O modelo funciona no Excel e no Google Sheets? +
Sim. É um ficheiro .xlsx normal e funciona sem alterações no Excel, no Google Sheets, no LibreOffice e no Numbers. As células com fórmulas estão protegidas para evitar alterações acidentais; as células de preenchimento estão marcadas a amarelo. Não existe palavra-passe, pelo que tudo pode ser ajustado.
O que inclui o modelo? +
Sete separadores: uma folha de instruções, Definições (técnicos, tarifas, clientes, tipos de trabalho, horas normais), uma folha semanal imprimível por técnico, um registo de horas para 20 técnicos e 500 linhas, um resumo por cliente e projeto, um resumo por técnico e uma semana de exemplo totalmente preenchida.
O modelo calcula automaticamente as horas extraordinárias e as deslocações? +
Sim. Basta indicar a hora de início, a hora de fim e a pausa; o modelo calcula as horas trabalhadas. As horas extraordinárias resultam das horas normais por semana definidas pela empresa, as horas de deslocação são indicadas por linha e os quilómetros são calculados com o subsídio definido. As deslocações podem ser faturadas a uma percentagem diferente da tarifa horária.
É possível debitar horas por cliente ou por projeto? +
Sim. Cada linha de horas é associada a um cliente e a um projeto. O separador Por cliente e projeto mostra, para cada cliente e cada projeto, as horas trabalhadas, as horas facturáveis, o valor a faturar, o custo salarial e a margem que resta.
Como se sabe quantas horas são facturáveis? +
Cada tipo de trabalho recebe em Definições o estado facturável ou não facturável. Reuniões, formação, trabalhos de garantia e férias ficam como não facturáveis. A folha semanal e o resumo por técnico apresentam depois automaticamente uma percentagem facturável.
É possível manter o registo de horas numa folha de cálculo? +
Sim. O artigo 202.º do Código do Trabalho não impõe um sistema específico: exige que o registo esteja em local acessível e permita consulta imediata. O que a lei fixa é o conteúdo — as horas de início e de termo do trabalho e as interrupções que nele não se compreendam, de modo a apurar as horas prestadas por dia e por semana. Um total diário não é suficiente, e é por isso que a folha semanal tem colunas separadas para início, fim e pausa.
Durante quanto tempo é preciso conservar o registo dos tempos de trabalho? +
Cinco anos, nos termos do n.º 4 do artigo 202.º do Código do Trabalho. O prazo abrange o registo dos tempos de trabalho, a declaração de isenção de horário e o acordo previsto na alínea f) do n.º 3 do artigo 226.º. Convém guardar um ficheiro por ano e não substituir semanas antigas por novas.
Que subsídio por quilómetro utiliza o modelo? +
0,40 € por quilómetro, o limite isento de IRS para a utilização de viatura própria do trabalhador ao serviço da empresa. É um limite fiscal e não um valor obrigatório: pode ser inferior, e está disponível como valor editável no separador Definições. Para justificar a despesa, a empresa deve manter um mapa de deslocações assinado pelo trabalhador, com o local, o motivo, a data e os quilómetros percorridos.
Quanto custa o modelo e é preciso cartão de crédito? +
O modelo é gratuito e não é necessário cartão de crédito nem dados de pagamento. Basta indicar o endereço de email e o download fica logo disponível. O período de teste da OutSmart também é gratuito durante 14 dias e termina automaticamente.
Quando deixa o Excel de ser suficiente para o registo de horas? +
Com poucos técnicos e um processamento semanal, uma folha de cálculo funciona bem. As dificuldades começam quando várias pessoas precisam de preencher em simultâneo, quando as horas são transcritas de papel ou do WhatsApp, quando as folhas se perdem ou quando só semanas depois se percebe que houve horas por faturar. É nesse momento que faz sentido registar as horas numa aplicação.
A mesma lógica de horas utilizada diariamente por 5.172 clientes da OutSmart