Digitale werkbonnen voor Gilde

Met de digitale werkbon app van OutSmart zijn veelal handmatige handelingen niet meer nodig. De buitendienstmedewerker op locatie vult de digitale werkbon in op zijn mobiele device (telefoon of tablet). Een paar seconden later ontvangt de medewerker op kantoor de werkbon. Na ondertekenen en afronden van de werkorder wordt de werkbon in een overzichtelijke PDF met handtekening en eventueel toegevoegde foto’s per e-mail verzonden aan de klant.

Daarna wordt de werkbon doorgestuurd naar je eigen Gilde account. Hierdoor komen de uren en materialen direct op een conceptfactuur te staan. Deze koppeling zorgt er voor dat je sneller kan overgaan tot facturatie en minder administratieve rompslomp hebt.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling Gilde Software met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met Gilde Software. Profiteer van onder meer de volgende handige functionaliteiten:

Aangemaakte werkorders in Gilde Software worden direct werkbonnen die inzichtelijk zijn in de app.
Afgeronde werkbonnen worden direct proeffacturen in Gilde Software.
Synchroniseer relaties vanuit Gilde Software naar OutSmart.
Synchroniseer materialen en werknemers vanuit Gilde Software naar OutSmart.

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en Gilde Software bedragen slechts €10,- per bedrijf. Deze kosten zullen in rekening worden gebracht door onze partner. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde lage niveau.

Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-up kosten aan verbonden.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met Gilde Software uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de Gilde Software koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Werken met Gilde Software: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe een werkorder in Gilde bij de monteur komt en als factuur terugkomt, voor en na het koppelen.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + Gilde Software
Werkorder naar de buitendienst	Op papier meegeven of los doorbellen	Werkorders uit Gilde staan direct als werkbon in de app
Werkbon invullen op locatie	Handmatig op een papieren bon	Digitaal op telefoon of tablet, inclusief foto's
Klant zijn bon bezorgen	Doorslag achterlaten of later nasturen	PDF met handtekening en foto's direct per e-mail
Factureren na de klus	Uren en materialen opnieuw invoeren in Gilde	Afgeronde werkbon wordt een proeffactuur in Gilde

Veelgestelde vragen over de Gilde Software-koppeling

De koppeling verbindt Gilde Software met de werkbonapp van OutSmart. Werkorders die in Gilde worden aangemaakt zijn direct als digitale werkbon zichtbaar in de app, en afgeronde werkbonnen gaan terug naar Gilde als proeffactuur. Relaties, materialen en werknemers synchroniseren van Gilde naar OutSmart.

De koppeling kost €10 per maand per bedrijf. Dat bedrag wordt door onze partner in rekening gebracht en blijft gelijk, ook bij meerdere licenties. Er zijn geen set-upkosten, dus de koppeling kan direct worden gemaakt.

Klik in OutSmart onder Instellingen op Licentiemanager in de linker menubalk, klik rechtsboven op de blauwe knop Bestellen en kies Gilde Software onder het kopje Koppeling. Stel de koppeling daarna eenmalig in via Externe koppeling in de linker menubalk.

Na het ondertekenen en afronden van de werkorder wordt de werkbon als overzichtelijke PDF per e-mail naar de klant gestuurd, met de handtekening en eventueel toegevoegde foto's erin. De klant heeft daarmee direct een compleet verslag van het bezoek, zonder dat de backoffice iets hoeft na te sturen.

De buitendienstmedewerker vult de digitale werkbon op locatie in op telefoon of tablet. Een paar seconden later ontvangt de medewerker op kantoor die werkbon. Daarmee vervalt het wachten tot de monteur zijn papieren bonnen aan het eind van de dag of week inlevert.

Ja. Nadat de werkbon is doorgestuurd naar je eigen Gilde-account komen de uren en materialen direct op een conceptfactuur te staan. Daardoor kun je sneller overgaan tot facturatie en hoef je niets over te typen uit een papieren bon.