OutSmart & TOPdesk

Direct tijdens de werkzaamheden gebruikt materiaal en gemaakte uren registreren.

Met de digitale werkbon app van OutSmart zijn veelal handmatige handelingen niet meer nodig. De buitendienstmedewerker op locatie vult de digitale werkbon in op zijn mobiele device (telefoon of tablet). Een paar seconden later ontvangt de medewerker op kantoor de werkbon.

Na ondertekenen en afronden van de werkorder wordt de werkbon in een overzichtelijke PDF met handtekening en eventueel toegevoegde foto’s per e-mail verzonden aan de klant. Daarna wordt de werkbon doorgestuurd naar je eigen TOPdesk account. Hierdoor komen de uren en materialen direct op een conceptfactuur te staan.

5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Alexandra van Topdesk
 

Voordelen koppeling TOPdesk met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met TOPdesk. Daarbij kan je profiteren van onder meer de volgende handige functionaliteiten:

  • Meldingen met vooringestelde status in TOPdesk worden opgehaald in OutSmart.
  • Afgeronde werkbonnen worden teruggestuurd en passen de melding aan.
  • Synchronisatie van materialen, contacten en medewerkers.

 

Koppeling Topdesk
 

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en TOPdesk bedragen slechts €10,- per bedrijf. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde lage niveau.

Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-upkosten aan verbonden.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met TOPdesk uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de TOPdesk koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

 

Koppelingen TopDesk
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

De OutSmart TOPdesk-koppeling verbindt het meldingensysteem van TOPdesk met de werkbonapp van OutSmart. Meldingen met een ingestelde status worden automatisch in OutSmart opgehaald, en een afgeronde werkbon werkt de melding bij en vult een conceptfactuur met uren en materialen. De koppeling kost €10 per maand per bedrijf.

Meldingen afhandelen met TOPdesk: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe een melding van TOPdesk naar een afgeronde en gefactureerde klus loopt, voor en na het koppelen.

StapZonder koppelingMet OutSmart + TOPdesk
Nieuwe melding oppakkenMeldingen handmatig nakijken in TOPdesk voor het plannenMeldingen met de ingestelde status komen automatisch in OutSmart
Terugkoppelen op de meldingMelding na de klus met de hand bijwerkenAfgeronde werkbon werkt de melding automatisch bij
Uren en materialen facturerenOpnieuw invoeren in een conceptfactuurUren en materialen vullen direct een conceptfactuur
Contactgegevens actueel houdenLos bijhouden in TOPdesk en in OutSmartContactpersonen en medewerkers synchroniseren automatisch

Veelgestelde vragen over de TOPdesk-koppeling

De koppeling haalt meldingen met een vooraf ingestelde status automatisch uit TOPdesk op in OutSmart, zodat de planning alleen klussen ziet die klaar zijn om ingepland te worden. Is de werkbon afgerond, dan gaat die terug naar TOPdesk: de melding wordt bijgewerkt en een conceptfactuur gevuld met uren en materialen.
De TOPdesk-koppeling kost €10 per maand per bedrijf, een vast bedrag ongeacht het aantal licenties. Er zijn geen eenmalige opstartkosten, dus je kunt de koppeling bestellen en dezelfde dag meldingen laten ophalen.
Ga in OutSmart naar Instellingen, open de Licentiemanager, klik op Bestellen en kies TOPdesk uit de lijst met koppelingen. Richt de verbinding daarna in onder Externe koppeling. Je hebt geen ontwikkelaar of aparte installatieafspraak nodig.
Alleen meldingen met de status die je in de koppeling instelt. Daardoor ziet de planning niet elke openstaande melding in TOPdesk, maar uitsluitend de meldingen die al zijn gemarkeerd als klaar om in te plannen. Dat houdt de werkvoorraad in OutSmart schoon.
De afgeronde werkbon gaat automatisch terug naar TOPdesk. De gekoppelde melding wordt bijgewerkt en een conceptfactuur wordt gevuld met de geregistreerde uren en materialen. De backoffice hoeft de melding en de factuur dus niet met de hand bij te werken.
Ja. Contactpersonen en medewerkers synchroniseren automatisch tussen TOPdesk en OutSmart. De buitendienst werkt daardoor altijd met actuele klantgegevens en de backoffice hoeft dezelfde contactgegevens niet in twee systemen apart bij te houden.

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!