OutSmart & TOPdesk
Direct tijdens de werkzaamheden gebruikt materiaal en gemaakte uren registreren.
Met de digitale werkbon app van OutSmart zijn veelal handmatige handelingen niet meer nodig. De buitendienstmedewerker op locatie vult de digitale werkbon in op zijn mobiele device (telefoon of tablet). Een paar seconden later ontvangt de medewerker op kantoor de werkbon.
Na ondertekenen en afronden van de werkorder wordt de werkbon in een overzichtelijke PDF met handtekening en eventueel toegevoegde foto’s per e-mail verzonden aan de klant. Daarna wordt de werkbon doorgestuurd naar je eigen TOPdesk account. Hierdoor komen de uren en materialen direct op een conceptfactuur te staan.
Voordelen koppeling TOPdesk met OutSmart
Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met TOPdesk. Daarbij kan je profiteren van onder meer de volgende handige functionaliteiten:
- Meldingen met vooringestelde status in TOPdesk worden opgehaald in OutSmart.
- Afgeronde werkbonnen worden teruggestuurd en passen de melding aan.
- Synchronisatie van materialen, contacten en medewerkers.
Kosten van de koppeling
De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en TOPdesk bedragen slechts €10,- per bedrijf. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde lage niveau.
Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-upkosten aan verbonden.
Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met TOPdesk uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.
Hoe activeer je de koppeling
Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de TOPdesk koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.
Werkbonnen per jaar
Klanten vertrouwen op OutSmart
Jaren ervaring
De OutSmart TOPdesk-koppeling verbindt het meldingensysteem van TOPdesk met de werkbonapp van OutSmart. Meldingen met een ingestelde status worden automatisch in OutSmart opgehaald, en een afgeronde werkbon werkt de melding bij en vult een conceptfactuur met uren en materialen. De koppeling kost €10 per maand per bedrijf.
Meldingen afhandelen met TOPdesk: met en zonder de OutSmart-koppeling
Hoe een melding van TOPdesk naar een afgeronde en gefactureerde klus loopt, voor en na het koppelen.
| Stap | Zonder koppeling | Met OutSmart + TOPdesk |
|---|---|---|
| Nieuwe melding oppakken | Meldingen handmatig nakijken in TOPdesk voor het plannen | Meldingen met de ingestelde status komen automatisch in OutSmart |
| Terugkoppelen op de melding | Melding na de klus met de hand bijwerken | Afgeronde werkbon werkt de melding automatisch bij |
| Uren en materialen factureren | Opnieuw invoeren in een conceptfactuur | Uren en materialen vullen direct een conceptfactuur |
| Contactgegevens actueel houden | Los bijhouden in TOPdesk en in OutSmart | Contactpersonen en medewerkers synchroniseren automatisch |