Gemeente Utrecht digitaliseert buitendienstplanning
Van een whiteboard naar een app en digitaal planbord met OutSmart
Even voorstellen
Afdeling Welzijn binnen de gemeente Utrecht werkt hard aan faciliteren en ondersteunen van verschillende buurtinitiatieven. Daarmee heeft de gemeente Utrecht samenleven en welzijn van zijn bewoners hoog op de agenda staan. Dit is natuurlijk een breed begrip, de activiteiten die georganiseerd worden door de actieve bewoners zijn dan ook erg divers. Van het runnen van de buurthuizen, het creëren van een veilig klimaat voor opgroeiende kinderen, de inzet van ‘sociaal makelaars’ tot het ondersteunen van mantelzorgers.
Alles om het voor de bewoners in de Utrechtse buurten en wijken zo prettig mogelijk te maken.
De uitdaging
Hennie Spee is als technisch beheer afdeling Welzijn verantwoordelijk voor onder andere het dagelijks onderhoud van buurtcentrums en speeltuinen. Het is van groot belang dat deze locaties in goede conditie blijven en de buurt er terecht kan met alle initiatieven, activiteiten en bijeenkomsten. Daar komt veel bij kijken, want door het veelvoudig gebruik is onderhoud en reparatie orde van de dag. Groenbeheer, schoonmakers, handhaving en klusjesmannen zijn geregeld nodig en moeten worden ingepland en aangestuurd. De één periodiek, de ander incidenteel. Dat maakte de vraag naar een efficiënt planningssysteem steeds groter en urgenter.
De werkwijze
De afdeling Welzijn is onderverdeelt in 4 divisie’s. Goede onderlinge communicatie en efficiënt plannen is erg belangrijk, maar was een uitdaging door de omvang van de organisatie en vele verschillende processen. De processen en systemen waren daar nog niet goed op ingericht.
Het plannen van alle betrokkenen, intern en extern, vond plaats op een whiteboard, waarbij de communicatie weer via andere kanalen moest worden opgezet. Het lukte op deze manier niet om de planning netjes op elkaar aan te laten sluiten en ook was er geen enkele mogelijkheid om flexibel te zijn in de planning. Bovendien was de planning niet voor iedereen inzichtelijk, waardoor het hele proces niet optimaal verliep. Dit was de aanleiding om op zoek te gaan naar een goede oplossing die dit probleem kon verhelpen en het hele planningsproces kon verbeteren.
De keuze voor OutSmart
Na een zoektocht op het internet heeft de gemeente Utrecht meerdere partijen aangeschreven om aan tafel te gaan. Een fijne kennismaking met OutSmart, de gebruikersvriendelijke app en planbord en de volledige hulp en ontzorging in deze digitalisering heeft de Gemeente Utrecht positief verrast. Niet alleen werden alle dagelijkse uitdagingen opgelost, maar er gaat ook een wereld open aan nieuwe mogelijkheden. Een referentie van een andere OutSmart gebruiker was het laatste zetje voor Hennie om deze partnerschap met OutSmart aan te gaan. En met succes!
De ervaring
Het doel van het gebruik van OutSmart was voornamelijk een overzichtelijke, flexible en effiente planning, en beter kunnen communiceren tussen alle afdelingen en betrokkenen. Dat is gelukt! Maar ook meer grip en inzicht op de buitendienst maakt dat de gemeente nu flexibeler is en snelleren kan handelen.
Daarnaast communiceren de planners en de buitendienstmedewerkers vlekkeloos met elkaar via de OutSmart app en de kantoorapplicatie, waarop de planning, beschikbaarheid en status van elke klus altijd inzichtelijk zijn. De software werkt eenvoudig en is erg overzichtelijk, iedereen kan er nu mee werken.
Voor een soepele start hebben de trainers en consultants van OutSmart in enkele dagen de gemeente volledig ontzorgd in het implementeren en instellen van de software. De wensen van de gemeente en de bestaande processen en structuren zijn daarbij de leidraad geweest, want juist daarop moet de software worden opgezet. De training voor zowel de binnendienst als de buitendienst heeft ervoor gezorgd dat de gemeente snel up and running was. Een mooie nieuwe samenwerking waar we trots op zijn!
We hopen op een mooie samenwerking, waarin we als partners kunnen leren en ontwikkelen!
Ook benieuwd naar OutSmart?
