Workflows

Arbeitsprozesse standardisieren und steuern.

Mit dem Power-Up Workflows legst du feste Schritte fest, die deine Mitarbeitenden in der App bei der Ausführung eines Arbeitsauftrags befolgen müssen. Zum Beispiel das verpflichtende Starten eines Fahrt-Timers, die Erfassung von Materialien oder das Ausfüllen eines Formulars, bevor ein Auftrag abgeschlossen werden kann.

So stellst du sicher, dass alle nach der gleichen, klaren Vorgehensweise arbeiten.

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Einheitliche Abläufe für mehr Qualität

Durch den Einsatz von Workflows steuerst du die Qualität deiner Auftragsabwicklung und Dokumentation. Mitarbeitende können keine wichtigen Schritte überspringen – so bleibt die Verwaltung vollständig, korrekt und nachvollziehbar. Das reduziert Fehler, sorgt für konsistentere Ergebnisse und stellt sicher, dass alle Daten im Backoffice im gleichen Format verfügbar sind.

Das Power-Up bietet dir maximale Flexibilität: Du kannst für jeden Arbeitsauftragstyp oder jede Aktivität einen eigenen Workflow einrichten. So hat ein Reparaturprozess beispielsweise andere Pflichtschritte als eine Inspektion oder Installation. Damit passt der Ablauf immer genau zu deiner Praxis und deinem Betrieb.

Workflows lassen sich außerdem mit anderen Funktionen wie Automatisierungen kombinieren. So kannst du Folgeaktionen automatisch ausführen lassen, sobald ein Workflow-Schritt abgeschlossen ist – etwa eine E-Mail versenden oder eine Aufgabe erstellen. Dadurch verbindest du Standardisierung und Effizienz in einem durchgängigen Prozess.

Praxisbeispiel

Ein Wartungsunternehmen stellte fest, dass Monteure häufig vergaßen, Fotos von erledigten Arbeiten zu machen. Mit Workflows wurde festgelegt, dass vor dem Abschluss eines Arbeitsauftrags mindestens ein Foto hinzugefügt werden muss. Seitdem ist die Dokumentation vollständig, und das Backoffice verfügt über zuverlässige Nachweise für Kunden und Versicherungen.

Vorteile

Arbeitsprozesse und Registrierungen standardisieren
Flexible Einrichtung je nach Arbeitsauftragstyp oder Aktivität
Konsistente und vollständige Daten im Backoffice
Kombinierbar mit Automatisierungen für maximale Effizienz

Außendienstprozesse mit und ohne OutSmart Workflows

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Prozesse definieren	Schulung und Hoffnung, dass alle es wissen	Workflow im System hinterlegt — immer sichtbar für Techniker
Schritte überwachen	Nachfragen oder Kontrollbesuche	System zeigt, welcher Schritt abgeschlossen ist
Pflichtdokumentationen sicherstellen	Schwer durchzusetzen	Pflichtfelder im Workflow — Auftrag kann nicht ohne sie abgeschlossen werden
Neue Techniker einarbeiten	Lange Einarbeitungszeit, viele Fehler	Workflow führt den Techniker Schritt für Schritt — sofort einsatzbereit
Compliance nachweisen	Papierprotokolle, die verloren gehen	Digitaler Nachweis pro Arbeitsauftrag — jederzeit abrufbar

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Arbeitsauftrage per Jahr

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Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

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Twan van Horssen, Mobility Installations

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Häufige Fragen zu Workflows in OutSmart

Workflows sind vordefinierte Prozessabläufe, die Techniker in der App Schritt für Schritt durchführen. Für jeden Auftragstyp kannst du festlegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen — mit Pflichtfeldern, Fotos und Freigaben. So werden Prozesse standardisiert und Fehler vermieden.

Im OutSmart-Dashboard öffnest du den Workflow-Editor und definierst die Schritte: Name, Reihenfolge, Pflichtfelder, erforderliche Fotos und optionale Freigaben. Den fertigen Workflow weist du einem oder mehreren Auftragstypen zu. Techniker sehen ihn automatisch in der App.

Pflichtschritte können so konfiguriert werden, dass der Auftrag erst abgeschlossen werden kann, wenn alle Schritte erledigt sind. Optionale Schritte können übersprungen werden. So stellst du sicher, dass kritische Prozesse immer eingehalten werden.

Ja. Du kannst beliebig viele Workflows erstellen und sie verschiedenen Auftragstypen zuweisen — z. B. einen Workflow für Erstinstallationen, einen anderen für Wartungen und einen für Notfallreparaturen.

Ja. Workflows sind ideal für compliance-relevante Prozesse: jeder Schritt wird mit Zeitstempel und Technikername protokolliert. Der digitale Nachweis ist sofort abrufbar — ohne Papierprotokolle.

Workflows sind in allen OutSmart-Paketen enthalten — ab €168/Jahr (Launch, 1 Nutzer). Erweiterte Automatisierungen sind als Power-Up erhältlich. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte.

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