Werkbonnen voor InstallOffice

Direct tijdens de werkzaamheden gebruikt materiaal en gemaakte uren registreren. Het klinkt mooi en het is nu ook mogelijk met de koppeling tussen OutSmart en InstallOffice. De werkbon app van OutSmart koppelt met de module ‘Werkorderplanning’.

In InstallOffice was er altijd al de mogelijkheid om eenvoudig werkbonnen aan te maken, in te plannen en te verwerken. Enige nadeel is dat hier altijd een handeling nodig is die gepaard gaat met papier. Met de koppeling tussen de twee systemen is dat verleden tijd.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling InstallOffice met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met InstallOffice. Profiteer van onder meer de volgende handige functionaliteiten:

Aangemaakte werkorders in Werkorderplanning worden direct werkbonnen die inzichtelijk zijn in de app
Afgeronde werkbonnen worden direct proeffacturen in InstallOffice
Synchroniseer relaties vanuit InstallOffice naar OutSmart
Synchroniseer materialen en werknemers vanuit InstallOffice naar OutSmart

Kosten van de koppeling

De kosten van de koppeling zijn minimaal. Aangezien de koppeling is gemaakt door BouwInfosys raden wij aan contact met hun op te nemen of om te kijken op de productsite in BGI-Office.

Het realiseren van de koppeling vereist vaak een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie. Deze kunnen door OutSmart of door een derde partij worden gedaan. Hiervoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met InstallOffice uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de InstallOffice koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Installatiewerk met InstallOffice: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe een werkorder uit Werkorderplanning bij de monteur komt en als factuur terugkomt, voor en na het koppelen.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + InstallOffice
Werkorder naar de monteur	Uitprinten of telefonisch doorgeven	Werkorders uit Werkorderplanning staan als werkbon in de app
Registreren op locatie	Op papier, met kans op onleesbare bonnen	Digitaal op telefoon of tablet, inclusief handtekening
Facturatie voorbereiden	Proeffactuur handmatig samenstellen	Afgeronde werkbon wordt een proeffactuur in InstallOffice
Stamgegevens actueel houden	In beide systemen apart onderhouden	Relaties, materialen en werknemers synchroniseren mee

Veelgestelde vragen over de InstallOffice-koppeling

De koppeling verbindt InstallOffice met de werkbonapp van OutSmart. Werkorders die in Werkorderplanning worden aangemaakt zijn direct als digitale werkbon zichtbaar in de app, en afgeronde werkbonnen gaan terug naar InstallOffice als proeffactuur. Relaties, materialen en werknemers synchroniseren van InstallOffice naar OutSmart.

De koppeling is gemaakt door BouwInfosys, dus de actuele prijs vraag je daar op of vind je op de productsite in BGI-Office. Daarnaast gelden eenmalige opstartkosten, omdat het realiseren van de koppeling meestal een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie vereist.

Klik in OutSmart onder Instellingen op Licentiemanager in de linker menubalk, klik rechtsboven op de blauwe knop Bestellen en kies InstallOffice onder het kopje Koppeling. Stel de koppeling daarna eenmalig in via Externe koppeling in de linker menubalk.

Uit Werkorderplanning. Werkorders die daar worden aangemaakt komen via de koppeling direct als digitale werkbon in de OutSmart-app, zodat de monteur de klus op zijn telefoon of tablet ziet zonder dat de planning iets hoeft uit te printen of door te bellen.

Dat kan OutSmart doen of een derde partij. Het realiseren van de koppeling vereist meestal een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie; daarvoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht. Je hoeft dit dus niet zelf technisch op te lossen.

Relaties, materialen en werknemers komen automatisch uit InstallOffice in OutSmart. De buitendienst werkt daardoor met dezelfde klantgegevens en artikelen als de backoffice, zonder dat die lijsten in twee systemen apart worden bijgehouden.