Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
Isto é familiar?
O registo de horas custa tempo todas as semanas
Folhas de papel, recálculos manuais em Excel e nenhum controlo real sobre o que foi efetivamente trabalhado.
"As horas extra são recalculadas à mão, todas as semanas"
As folhas de horas acabam numa folha de cálculo e, depois, alguém tem de recalcular manualmente as horas extra e os suplementos — semana após semana.
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"Tempo de viagem e tempo de trabalho confundem-se"
Sem uma separação clara, nunca fica claro quanto tempo foi mesmo trabalhado e quanto foi só deslocação — o que gera discussões no processamento salarial.
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"As folhas de papel perdem-se"
Uma folha na carrinha, outra no bolso do casaco — no final do mês falta sempre uma, e a faturação atrasa.
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"É preciso confiar, sem qualquer controlo, que as horas ficam bem registadas"
Sem supervisão, resta apenas a esperança de que cada técnico regista o seu tempo de forma honesta e completa.
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"As horas internas não têm onde ficar registadas"
Armazém, manutenção da viatura, reuniões — esse tempo não pode ser associado a nenhuma ordem de trabalho, por isso desaparece da visão geral.
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"Quase metade do tempo semanal é gasto só a registar horas"
Num inquérito recente, quase metade das equipas afirmou gastar entre 1 e 3 ou mais horas por semana apenas com o registo de horas.
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Tempo e custos sempre claros
Tudo aparece num único resumo, para ver exactamente quantas horas foram feitas por dia, semana ou mês. O módulo permite igualmente registar despesas, como o carregamento do recibo de uma peça comprada durante o percurso. Desta forma, obtém-se não só uma visão sobre o tempo, mas também sobre os custos incorridos durante o trabalho.
Graças a esta visão completa, as empresas podem fazer melhores escolhas. As horas e os custos são facilmente calculáveis para os clientes e constituem uma base fiável para a faturação e os relatórios.
Exemplo prático
Uma empresa de limpeza de estufas usou as Folhas de Horas para acompanhar, além das horas das ordens de trabalho, as horas do pessoal administrativo. Estes colaboradores receberam uma licença especial para registar tempo sem necessitar de preencher uma ordem de trabalho. A administração ficou completa sem precisar de licenças adicionais para utilizadores completos do OutSmart.
Benefícios
- Registo completo de horas, ligado às ordens de trabalho e tarefas soltas.
- Visão sobre tempo e custos graças ao registo de despesas.
- Melhor controlo sobre faturação e eficiência interna.
- Licenças flexíveis para colaboradores que apenas registam tempo.
Registo Digital de Horas Horas registadas na app — entrada, saída e pausa com um toqueVantagem: Zero folhas de papel — registo preciso e imediato Com o OutSmart, os técnicos registam a entrada e saída diretamente na app do telemóvel. O registo é feito no local com GPS — sem possibilidade de registar horas em casa ou no escritório. As pausas são também registadas para conformidade legal. Para obras com deslocação, a OutSmart distingue automaticamente o tempo de viagem do tempo de trabalho efetivo. Os registos estão disponíveis no escritório em tempo real — sem esperar pelo fim da semana para receber folhas.
"Acabámos com as folhas de papel — o registo de horas ficou preciso e sem disputas." Niels Luijten · Dyzle |
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Despesas e Quilómetros
Despesas e quilómetros na mesma app das horasVantagem: sem folhas de despesas à parte — tudo fica pronto para faturação Além do tempo de trabalho e de viagem, os técnicos registam também despesas e quilómetros diretamente na app — com uma fotografia do recibo. Já não é preciso um papel à parte nem uma folha de cálculo isolada. O subsídio de quilómetros é calculado automaticamente de acordo com a tarifa configurada, e fica associado à ordem de trabalho ou registado como lançamento interno, não faturável.
"100% das ordens de trabalho corretas garantem 50% menos tempo gasto em administração."
Pascal Hanenbergh · Hanenbergh Techniek
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Aprovação de Horas Gestor aprova horas online — antes de ir para saláriosVantagem: Controlo antes do pagamento — erros corrigidos a tempo No OutSmart, o gestor revê as horas registadas por cada técnico numa vista semanal: horas por dia, tipo de trabalho e eventuais anomalias (horas em excesso, pausas em falta). A aprovação é feita online com um clique. Horas rejeitadas voltam ao técnico para correção com um comentário explicativo. O ciclo de aprovação fica documentado — útil em caso de disputas ou auditoria.
"Aprovamos as horas de 12 técnicos em 20 minutos toda semana — antes demorava um dia inteiro." Kimberley · Oostendorp Nederland |
Exportação para Salários Horas aprovadas exportadas para salários — sem recalcularVantagem: Processamento de salários em minutos — sem erros de transcrição Depois de aprovadas, as horas do OutSmart são exportadas diretamente para o sistema de processamento de salários: Nmbrs, Afas Profit, ou exportação CSV para qualquer sistema. Sem recálculo manual, sem erros de transcrição. Para técnicos com diferentes tarifas (horária, horas extra, subsídios), a OutSmart aplica as regras automaticamente. O relatório de horas por técnico, por tipo e por período está sempre disponível para conferência.
"O processamento de salários passou de meio dia para 30 minutos — e sem erros." Tom Groot · VKS Schiedam |
Por setor
Adapta-se a qualquer setor de trabalho no terreno
O registo de horas da OutSmart funciona para qualquer empresa com técnicos no terreno.
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