Field Service

Je field service is de spil van je bedrijf. De medewerkers van je field service voeren het tastbare werk uit waarvoor je klanten bij jou aankloppen. Zij staan het vaakst in direct contact met je klant en vormen zo je visitekaartje.

Je field service goed inzetten is daarom van groot belang, zowel voor je klanten als voor je werknemers. OutSmart helpt je daar graag twee handjes bij met een makkelijke, overzichtelijke en schaalbare vorm van field service software.

Ontdek de voordelen

Moeiteloos plannen

 

Een strakke projectplanning voor je field service is mooi. Om die strakke planning te kunnen maken, heb je overzicht nodig. Met OutSmart heb je dat overzicht. Je hebt alle functies die je nodig hebt, maar tegelijkertijd kan een kind de was doen met OutSmart. Kracht schuilt immers in eenvoud.

Iedereen up-to-date

 

Een strakke planning is dus mooi, maar niet als die vervolgens in steen gebeiteld is. Flexibiliteit in je planning is een must om je human resources efficiënt te kunnen inzetten. Met OutSmart optimaliseer je je planning moeiteloos op het laatste moment én is iedereen direct op de hoogte van de laatste wijzigingen.

 

Probeer gratis!

 

We steken graag de loftrompet over OutSmart. Maar hoe OutSmart voor jouw bedrijf werkt, dat moet je zelf uitvinden. Daarom kan je OutSmart een maand lang gratis proberen. En nee, geen automatisch doorlopend, betaald abonnement daarna, daar doen we niet aan. Na die gratis maand beslis jij!

 

Waarom is goede field service belangrijk?

Goede field service maakt of breekt je bedrijf.

Denk eens aan die keer dat je de klantenservice van een bedrijf belde en dramatisch slecht geholpen werd. Nadat je een uur lang in de wacht gehangen had met een irritant muziekje op de achtergrond, kreeg je iemand aan de lijn die je niet verder kon helpen. Op dat moment weet je het zeker: met dit bedrijf wil je nooit meer iets te maken hebben.

 

Goede field service = tevreden klanten

OutSmart Vos die uitleg geeft

Je field service zit vaak nog een stap vóór je klantenservice. De klantenservice bel je pas als je een vraag of klacht hebt; maar buitendienstmedewerkers komen het product dat je hebt afgenomen, installeren. Ze zitten dus helemaal aan het begin van de reis die de klant ‘binnen je bedrijf’ maakt.

Een goede field service is daarom cruciaal, want een goede eerste indruk kun je maar één keer maken. Staat je field service medewerker niet op het afgesproken tijdstip bij je klant op de stoep? Dan is de eerste indruk al negatief voordat de field service medewerker überhaupt ten tonele verschijnt.

 

Wat heb je nodig voor een goede field service?

Voor een goede field service heb je in principe slechts twee zaken nodig:

  • Gemotiveerde medewerkers met kennis van zaken;
  • Een manier om die medewerkers goed en efficiënt aan te sturen.

Aan die gemotiveerde medewerkers kunnen we je niet direct helpen, maar voor een manier om je buitendienst goed en efficiënt aan te sturen mag je gerust bij ons aankloppen.

Goed en efficiënt aansturen begint bij een heldere, doordachte en haalbare planning. Een goede planning is niet alleen voor je klant van belang, maar ook voor je field service zelf: een haalbare, logische planning zorgt bij hen voor motivatie en plezier in het werk. Ook de planner op kantoor heeft baat bij een goed doordachte manier om de field service in te plannen.

Deze bedrijven hebben hun field service al geoptimaliseerd

 

Je buitendienstmedewerkers zo efficiënt mogelijk inzetten

Met OutSmart zet je je buitendienstmedewerker efficiënt in. Hij is namelijk geen tijd kwijt aan randzaken, zoals werkbonnen invullen of de geschiedenis van een object nabellen.

Je buitendienst plannen met OutSmart werkt heel doelgericht:

  • Alle orders die zijn binnengekomen, worden op kantoor in één klik omgezet in werkbonnen.
  • De planner plant de werkbonnen eenvoudig in door de goede order naar het juiste gat in de agenda van de juiste medewerker te slepen. Terugkerende orders kunnen ook automatisch om de zoveel tijd ingepland worden. Het is tevens mogelijk bij orders speciale wensen van de klant te vermelden, zodat de planner en de buitendienstmedewerkers hiermee rekening kunnen houden.
  • De buitendienst is gepland en alle buitendienstmedewerkers zien hun planning in de app verschijnen. Bij elke order krijgen zij automatisch de bijbehorende digitale werkbon met alle informatie die zij nodig hebben.
  • Maakt de planner wijzigingen, misschien zelfs op het laatste moment? Geen probleem: wijzigingen doorvoeren gaat makkelijk en snel. De omgeplande field service medewerkers krijgen direct een melding op hun telefoon of tablet van de wijziging in hun planning.

 

OutSmart ontdek eenvoudig in gebruikIedereen live op de hoogte

Je ziet: een met OutSmart geplande order wordt zorgvuldig verwerkt en iedereen is live op de hoogte van de status van elke klus. Er gaat geen informatie verloren: als de klant een specifieke wens heeft, krijgt zowel de planner als de buitendienstmedewerker dit mee. Doordat hiervoor ruimte is in het systeem van OutSmart, worden klanten op een persoonlijke manier geholpen zonder dat dit extra tijd of moeite kost.

Bovendien kan de buitendienstmedewerker via de werkbonapp van OutSmart niet alleen zijn werkbonnen inzien, maar kan hij via de app ook zijn werk registreren, foto’s toevoegen van zijn werk en de klant zelfs direct digitaal laten tekenen voor akkoord. Met je buitendienst plannen heb je dus nog maar het topje van de ijsberg te pakken van alle handigheden die OutSmart je biedt.

Alle handigheden van OutSmart ervaren?

OutSmart ontdek plan je buitendienstOutSmart: meer dan een plantool

Goed, een duidelijke, overzichtelijke en realistische planning is dus van groot belang voor je field service. En als je die gemaakt hebt, ben je dan klaar? In principe wel, voor deze maand. Maar alleen deze maand. En ook alleen met je planning.

Je bedrijf met buitendienst en al geolied houden en steeds optimaal laten draaien gaat verder dan een sterk staaltje plannen. Om het overzicht te houden en alles moeiteloos in elkaar te laten grijpen, heb je field service management nodig. Met field service management help je je buitendienst niet alleen aan een rooster, maar beschik je over een heel CRM waarin je alles vindt wat je nodig hebt.

 

 

Voorbeelden van Field Service Management met OutSmart:

  • Belt er een klant met een vraag over een onderhoudsbeurt van 4,5 maand geleden? In een paar seconden pak je alle informatie over die servicebeurt erbij.
  • Heeft buitendienstmedewerker Chris onverwachts bepaald materiaal nodig? Hij kan via zijn telefoon direct de huidige voorraad inzien.
  • Wil je niet alleen inzien wat je field service medewerkers op dit moment aan het doen zijn, maar ook direct inzicht hebben in de voortgang per project? Met field service management zoom je gemakkelijk in en uit op werkzaamheden en planningen.
  • Kan buitendienstmedewerker Bob toch beter die klus in Maassluis doen en wil je hem op het laatste moment omwisselen met buitendienstmedewerker Mario? Geen probleem: de planner heeft het in twee klikken voor elkaar en Bob en Mario krijgen direct een melding op hun telefoon of tablet.
  • Is het bij het asset management dat je uitvoert steeds weer een puzzel om geen enkele servicebeurt of onderhoudsbeurt uit het oog te verliezen? Bij goed managen van je field service hoort ook de mogelijkheid om de planning van je assets te automatiseren en alle data op één plek inzichtelijk te hebben.

Alle mogelijkheden van OutSmart

Je ziet: field service management bestaat niet enkel uit een strak in elkaar gepuzzelde planning. Er komt meer bij kijken om je klanten tevreden te houden. OutSmart is daarom niet alleen een eenvoudige planningstool voor je personeelsplanning en je projectplanning, maar biedt nog veel meer. Hierboven hebben we al enkele handigheden uitgelicht.

Ben je benieuwd naar alles waarmee OutSmart je kan helpen bij je field service management? Het is nogal een waslijst! Bekijk hem op de Functies pagina.

Waarom kiezen voor de field service software van OutSmart?

Met OutSmart kies je voor field service software die doet wat ‘ie belooft. Een aantal van onze beloften vind je hieronder.

Voor alle branches

Of je nu in de beveiligingsbranche, schoonmaakbranche infrastructuur, mediabranche of een andere ‘tak van sport’ actief bent: OutSmart is geschikt voor jouw branche. Neem zeker even een kijkje bij onze succesverhalen. Hier vind je cases van uiteenlopende bedrijven en de voordelen die de field service software van OutSmart hun oplevert.

Een kind kan de was doen

We hebben OutSmart zo gemaakt dat een kind de was kan doen. De planner ziet met de OutSmart software een vertrouwd beeld voor zich dat eruitziet als een Google Agenda en een Excelsheet met de te plannen orders. De field service medewerkers kunnen alles inzien via een gebruiksvriendelijke app met logische interface.

Schaalbaar

Als multinational heb je niet dezelfde behoeften en stel je niet dezelfde eisen aan software als je als ZZP’er doet. Dat snappen we bij OutSmart. Daarom is het gebruik van onze field service software perfect schaalbaar: je betaalt een vaste lage prijs per licentie en neemt dus enkel het aantal licenties af dat je nodig hebt. Zo betaal je niet voor zaken die je niet gebruikt omdat dat nu eenmaal part of the deal is. Wel zo logisch, vinden wij.

Goede support

Kom je er toch niet uit of kan je die ene handige functie net even niet vinden? Geen nood, daar hebben we de supportafdeling voor. Wij snappen dat goede support een product of dienst kan maken of breken, dus we staan je snel te woord als je een vraag hebt. Sowieso vind je antwoord op veel van je vragen in onze kennisbank.

 

Een goede field service doet wonderen...

  • Wij moesten constant zelf handmatig en met pen en papier bonnen maken. Daarnaast waren wij altijd voor onze buitendienst bezig om de bonnen op te maken. Door een digitaal overzichtelijk systeem met veel opties te leveren en daarbij een uitstekende helpdesk leveren die je bij alles helpt, al is het een kleine vraag, heeft OutSmart ons geholpen.  Wij hoeven niet meer constant zelf handmatig werkbonnen te maken dat kunnen zij nu eenvoudig zelf.
    Thomas Loos
    Display4all, Binnendienst medewerker
  • We werkten met papieren werkbonnen - wat veel handmatig werk met zich mee bracht en waardoor we geen goed inzicht hadden in historie - en wilden onze buitendienst automatiseren met een slimme werkbon app oplossing. OutSmart is een slimme werkbon app oplossing die ondersteunend is aan ons bedrijfsproces en ons veel extra inzicht en mogelijkheden biedt, o.a. op het gebied van werkplanning en voorbereiding.
    Edwin Eeftink
    HoSt Bio-Energy, IT Specialist
  • Door een digitale werkomgeving in te richten en het voor de monteurs gemakkelijk te maken. Dit gemakkelijk maken houdt in dat de monteur eenvoudig zijn of haar uren, materiaal en eventueel beeldmateriaal meestuurt bij een werkbon. Vanuit de backoffice kan deze informatie worden teruggevonden en kan er aan de hand hiervan goed op worden ingespeeld. Denk aan het offreren van een nieuwe cv-installatie naar aanleiding van de foto's die de monteur mee heeft gestuurd.
    Robin Brinkman
    Installatiebedrijf Hoekstra, Service Coördinator
  • Wij hadden nog wel eens zoek geraakte werkbonnen, dit maakte het bijhouden uren administratie lastig. Door het makkelijk invoeren van werkbonnen is het voor de monteur fijn om de administratie bij te houden, tevens krijgt zowel de klant als de administratie de werkbon op de e-mail zodat ook de Facturatie veel gemakkelijker gaat. 100% kloppende werkbonnen, zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie.
    Pascal Hanenbergh
    Hanenbergh Techniek, Engineer

Snel te koppelen met jouw CRM of ERP

Leuk, dat OutSmart, maar wat als je al een heel handig ERP of CRM hebt waarvan je veel functies niet wilt opgeven? Goed nieuws: dat hoeft ook niet! Er zijn al ruim 50 beschikbare koppelingen tussen OutSmart en CRM- en ERP-pakketten.

Goedkope abonnementsvormen

En na die gratis proefmaand? Als je enthousiast bent over OutSmart, kun je dan alsnog kiezen voor dat vriendelijke tarief, en dat doorlopend. Er zijn drie verschillende abonnementsvormen: Basic, Team en Pro.

Open API

We zijn trots op onze software en willen die graag met je delen. Zie jij nog meer mogelijkheden om OutSmart te optimaliseren voor jouw bedrijf? Dat kunnen we alleen maar toejuichen, want OutSmart is gemaakt om je het leven makkelijker te maken. Bouw dus bijvoorbeeld gerust je eigen integratie met onze open API!

Gratis uitproberen

Bij veel bedrijven kun je de eerste maand tegen een vriendelijk tarief een dienst uitproberen. Daar doen wij niet aan: bij ons is de eerste maand volledig gratis. En je zit daarna nergens aan vast, want we vragen niet om je rekeninggegevens als je je proefmaand afsluit.

Gratis proberen? Dat wil ik wel!