Propostas profissionais em segundos,
aprovados online sem esperar pelo cliente

Um software de propostas é um sistema digital que permite criar, enviar e acompanhar propostas profissionais. Em vez de Word ou Excel, é usada uma ferramenta que preenche automaticamente os dados do cliente, acompanha estados e converte a proposta numa ordem de trabalho assim que o cliente aprova. O OutSmart combina a criação de propostas com planeamento, ordens de trabalho e faturação numa só plataforma.

O OutSmart é um software de propostas em português de Portugal que pode ser testado gratuitamente durante 14 dias. Além disso, a OutSmart disponibiliza uma calculadora de custos gratuita em Excel para calcular a margem de um trabalho antes de enviar a proposta.

As propostas estão incluídas nos planos Accelerate e Maximize. No plano Boost, podem ser acrescentadas como complemento pago, para até 3 utilizadores. O plano Launch não inclui propostas. A comparação completa dos planos e preços está em out-smart.com/pt/planos.

Criação automática de propostas significa que o software preenche os dados do cliente, os preços e o IVA de cada artigo a partir do catálogo, acompanha o estado da proposta e envia lembretes de follow-up. No OutSmart, uma proposta aceite converte-se num clique em ordem de trabalho, sem reintroduzir dados.

Sim. Cada artigo do catálogo tem um código de IVA, pelo que a taxa correta é aplicada automaticamente em cada linha da proposta. Os totais são calculados automaticamente antes do envio ao cliente.

Um modelo em Excel exige que preços, IVA e dados do cliente sejam introduzidos à mão e não mostra se o cliente abriu ou aceitou a proposta. Um software de propostas como o OutSmart preenche estes dados automaticamente, regista a assinatura digital do cliente e transforma a proposta aceite numa ordem de trabalho e numa fatura.

Uma proposta é criada no OutSmart em três passos: abrir uma ordem de trabalho ou um cliente e clicar em "Criar Proposta"; adicionar artigos do catálogo (o OutSmart preenche os preços automaticamente); enviar por e-mail. O cliente assina digitalmente no telemóvel ou computador. Do pedido à proposta enviada, o processo demora, em média, menos de 5 minutos.

Sim. No editor de Layout de Proposta, o aspeto da proposta é totalmente configurável. É possível adicionar logótipo e identidade visual, e escolher as colunas apresentadas: código do artigo, descrição, quantidade, preço, IVA, desconto e total. Cada proposta fica automaticamente com um aspeto profissional.

Um modelo de proposta é um conjunto de definições predefinidas, configuradas antecipadamente: percentagem de IVA, moeda, layout do PDF e envio de lembretes automáticos. É possível criar vários modelos, por exemplo um para manutenção e outro para instalações, para que o modelo certo seja associado automaticamente.

O OutSmart mostra o estado de cada proposta em tempo real: Rascunho, Enviada, Aceite, Recusada ou Expirada. Uma notificação é enviada assim que o cliente abre a proposta, indicando exatamente o momento certo para ligar.

Sim. O cliente recebe uma ligação por e-mail e assina digitalmente no telemóvel, tablet ou computador, sem imprimir. A proposta assinada é guardada automaticamente como PDF no OutSmart e pode ser associada à ordem de trabalho.

Assim que um cliente aprova, o OutSmart transforma a proposta numa ordem de trabalho com um clique. Todos os artigos, tipos de hora e dados do cliente seguem automaticamente, sem reintrodução. A ordem de trabalho pode ser planeada de imediato no quadro de planeamento digital.

Sim. O OutSmart foi criado para empresas de serviços com equipa no terreno e começa com o plano Launch, para 1 utilizador. A maioria das empresas fica operacional no próprio dia. Os planos têm subscrição anual ou trimestral, sem custos de implementação obrigatórios nem contrato de vários anos.

Sim. Com a integração proposta-projeto, é possível criar diretamente um novo projeto a partir de qualquer proposta, gerar um projeto em rascunho com base no conteúdo da proposta, ou associar um projeto existente. Não é necessário reintroduzir o âmbito nem as fases: os dados da proposta fluem automaticamente. O estado e as fases mantêm-se sincronizados entre vendas e execução. A funcionalidade está disponível em beta para contas com propostas e gestão de projetos ativadas.

Sim. Com a funcionalidade beta de fotos na proposta, é possível adicionar imagens a qualquer proposta, como fotos de produtos, imagens do local ou detalhes do âmbito. As imagens podem ser organizadas, tituladas e visualizadas numa galeria, incluídas no PDF através de layouts de proposta, com definição no modelo de como seguem na conversão para uma ordem de trabalho.

Sim. Enquanto a proposta é construída, o OutSmart calcula o preço de venda a partir dos preços de compra e das margens definidas, pelo que a margem prevista fica visível antes de qualquer envio ao cliente. Se um trabalho estiver calculado de forma demasiado apertada, isso torna-se evidente num momento em que ainda é possível ajustar as horas, os materiais ou o valor hora, e não apenas depois de o trabalho estar executado e faturado.

Sim. Além da descrição, quantidade, preço unitário e código de IVA, cada linha dispõe de um campo de nota próprio. No layout da proposta escolhe-se se essas notas surgem numa linha separada por baixo da linha de proposta ou se ficam fora do PDF. O texto que se aplica à totalidade da proposta, como condições ou uma explicação sobre o método de trabalho, deve constar do cabeçalho ou rodapé do layout.

Porque esse parâmetro está ativo no layout de proposta selecionado. O layout determina que campos e parâmetros são impressos, mesmo quando não existe valor preenchido nessa proposta em concreto; a linha surge então vazia. A solução passa por preencher o campo correspondente na proposta ou por retirar o parâmetro do layout, caso não seja necessário por norma. Convém testar cada alteração com uma proposta realista: as definições de layout e de parâmetros repercutem-se em todo o fluxo da proposta, do envio até à aceitação.

A definição faz-se no layout da proposta. É aí que se determina que campos e parâmetros ficam visíveis, que colunas surgem nas linhas da proposta, se as notas são impressas numa linha própria e que cabeçalho e rodapé são utilizados. É possível criar vários layouts em paralelo e associá-los a um tipo de proposta através de um esquema de proposta, por exemplo uma proposta de serviço curta a par de uma proposta de projeto detalhada. Caso seja necessária uma apresentação que as opções padrão não cobrem, o layout pode ser construído integralmente a partir do código-fonte, o que exige conhecimentos de HTML.

Sim, para empreiteiros e instaladores que também executam o trabalho. A proposta é criada no OutSmart e, depois de aprovada, é convertida numa ordem de trabalho ou fatura, sem voltar a introduzir dados. Para obras maiores, no plano Maximize, é possível preparar primeiro uma estimativa de custos, bloqueá-la e exportá-la para uma proposta. As propostas estão incluídas a partir do Accelerate e disponíveis como add-on no Boost (até 3 utilizadores); a estimativa de custos só existe no Maximize.

Sim. Com as secções de proposta e fatura, um documento pode ser dividido em blocos separados, cada um com o seu cabeçalho, por fase, localização ou pacote de trabalho. A estrutura de secções é visível para o cliente e mantém-se na conversão para projeto, ordem de trabalho ou fatura, caso assim esteja configurado no modelo de proposta. A funcionalidade está disponível em beta para contas no plano Boost ou superior, com propostas ativadas.