Werkbonnen voor Bouwsoft

Bouwsoft is een administratief bouwsoftware pakket speciaal gericht op één markt: de bouwsector.Wanneer je dit systeem in gebruik hebt is het koppelen met OutSmart een ideale combinatie. Hierdoor wordt het eenvoudig om de buitendienstmedewerkers perfect aan te sturen.

Alle informatie die je nodig hebt in de beide systemen wordt gesynchroniseerd. Hierdoor kun je in een oogopslag vinden wat je nodig hebt. De buitendienstmedewerkers kunnen via de OutSmart werkbonapp alle benodigde informatie doorgestuurd krijgen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling Bouwsoft met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met OutSmart. Synchronisatie van de volgende informatie uit Bouwsoft naar OutSmart wordt eenvoudig na de koppeling:

Materialen
Medewerkers
Uursoorten (dus je urenregistratie wordt helder en overzichtelijk)
Debiteuren
Projecten (handig voor je projectplanning)
Apparaten

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en Bouwsoft bedragen €30,- per bedrijf. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde niveau.

Het realiseren van de koppeling vereist een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie. Hiervoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht van €299,-

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met Bouwsoft uiteindelijk voor een besparing.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de Bouwsoft koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Projectadministratie met Bouwsoft: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe een Bouwsoft-project via de buitendienst weer als nacalculatie terugkomt.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + Bouwsoft
Een project inplannen	Projectgegevens overtypen in een werkbon	Projecten en opdrachten komen binnen als werkbon
Uren en materialen registreren	Opschrijven en achteraf in Bouwsoft boeken	Uren en materialen worden als werkelijke kosten op het project geboekt
Voorraad bijhouden	Los afboeken in Bouwsoft	Magazijnen komen mee; materiaal kan van het Bouwsoft-magazijn af
Factureren	Factuur met de hand samenstellen	Afgeronde werkbon gaat als opdracht of verkoopfactuur naar Bouwsoft

Veelgestelde vragen over de Bouwsoft-koppeling

De koppeling haalt medewerkers, materialen, categorieën, magazijnen, uursoorten, relaties, projecten en opdrachten uit Bouwsoft naar OutSmart. Afgeronde werkbonnen gaan terug als opdracht of als verkoopfactuur. Daarnaast kunnen gewerkte uren en gebruikte materialen als werkelijke kosten op het bijbehorende Bouwsoft-project worden geboekt.

De koppeling boekt de op de werkbon geregistreerde uren en materialen als werkelijke kosten op het gekoppelde Bouwsoft-project. Daardoor zie je in Bouwsoft per project wat er daadwerkelijk aan tijd en materiaal in is gegaan, zonder dat iemand die regels na afloop met de hand hoeft over te nemen.

Ja. Zowel projecten als opdrachten uit Bouwsoft kunnen als werkbon in OutSmart landen. Daarmee kies je zelf op welk niveau je de buitendienst laat werken: op het project als geheel, of op de losse opdrachten die eronder hangen.

Ga naar Instellingen, open de Licentiemanager en schaf de koppeling aan. Open daarna Instellingen → Algemeen → Softwarekoppelingen en open Bouwsoft. Start de verbinding, meld je aan bij Bouwsoft, controleer of de verbinding staat, kies de administratie, stel de imports en exports in en sla op. Je werkt met één administratie per keer; het toegangstoken wordt automatisch vernieuwd.

Bekijk het log bij de koppeling. Veelvoorkomende meldingen zijn: project, materiaal of uursoort niet gevonden in Bouwsoft, geen medewerker op de werkbon, geen materialen of werkperiodes op de werkbon, het externe werkbonnummer is geen geheel getal, de verkoopfactuur is al aangemaakt, of er ging iets mis bij het afboeken van een artikel uit het Bouwsoft-magazijn.

Nee. De verbinding loopt via OAuth: je meldt je aan op de inlogpagina van Bouwsoft en OutSmart ontvangt alleen een beveiligd toegangstoken. Dat token wordt automatisch vernieuwd zolang dat mogelijk is, zodat de koppeling niet steeds opnieuw hoeft te worden goedgekeurd.