflow binnen het bedrijf verloopt op die manier soepel, doordat iedereen de benodigde info krijgt om de vervolgstappen van het werkproces te doorlopen.

Hiernaast hebben wij even een voorbeeld workflow gemaakt. Zoals je ziet: de buitendienstmedewerker kan hier alsnog de belangrijkste informatie van de werkbon inzien. Daarnaast zal hij via de voorgeselecteerde stappen de werkbon gaan uitvoeren en invullen.

Moeiteloze communicatie tussen kantoor- en buitendienstmedewerkers

Alles werkt binnen de workflow software van OutSmart met elkaar samen. Buitendienst en kantoormedewerkers staan automatisch met elkaar in verbinding en hun taken lopen moeiteloos in elkaar over.

Orders die op kantoor worden ingepland, verschijnen automatisch in de app van de buitendienstmedewerker, samen met de bijbehorende digitale werkbon. Hij ziet direct zijn planning en weet waar hij verwacht wordt. Realtime aanpassingen maken in een digitaal planbord? Kan gewoon, de buitendienstmedewerker krijgt hiervan directe een notificatie, dus nabellen is niet nodig.

Is een klus klaar? Je buitendienstmedewerker bevestigt dit in een paar klikken in de app en zijn urenregistratie is direct up-to-date. Hij maakt foto’s van zijn werk, voegt die toe in de app en vraagt vervolgens direct om een handtekening van de klant. De voltooide klus mét akkoord van de klant stuurt de buitendienstmedewerker vanuit de app direct terug naar kantoor. Daar staat de factuur al klaar en in een paar klikken wordt die doorgestuurd naar de klant.

Hoe is jouw workflow met OutSmart? Probeer het gratis uit!

Zit jij met een frons op je voorhoofd te lezen over OutSmart als workflow software, omdat je nog maar moet zien of het voor jou ook echt zo handig is? Dan ben jij ons perfecte proefkonijn voor een gratis maand OutSmart! Heb je momenteel:

  • Een frustrerende workflow waarin je altijd belangrijke gegevens kwijt bent?
  • Behoefte aan rust en regelmaat in je werkprocessen?
  • Een buitendienst die om de haverklap hun papieren werkbonnen kwijtmaakt?
  • Je buik vol van die eindeloze administratie die steeds achterloopt?

Probeer de workflow software van OutSmart dan gratis en voor niets! Dit is wat je krijgt:

  • Een maand lang gratis toegang tot alle functionaliteiten van OutSmart
  • Goede support die tijdens werktijden al je vragen direct beantwoordt

Ik ben het perfecte proefkonijn en wil OutSmart gratis proberen!