Werkbonnen voor CASH

CASH wordt in Nederland veel gebruikt als boekhoudsysteem. Wanneer je dit systeem in gebruik hebt is het koppelen van CASH met OutSmart een ideale combinatie. Hierdoor wordt het eenvoudig om de buitendienstmedewerkers perfect aan te sturen.

Alle informatie die je nodig hebt in de beide systemen wordt gesynchroniseerd. Hierdoor kun je in een oogopslag vinden wat je nodig hebt. Via de werkbonapp van OutSmart krijgen je buitendienstmedewerkers alle informatie doorgestuurd die ze nodig hebben om hun taak uit te voeren.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling CASH met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met OutSmart. Na de koppeling is het synchroniseren van de volgende informatie tussen de systemen eenvoudig:

Relaties
Materialen
Uursoorten (voor een duidelijke urenregistratie)
Medewerkers vanuit CASH naar OutSmart
Verkooporders aan de hand van afgeronde digitale werkbonnen in OutSmart

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en CASH bedragen slechts €10,- per bedrijf.

Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde lage niveau.

Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-upkosten aan verbonden.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met CASH uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de CASH koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Werken met Cash: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe stamdata uit Cash bij de buitendienst komt en het resultaat weer terug.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + Cash
Relaties en artikelen beheren	In beide systemen los invoeren	Beheer in Cash; OutSmart synchroniseert elk kwartier mee
Uursoorten instellen	Met de hand aanmaken	Uursoorten komen uit Cash-artikeltype K
Een klus afronden	Uren en materialen achteraf overtypen	Afgeronde werkbon wordt een verkooporder in Cash
Onbekende klant in het veld	Later alsnog aanmaken in Cash	Ontbrekende klanten en artikelen kunnen bij de export worden aangemaakt

Veelgestelde vragen over de Cash-koppeling

De koppeling haalt relaties, materialen, uursoorten, magazijnen en medewerkers uit Cash naar OutSmart, en stuurt afgeronde werkbonnen terug als verkooporder. Ontbreekt een klant of artikel in Cash op het moment van exporteren, dan kan de koppeling die tijdens de export aanmaken.

Cash. Beheer relaties en materialen daarom in Cash en niet in OutSmart: wijzigingen die je in OutSmart aanbrengt op geïmporteerde relaties of materialen kunnen bij een handmatige synchronisatie worden overschreven met de gegevens uit Cash.

De synchronisatie loopt automatisch elk kwartier. Je kunt daarnaast op elk moment een handmatige synchronisatie starten vanaf de instellingenpagina van de koppeling. Medewerkers worden alleen tijdens een handmatige synchronisatie meegenomen.

Materialen komen uit de Cash-artikeltypen A, M, E en S. Uursoorten komen uit artikeltype K. Materialen en uursoorten worden in één gedeelde importactie opgehaald, dus je stelt ze niet los van elkaar in.

Maak eerst een aparte API-gebruiker aan in Cash. Ga naar Instellingen, open de Licentiemanager en schaf de koppeling aan. Open daarna Instellingen → Algemeen → Softwarekoppelingen en open Cash. Vul de relatiecode, het e-mailadres en het wachtwoord van die API-gebruiker in, controleer de verbinding, kies de administratie, stel de imports en exports in en sla op.

Bekijk het log bij de koppeling. Veelvoorkomende oorzaken zijn: de relatie op de werkbon is niet gevonden in Cash, de gegevens van de API-gebruiker zijn niet geldig, er is geen beschikbare administratie gevonden, of de werkbon wordt al gesynchroniseerd. Relaties worden ook overgeslagen als ze niet als klant zijn gemarkeerd, geblokkeerd staan of onvolledige gegevens hebben.