Gripp op je buitendienst

Gripp wordt in Nederland veel gebruikt als boekhoudsysteem en als systeem voor het verzorgen van projectplanning. Gebruik je dit systeem, dan kun je dit gemakkelijk aan OutSmart koppelen. De twee programma’s vormen samen een perfecte combinatie.

Na de koppeling wordt de informatie uit beide systemen automatisch gesynchroniseerd. Je hebt dan alle informatie binnen handbereik en kunt die informatie ook via de OutSmart app doorsturen naar je buitendienstmedewerkers.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling Gripp met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met Gripp. De synchronisatie van de volgende informatie uit Gripp naar OutSmart wordt eenvoudig na de koppeling:

Taken
Relaties (vanuit contacten of bedrijven)
Artikelen (inclusief prijs en (bar)code)
Medewerkers
Uursoorten en urenregistratie

Een synchronisatie tussen twee programma’s werkt natuurlijk twee kanten op en je integreert dus ook gegevens van OutSmart in Gripp. Dat levert je de volgende handige functionaliteiten op:

Afgeronde werkbonnen worden opgehaald en hiervoor wordt automatisch een factuur aangemaakt.
Automatisch updaten van orderregels.

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en Gripp bedragen €25,-per bedrijf. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde niveau.

Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-upkosten aan verbonden.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met Gripp uiteindelijk voor een besparing.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de Gripp koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Projectwerk met Gripp: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe een Gripp-verkooporder via de buitendienst weer als resultaat en factuur terugkomt.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + Gripp
Een verkooporder inplannen	Ordergegevens overtypen in een werkbon	Verkooporders komen binnen als werkbon of project
Relaties en artikelen bijhouden	In beide systemen los onderhouden	Relaties, materialen en uursoorten komen uit Gripp
Resultaat terugkoppelen	Uren en materialen met de hand in Gripp zetten	Materialen, uren en werkbon-PDF gaan terug naar Gripp
Factureren	Factuur los opbouwen in Gripp	Facturen kunnen direct vanuit de afgeronde werkbon in Gripp ontstaan

Veelgestelde vragen over de Gripp-koppeling

De koppeling haalt bedrijven met eventuele contactpersonen, producten als materialen en als uursoorten, medewerkers en verkooporders uit Gripp naar OutSmart. Verkooporders kunnen als werkbon of als project binnenkomen. Afgeronde werkbonnen sturen materialen, uren en de werkbon-PDF terug, en kunnen in Gripp een factuur aanmaken.

Je stelt het automatische interval zelf in op 15, 30 of 60 minuten; standaard is dat een kwartier. Daarnaast registreert OutSmart na het opslaan webhooks in Gripp, waardoor nieuwe bedrijven, contactpersonen, medewerkers, projecten en taken sneller doorkomen dan het interval.

Ja. Je bepaalt bij de importinstellingen of verkooporders uit Gripp als werkbon of als project in OutSmart landen. Werk je met langere trajecten met meerdere bezoeken, dan is het project het logische niveau; bij losse serviceklussen is de werkbon dat.

Ga naar Instellingen, open de Licentiemanager en schaf de koppeling aan. Open daarna Instellingen → Algemeen → Softwarekoppelingen en open Gripp. Zoek de API-sleutel in Gripp, voer die in OutSmart in en controleer de verbinding. Stel het synchronisatie-interval in, richt de imports en exports in en sla op. OutSmart slaat je Gripp-wachtwoord niet op.

Bekijk het log bij de koppeling. Veelvoorkomende meldingen zijn: ongeldig token, het maximale aantal verzoeken is bereikt, de relatie is niet gevonden of niet gekoppeld aan een relatie in Gripp, het materiaal is niet gevonden in Gripp, de uursoort heeft geen extern ID of is niet bekend in OutSmart, of er is geen extern werkbonnummer bekend.

Gripp werkt uitsluitend met numerieke productcodes. Bevat een artikelcode in OutSmart letters of tekens, dan kan Gripp die niet verwerken. Pas de code aan naar een numerieke waarde en laat de export opnieuw lopen.