OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Hoe lang doe jij over je tijdregistratie?
Hoe ziet jouw tijdregistratiesysteem eruit? Werk je nog met een tijdregistratie in Excel? Een tijdregistratiesysteem is voor zowel jou als voor je personeel van belang:
- Jij wilt dat aan het eind van de dag, de week en de maand alle gewerkte uren correct geadministreerd zijn in een 100% sluitende urenverantwoording;
- Je personeel moet iedere dag hun uren bijhouden en hebben er dus baat bij als daar een makkelijke en duidelijke tool voor is.
Als je een tijdregistratiesysteem hebt waarin jij en je personeel alles met de hand moeten invullen, zit je misschien elke vrijdagavond te stoeien met allerlei werkbonnen. Je bent dan aan het puzzelen om te zorgen dat je tijdregistratie van de afgelopen week klopt, want je weet: als ik het nu voor me uit schuif, is het volgende week alleen maar meer werk en is het nog onoverzichtelijker.
Dat kan sneller!
Het is eigenlijk raar om tijd te moeten vrijmaken voor je tijdregistratie. Zeg nou zelf: zou je je vrijdagavond niet graag feestelijker invullen dan met het ‘rechttrekken’ van de tijdregistratie? Of zou je niet überhaupt graag minder tijd aan je tijdregistratie kwijt willen zijn?
Er zijn heel wat online planning tools en tijdregistratie tools die je het leven makkelijker kunnen maken: ze zorgen ervoor dat je tijdregistratie overzichtelijk wordt en dat je medewerkers bijvoorbeeld een handige app hebben voor hun urenregistratie.
OutSmart is zo’n tool. Wij maken je tijdregistratie overzichtelijk en makkelijk. Lees hieronder meer!
Je tijdregistratie een eitje met OutSmart
Tijdregistratie is eigenlijk een te groot woord voor wat OutSmart doet. Want registreren, dat klinkt als een proces waar je de tijd voor moet nemen en je hoofd bij moet houden. En dat is nu precies wat bij OutSmart niet aan de orde is.
Laten we bij het begin beginnen en je uitleggen hoe OutSmart werkt. Dit is in een notendop hoe het verloop van een klus eruitziet bij OutSmart, van offerteaanvraag tot factuur:
- Je krijgt een offerteaanvraag en maakt met de OutSmart offertemodule eenvoudig een offerte in je huisstijl.
- Je stuurt de klant de digitale offerte toe en hij kan direct online tekenen voor akkoord.
- Je krijgt de getekende offerte weer terug en zet deze in een ogenblik om naar een digitale werkbon.
- De digitale werkbon verschijnt automatisch in het digitaal planbord: hij staat klaar om ingepland te worden.
- Je plant de werkbon in bij een van je medewerkers. Je field service medewerker kan zijn werkrooster realtime inzien in de app.
- Je medewerker voert de klus uit, laat de klant direct online tekenen voor akkoord en stuurt de ingevulde werkbon vanuit de app terug naar jou voor akkoord.
- Zodra jij akkoord gaat met de werkbon, staat er direct een factuur klaar voor je klant. Je doet de factuur met één druk op de knop de deur uit.
Hoe werkt onze automatische tijdregistratie software?
Als je je nu afvraagt of je over de tijdregistratie heen hebt gelezen hierboven: nee, dat heb je niet. Hij wordt niet vermeld in het projectverloop.
Het werkt namelijk zo dat de tijdregistratie automatisch in de stappen hierboven verwerkt zit. Je field service medewerker wordt bijvoorbeeld ingepland voor 3 uur voor een bepaalde klus. Die 3 uur staan in zijn planning, zijn gekoppeld aan de betreffende werkbon en komen ook terug in de facturatie. En dat is precies het handige aan tijdregistratie met OutSmart: het werkt automatisch. Wel kun je handmatig uren toevoegen, bijvoorbeeld indirecte uren die je medewerkers maken.
Nog wat bijkomende voordelen van deze manier van tijdschrijven:
- Alles gaat digitaal, dus iedere werkbon is goed leesbaar;
- Een digitale werkbon kan niet wegwaaien, onleesbaar raken door koffievlekken of een doktershandschrift, in tegenstelling tot een papieren werkbon.
Tijdregistratie personeel voor iedereen met een buitendienst
OutSmart is een handig systeem dat je personeelsplanning intuïtief en overzichtelijk maakt. OutSmart is geschikt voor ieder bedrijf met een buitendienst. Of je nu al gewend bent aan digitale werkbonnen maar een uitgebreidere workflow software zoekt of dat je nu nog alles op papier doet en de digitalisering van je werkprocessen een grote stap vindt: OutSmart is er voor jou.
Het maakt niet uit of je een zzp’er bent en in je eentje werkt of een groot bedrijf runt met honderden werknemers: OutSmart is gemakkelijk schaalbaar en je betaalt een vast laag bedrijf per licentie.
We staan bekend om onze goede klantenservice. Je kunt bij ons een demo en webinars volgen waarin we je stap voor stap uitleggen hoe OutSmart werkt en er is een uitgebreide kennisbank beschikbaar vol uitleg over hoe je OutSmart kunt gebruiken om efficiënter te werken. In de kennisbank vind je duidelijke uitleg (inclusief screenshots) van de functies van OutSmart.
Inclusief tijdregistratie app voor je buitendienst
OutSmart is niet alleen voor jou op kantoor, maar ook voor je buitendienst een supermakkelijke tool. Je buitendienst heeft namelijk de app van OutSmart op de telefoon geïnstalleerd, die onder andere functioneert als tijdregistratie app. Dankzij de app kunnen je buitendienstmedewerkers altijd hun werkrooster en de bijbehorende werkbonnen met informatie over hun klussen inzien.
De app scheelt je buitendienst bij elke klus weer het handmatig invullen van een papieren werkbon en zorgt dat zij altijd alle up-to-date informatie tot hun beschikking hebben die bij de klus hoort. Jij op kantoor hoeft op jouw beurt je buitendienstmedewerker niet meer na te bellen als er bijvoorbeeld een klus herpland wordt: je personeel krijgt direct een melding in de OutSmart app. De app is zowel geschikt voor Android als voor iOS.
