Exact Online koppeling met OutSmart
Van verkooporder tot getekende werkbon — automatisch gesynchroniseerd
Verbind je Exact Online administratie met de buitendienst. Orders worden automatisch werkbonnen, uren gaan terug als tijdtransacties en foto's plus handtekeningen landen direct in Exact. Real-time, bidirectioneel, zonder overtypen.
- Verkooporders automatisch omgezet naar werkbonnen
- Real-time webhooks — wijzigingen direct zichtbaar, geen nachtelijke sync
- Uren als tijdtransacties op je Exact-project (Projectmodule)
- Ondersteunt Boekhouden, Handel, Project én Productie
- Actief in NL, BE, DE, FR en ES · Vanaf €25/maand
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Herken je dit?
Waarom Exact zonder buitendienst-koppeling je geld kost
Orders twee keer invoeren
Verkooporder aangemaakt in Exact — dan opnieuw intypen als werkbon. Per order 10 minuten extra werk. Per week: uren. Per maand: een halve dag die je niet hebt.
Uren niet op het juiste project
Monteurs registreren uren los in een app of op papier. Iemand op kantoor typt ze daarna over in Exact op het juiste project. Tot de deadline is, en de tijdtransacties al een week oud zijn.
Materialen kwijt in de administratie
Wat er op de klus is gebruikt, staat in de werkbon-app. Maar niet in Exact. Je materiaalverbruik klopt niet, je voorraad ook niet en de factuur mist regels.
Handtekening en foto's niet in Exact
Bewijs van uitvoering leeft in een aparte app. Bij een factuurgeschil zoek je in drie systemen. En als je geluk hebt, vind je de foto nog terug.
Klantwijzigingen pas de volgende dag
Order gewijzigd in Exact — maar de monteur weet het pas morgenochtend bij de nachtelijke sync. Of nog later als iemand het handmatig doorgeeft via WhatsApp.
Drie systemen voor één klus
Exact voor de administratie, werkbon-app voor het veld, Excel voor de urenverantwoording. Elk koppelvlak is een kans op een fout. En niemand heeft één overzicht.
OutSmart + Exact Online vs. losse systemen
| Functie | OutSmart + Exact Online | Losse systemen / handmatig |
|---|---|---|
| Order → werkbon | ✓ Automatisch bij aanmaken | ✗ Handmatig overtypen |
| Synchronisatie | ✓ Real-time webhooks | ✗ Nachtelijke batch of handmatig |
| Uren op Exact-project | ✓ Tijdtransacties direct | ✗ Handmatig exporteren |
| PDF bij factuur | ✓ Handtekening + foto's automatisch | ✗ Handmatig toevoegen |
| Klantdata sync | ✓ Bidirectioneel (nieuw + updates) | ✗ Eénrichtingsverkeer |
| Materiaalverbruik | ✓ Direct geboekt op order/project | ✗ Aparte boeking nodig |
| Multi-divisie | ✓ Meerdere Exact-divisies tegelijk | ✗ Niet ondersteund |
| Landen | ✓ NL, BE, DE, FR, ES | ✗ Vaak alleen NL |
Volledige datastroom
Wat er precies synchroniseert — in beide richtingen
- Relaties — klanten, leveranciers + contactpersonen, alternatieve adressen
- Materialen — met prijzen, barcodes en vertalingen per categorie/groep
- Uursoorten — tarieven direct uit Exact of overschreven vanuit OutSmart
- Medewerkers
- Projecten — inclusief projectclassificaties Projectmodule
- Verkooporders → worden automatisch werkbonnen
- Productieorders (shoporders) Productie
- Goederenleveringen
- Offertes
- Projectplanning Projectmodule
- BTW-codes, magazijnen, prijsafspraken
- Bankboekingen, assemblageorders
- Werkbon als verkoopfactuur — correct bedrag, correct tarief
- Werkbon als verkooporder — voor nacalculatie
- Werkbon als productieorder Productie
- Werkbon als goederenlevering
- Uren als tijdtransacties — direct op het Exact-project Project
- PDF bij de export — handtekening + foto's automatisch bijgesloten
- Nieuwe relaties aanmaken — automatisch bij werkbon-export
- Sales entries — voor de servicedesk-module
- Assemblageorders afronden
Synchronisatie
Drie manieren om Exact en OutSmart gesynchroniseerd te houden
Webhooks
Exact Online stuurt automatisch een signaal naar OutSmart zodra er iets wijzigt. Geen vertraging, geen nachtelijke batch.
- Relaties direct beschikbaar na aanmaken in Exact
- Materiaalwijzigingen direct zichtbaar in de app
- Verkooporders → werkbonnen binnen seconden
- Goederenleveringen, offertes en bankboekingen real-time
- Projectplanning live gesynchroniseerd
Interval-sync
OutSmart synchroniseert op een configureerbaar interval — elk uur, elke nacht of naar wens.
- Interval zelf in te stellen
- Draait op de achtergrond zonder actie
- Volledige datastroom bij elke sync
- Extern trigger via hyperlink (dagelijks/wekelijks)
1-klik sync
Wil je direct even alles bijwerken? Één klik in OutSmart synchroniseert de volledige koppeling.
- Direct beschikbaar in het koppelingsscherm
- Handig na bulk-wijzigingen in Exact
- Geen wachten op automatische sync
Modules & bereik
Ondersteunde Exact Online modules en landen
Uren & Facturen
Basiskoppeling voor facturatie. Werkbonnen als verkoopfactuur of verkooporder. Uren en materialen direct op je factuur.
Basis · €25/mndHandel
Verkooporders, goederenleveringen en offertes vanuit Exact direct als werkbon in OutSmart. Bidirectioneel.
+ €25/mndProject
Uren exporteren als tijdtransacties op je Exact-project. Projectimport inclusief projectclassificaties. Voor bouwbedrijven onmisbaar.
+ €25/mndProductie
Productieorders (shoporders) importeren als werkbonnen. Exporteer terug als productieorder of rond assemblageorders af.
+ €25/mndActief in 5 landen
De Exact Online koppeling is operationeel voor OutSmart-klanten in:
Multi-administratie ondersteund
Werk je met meerdere Exact-divisies? OutSmart ondersteunt het selecteren van verschillende Exact Online divisies per werkbonstroom.
Praktijkvoorbeeld
Van order in Exact tot betaalde factuur — zonder één keer overtypen
Order aanmaken in Exact
Je maakt een verkooporder aan in Exact Online voor een klant.
Werkbon verschijnt in OutSmart
Via webhook wordt binnen seconden een werkbon aangemaakt in OutSmart — met klantdata, materialen en prijs.
Monteur voert de klus uit
De monteur ziet de werkbon in de app. Hij registreert uren, materialen, maakt foto's en laat de klant tekenen.
Werkbon goedgekeurd
Kantoor accordeert de werkbon. Uren, materialen en de handtekening zijn geverifieerd.
Export naar Exact
OutSmart exporteert de werkbon als conceptfactuur. PDF met handtekening en foto's is bijgesloten.
Factuur verstuurd
Jij controleert de conceptfactuur in Exact en verstuurt naar de klant. Geen overtypen, geen vergeten posten.
Wat klanten zeggen
Bedrijven die Exact Online en OutSmart combineren.
.webp)
„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid."
-2.png)
„OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden."
-1.png)
„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld."
„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen."
Kosten
Helder geprijsd — per bedrijf, niet per gebruiker
| Module | Per maand |
|---|---|
| Exact Online V2 (basis) | €25 |
| + Handel | €25 |
| + Project | €25 |
| + Productie | €25 |
| + Uren & Facturen | €5 |
Wat zit er in de basislicentie?
Voor €25/maand heb je de volledige kernkoppeling actief:
- Bidirectionele sync relaties, materialen en uursoorten
- Real-time webhooks
- Werkbonnen exporteren als verkoopfactuur of -order
- PDF (handtekening + foto's) automatisch bijgesloten
- Multi-divisie ondersteuning
- Handmatige en interval-synchronisatie
Twijfel je of de koppeling bij jouw Exact-inrichting past?
14 dagen gratis proberenAlles over de Exact Online koppeling met OutSmart
Wat synchroniseert er tussen Exact Online en OutSmart?
De koppeling synchroniseert bidirectioneel. Vanuit Exact importeert OutSmart: relaties (klanten/leveranciers), materialen met prijzen en barcodes, uursoorten, medewerkers, projecten, verkooporders, productieorders, goederenleveringen, offertes, BTW-codes, magazijnen, prijsafspraken, bankboekingen en assemblageorders. Vanuit OutSmart exporteert de koppeling: werkbonnen als verkoopfactuur, verkooporder, productieorder of goederenlevering, uren als tijdtransacties op je Exact-project, en PDF's (handtekening + foto's) bijgesloten bij de export.
Werkt de koppeling real-time of met vertraging?
De koppeling ondersteunt drie synchronisatiemodes. Real-time via webhooks: Exact stuurt direct een signaal naar OutSmart zodra iets wijzigt — geen vertraging. Automatische interval-sync: draait op een configureerbaar interval op de achtergrond. Handmatige 1-klik sync: voor direct bijwerken na bulk-wijzigingen. Voor de meeste bedrijven is de combinatie van webhooks (voor kritische data zoals orders) en interval-sync (voor stamdata) de ideale instelling.
Welke Exact Online modules worden ondersteund?
De koppeling ondersteunt vier Exact Online modules: (1) Uren & Facturen — de basiskoppeling voor facturatie via werkbonnen; (2) Handel — verkooporders, goederenleveringen en offertes als werkbonnen; (3) Project — uren exporteren als tijdtransacties op je Exact-project, inclusief projectimport met projectclassificaties; (4) Productie — productieorders (shoporders) importeren als werkbonnen en terugexporteren.
In welke landen werkt de Exact Online koppeling?
De koppeling is operationeel in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en Spanje. Exact Online is per land beschikbaar in de lokale variant; OutSmart ondersteunt alle vijf landversies.
Kan ik meerdere Exact Online divisies koppelen?
Ja. OutSmart ondersteunt multi-administratie: je kunt verschillende Exact Online divisies selecteren en per werkbonstroom de juiste divisie instellen. Handig voor bedrijven met meerdere rechtspersonen of werkmaatschappijen.
Hoe worden uren gesynchroniseerd met de Exact Projectmodule?
Met de Projectmodule exporteert OutSmart geregistreerde uren als tijdtransacties direct op het bijbehorende Exact-project. Je kiest per uursoort of de uren factorabel zijn, en de tijdtransacties bevatten de medewerker, datum, uursoort en eventuele opmerking. Je kunt ook kiezen of je de tarieven uit OutSmart of die in Exact gebruikt.
Worden foto's en handtekeningen ook naar Exact gestuurd?
Ja. Bij elke werkbon-export stuurt OutSmart automatisch een PDF mee met de handtekening van de klant en de gemaakte foto's. Dit PDF-document wordt bijgesloten bij de verkoopfactuur of -order in Exact. Zo heb je het bewijs van uitvoering altijd in je boekhouding.
Kan ik de tarieven in OutSmart gebruiken in plaats van die in Exact?
Ja. Je kunt per uursoort en per materiaal instellen of OutSmart de tarieven uit Exact overneemt, of dat OutSmart zijn eigen tarieven gebruikt bij de export. Dit is handig als je klantspecifieke prijsafspraken in OutSmart beheert die afwijken van de standaardprijzen in Exact.
Wat kost de Exact Online koppeling?
De basiskoppeling (Uren & Facturen) kost €25 per maand per bedrijf. Optionele modules kosten elk €25/maand (Handel, Project, Productie) of €5/maand (Uren & Facturen apart). Er zijn geen vaste set-upkosten vanuit OutSmart. De prijs is per bedrijf — niet per gebruiker — dus schaalbaar zonder extra kosten naarmate je team groeit.
Hoe snel is de koppeling actief?
De koppeling activeer je zelf in OutSmart via Instellingen → Externe koppeling → Exact Online. Na het bestellen en autoriseren van je Exact Online account is de koppeling direct actief. De eerste volledige synchronisatie haalt alle stamdata (klanten, materialen, uursoorten) op. Daarna lopen webhooks en automatische syncs vanzelf door.
Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!
