Workflow software

Een goede workflow zorgt voor productiviteit en rust. Juist op het gebied van workflow gaat het vaak mis: er is geen overzicht of mensen werken langs elkaar heen. Bij bedrijven met een buitendienst laat de samenwerking tussen binnen- en buitendienst bijvoorbeeld regelmatig te wensen over.

OutSmart levert workflow software speciaal voor bedrijven met een buitendienst. Wij dachten namelijk, heel eigenwijs, dat die barrière tussen kantoormedewerkers en mensen in de field service voor heel wat verbetering vatbaar was.

Het resultaat is OutSmart, en of OutSmart ook echt je binnen- en buitendienst integreert in één perfecte workflow, dat is aan jou om te beslissen. Onze automatiseringen zorgen er in ieder geval voor dat je klussen en vakmannen eenvoudig, flexibel en overzichtelijk in kunt plannen.

WorkFlowFox-2-1920x1080
probeer nu gratis

Ontdek de voordelen van onze workflow software

Allen in de juiste (work)flow

 

Zowel op kantoor als in je buitendienst wil je een workflow creëren die werkt, en die workflows moeten moeiteloos in elkaar overlopen en met elkaar samenwerken. OutSmart is dé oplossing om de perfecte verbinding tussen binnen en buiten te zijn, waardoor je werkprocessen soepeler verlopen en iedereen altijd up-to-date is.

Geen spoorloos verdwenen orders: Altijd op orde

 

Orde in je orders, zowel voor je medewerkers op kantoor als voor je buitendienst: daar zorgt de workflow software van OutSmart voor. Geen gezoek meer naar spoorloos verdwenen werkbriefjes, geen gesteggel meer over onduidelijke opdrachten per telefoon en al helemaal geen frustratie meer omdat het tussen wal en schip zo’n enorme rommel is.

Gratis testen

 

Inmiddels hebben we geleerd: de workflow software van OutSmart verkoopt zichzelf wel. We kunnen je een mooi verhaal vertellen (zoals hieronder), maar het werkt het best als jij zelf de proef op de som neemt. Daarom kun je OutSmart gratis testen. Zonder aankoopverplichting of addertjes onder het gras.

Wat is workflow software?

Van workflow software ga je het nut natuurlijk pas inzien als je helder hebt wat workflow is en wat je wint bij een goede workflow.

In feite is een workflow niets meer dan een goede, systematische manier waarop je je werk verricht om een bepaald resultaat te behalen. Je hebt een doel en stelt van tevoren een plan op om dat doel te bereiken. Dat plan is je workflow. Als je je workflow volgt, kom je steeds dichter bij je doel.

Vaak bestaat een workflow uit meerdere ‘kleine workflows’ die door elkaar heen lopen. Stel dat je planner bent voor een transportbedrijf. Je workflow heeft dan als doel om alle klanten op tijd en naar volle tevredenheid hun levering te doen ontvangen. Die workflow bestaat weer uit meerdere kleine workflows. Je hebt bijvoorbeeld een workflow om je orders voor deze maand in te plannen, en daarnaast heb je een andere workflow om orders die je telefonisch binnenkrijgt op te volgen. Die twee kleine workflows grijpen in elkaar, dus je takenpakket voor deze twee taken ziet er in chronologische volgorde zo uit:

  1. Je verwerkt de telefonisch binnengekomen orders in het systeem, zodat ze klaarstaan om ingepland te worden.
  2. Je plant alle orders voor deze maand, dus ook de orders die je bij stap 1 hebt aangemaakt.

Zoals je ziet: je workflow bestaat uit meerdere ‘kleine workflows’ of ‘bouwstenen’, die samen je overall workflow vormen.



Wat kun je met workflow software?

Het perfecte antwoord op de vraag wat je met workflow software kunt, zou eigenlijk ‘alles!’ moeten zijn. Je kunt zelf je volledige workflow bouwen, automatiseren en optimaliseren. Automatisch signalen zorgen ervoor dat automatisch facturen worden verstuurd na afronden van een workflow.

Je workflow software moet dienstdoen als workflow management: alles moet geregeld zijn, aan alles moet gedacht zijn. Dat wil zeggen: je wilt alles op je werk in één systeem kunnen plannen, tracken, registreren, communiceren, rapporteren. Daar vallen dus zaken onder als:

  • Projectplanning
  • Personeelsplanning
  • Urenregistratie
  • Live updates van de werkzaamheden
  • Facturatie
  • Automatische berichten aan klanten (afspraakbevestigingen, betalingsverzoeken, herinneringen)

Pas op het moment dat alles in één systeem zit, aan elkaar gekoppeld is en met elkaar communiceert, kun je eigenlijk spreken van workflow software. Ga maar na: als je steeds informatie handmatig moet terugzoeken in allerlei losse systemen, is er niet echt sprake meer van een workflow. Je jaagt de workflow na, maar wordt steeds weer met je beide benen op de grond gezet als je software je tegenwerkt en jij dus een soort Hoofd Documentatie bent, of nog erger, Hoofd Troubleshooting.

 

urenfacturen

Waar moet een workflow systeem voor zorgen?

Goed, je zoekt dus een goed workflow management systeem dat doet wat het belooft en dat écht orde in de chaos schept en zorgt dat alles ‘als vanzelf’ goed loopt.

Wat ons betreft zijn er twee zaken van groot belang bij een workflow. Deze twee zaken kunnen een goede workflow maken of breken:

 

 

Overzicht

Alles staat of valt met overzicht in je werkzaamheden. Vaak ontstaat onrust en stress op het werk niet door drukte, maar door een gebrek aan overzicht. Je hebt een duidelijke planning nodig en een uitgestippeld pad.

Natuurlijk is het niet erg als je daar zo nu en dan van afwijkt, zolang je maar niet verdwaalt en het einddoel steeds helder voor ogen houdt.

 
 
Out-smart_Ontdek-Buitendienst-1280x931-1
Out-smart_Contact-header-visual-1280x595

Communicatie

Je bent geen eiland, maar werkt samen met en bent afhankelijk van je collega’s, zowel je collega’s op kantoor als je collega’s in de buitendienst. Om je werk goed te kunnen doen en te kunnen inspelen op de laatste ontwikkelingen, heb je doorlopend inzicht nodig in de laatste stand van zaken. Wat doen je collega’s? Waar lopen zij tegenaan? Hoe staat het met de voorraad? Wat was het probleem met klus A, is klus B nu wel of niet naar tevredenheid uitgevoerd?

Om steeds van alles op de hoogte te zijn, is communicatie nodig. Oftewel: jij moet communiceren met collega’s, maar je workflow systeem moet dat ook doen. Alleen op die manier ben en blijf je up-to-date.

 

Nog geen gratis proefaccount? 

GRATIS PROEFACCOUNT

Je digitale workflow maken met OutSmart

Automatiseringen maken het werk eenvoudiger en zorgen voor verbeterde processen. Met de workflow software van OutSmart heb je altijd inzicht en overzicht in de actuele gegevens van projecten en medewerkers. Steeds meer bedrijven met een buitendienst maken handig gebruik van OutSmart als workflow software.

OutSmart is namelijk een betrouwbare partner:

  • De app is eenvoudig in gebruik;
  • Wij zijn de perfecte verbinding tussen je buitendienst en je plannings- en administratieteams op kantoor;
  • Alle onderdelen zijn slim te koppelen aan heel veel verschillende boekhoudsystemen, ERP’s en CRM’s (bekijk de bestaande integraties);
  • Je kunt gratis testen zonder dat je je rekeninggegevens hoeft achter te laten, dus je kunt je er geen buil aan vallen.

We leggen je graag uit hoe een workflow maken met OutSmart werkt. Centraal staan dus overzicht en communicatie.

 

 

Altijd perfect overzicht op kantoor

OutSmart is workflow software die werkt als een interactief documentatiesysteem. De kantoormedewerkers beschikken met OutSmart over uitgebreide software voor plannen, offreren, rapporteren en factureren. Ze zien de positie van de buitendienstmedewerkers realtime op een kaart en kunnen gemakkelijk ingrijpen door last minute de planning aan te passen. Over zo’n wijziging in de planning hoeven ze de field service niet na te bellen, want de omgeplande buitendienstmedewerker krijgt direct bericht van de verandering.

 
 
Out-smart_Functies-Digitaal-plannen-1280x659-2

Speciale Workflow functie in de app

Het is mogelijk om met workflows te werken in de OutSmart app. Deze kun je zelf aanmaken in de backoffice.

Met de Workflowfunctie kan een buitendienstmedewerker niets vergeten: hij doorloopt bij elke klus een werkbon van A tot Z, steeds op dezelfde manier, en kan dus geen enkel invulonderdeel over het hoofd zien.

Dit bespaart de buitendienstmedewerker, maar ook de medewerkers op kantoor een hoop (telefoon)tijd en frustratie. De field service kan niets vergeten in te vullen en medewerkers op kantoor krijgen zo altijd alle informatie die ze nodig hebben.

De algehele workflow binnen het bedrijf verloopt op die manier soepel, doordat iedereen de benodigde info krijgt om de vervolgstappen van het werkproces te doorlopen.

Hiernaast hebben wij even een voorbeeld workflow gemaakt. Zoals je ziet: de buitendienstmedewerker kan hier alsnog de belangrijkste informatie van de werkbon inzien. Daarnaast zal hij via de voorgeselecteerde stappen de werkbon gaan uitvoeren en invullen.

 



WorkFlow-3-1162x1280
Out-smart_Kickstart-Service-scaled-1280x817-2

Moeiteloze communicatie tussen kantoor- en buitendienstmedewerkers

Alles werkt binnen de workflow software van OutSmart met elkaar samen. Buitendienst en kantoormedewerkers staan automatisch met elkaar in verbinding en hun taken lopen moeiteloos in elkaar over.

Orders die op kantoor worden ingepland, verschijnen automatisch in de app van de buitendienstmedewerker, samen met de bijbehorende digitale werkbon. Hij ziet direct zijn planning en weet waar hij verwacht wordt. Realtime aanpassingen maken in een digitaal planbord? Kan gewoon, de buitendienstmedewerker krijgt hiervan directe een notificatie, dus nabellen is niet nodig.

Is een klus klaar? Je buitendienstmedewerker bevestigt dit in een paar klikken in de app en zijn urenregistratie is direct up-to-date. Hij maakt foto’s van zijn werk, voegt die toe in de app en vraagt vervolgens direct om een handtekening van de klant. De voltooide klus mét akkoord van de klant stuurt de buitendienstmedewerker vanuit de app direct terug naar kantoor. Daar staat de factuur al klaar en in een paar klikken wordt die doorgestuurd naar de klant.

Weten of een workflow programma voor jouw bedrijf werkt? Probeer het gratis uit!

Zit jij met een frons op je voorhoofd te lezen over OutSmart als workflow software, omdat je nog maar moet zien of het voor jou ook echt zo handig is? Dan ben jij ons perfecte proefkonijn voor een gratis proefperiode bij OutSmart! Heb je momenteel:

  • Een frustrerende workflow waarin je altijd belangrijke gegevens kwijt bent?
  • Behoefte aan rust en regelmaat in je werkprocessen?
  • Een buitendienst die om de haverklap hun papieren werkbonnen kwijtmaakt?
  • Je buik vol van die eindeloze administratie die steeds achterloopt?

Probeer de workflow software van OutSmart dan gratis en voor niets! Dit is wat je krijgt:

  • Gratis toegang tot alle functionaliteiten van OutSmart
  • Goede support die tijdens werktijden al je vragen direct beantwoordt
 

Nog geen proefaccount? 

GRATIS PROEFACCOUNT