Gratis urenregistratie & weekstaat

Ja. Het is een gewone .xlsx-spreadsheet en werkt zonder aanpassingen in Excel, Google Sheets, LibreOffice en Numbers. De formulecellen zijn beveiligd zodat je ze niet per ongeluk overschrijft; de cellen die je zelf invult zijn geel gemarkeerd. Er staat geen wachtwoord op de beveiliging, dus je kunt alles aanpassen.

Zeven tabbladen: een uitlegblad, Instellingen (medewerkers, tarieven, klanten, werksoorten, normuren), een printbare Weekstaat per monteur, een Urenregister voor 20 medewerkers en 500 urenregels, een overzicht Per klant en project, een overzicht Per medewerker, en een volledig ingevulde voorbeeldweek.

Ja. Je vult start- en eindtijd en de pauze in; het sjabloon berekent de gewerkte uren. Overuren volgen uit de normuren per week die je zelf instelt, reisuren geef je per regel apart op en kilometers worden met je eigen kilometervergoeding doorgerekend. Reisuren kun je tegen een afwijkend percentage van het uurtarief laten factureren.

Ja. Elke urenregel koppel je aan een klant en een project. Op het tabblad Per klant en project zie je per klant en per project de gewerkte uren, de facturabele uren, het te factureren bedrag, je loonkosten en de marge die eronder overblijft. Zo zie je welke uren nog niet doorbelast zijn.

Elke werksoort krijgt in Instellingen de status facturabel of niet-facturabel. Werkoverleg, opleiding, garantiewerk en verlof zet je op niet-facturabel. Op de weekstaat en op het overzicht per medewerker rolt daar automatisch een facturabel percentage uit, zodat je per monteur ziet hoeveel van de gewerkte tijd je daadwerkelijk in rekening brengt.

Dat mag. De Arbeidstijdenwet verplicht je als werkgever om arbeids- en rusttijden deugdelijk te registreren, maar stelt geen eisen aan de vorm van die registratie: een spreadsheet kan dus voldoen. Aan de inhoud worden wel eisen gesteld. Uit je administratie moet per medewerker per dag blijken hoe laat iemand begon, hoe laat hij stopte en welke pauzes hij nam; een dagtotaal aan uren is niet genoeg. Daarom staan begintijd, eindtijd en pauze in dit sjabloon als aparte kolommen en registreer je verlof en ziekte via de werksoorten.

Je urenadministratie hoort bij je bedrijfsadministratie, en die moet je zeven jaar bewaren. Dat is een fiscale verplichting, geen eis uit de Arbeidstijdenwet. Bewaar de urenstaten dus per jaar en overschrijf een oud bestand niet met een nieuwe week: de uren zijn ook de onderbouwing van je facturen en je loonadministratie. Voor onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar.

Het sjabloon rekent met 0,25 euro per kilometer, het onbelaste maximum voor 2026. Dat is een fiscaal maximum en geen verplicht bedrag: je mag minder vergoeden, en meer vergoeden mag ook maar is dan belast loon. Het tarief staat als instelbare standaardwaarde op het tabblad Instellingen, dus je past het in een cel aan naar wat jij met je mensen hebt afgesproken.

Het sjabloon is gratis en je hoeft geen creditcard of betaalgegevens op te geven. Je vult je e-mailadres in en krijgt de download direct te zien. Wil je daarna OutSmart proberen, dan is de proefperiode van 14 dagen ook gratis en zonder creditcard.

Zolang je een handvol monteurs hebt en de uren eens per week verwerkt, werkt een spreadsheet prima. Het loopt vast als meerdere mensen gelijktijdig moeten invullen, als je uren van papier of WhatsApp overtypt, als je bonnen kwijtraakt of als je pas weken later ziet dat uren niet gefactureerd zijn. Dan is uren invullen in een app op de klus, met een directe koppeling naar je facturatie, de logische volgende stap.