Werkbonnen voor AccountView

Met de workflow software kan de samenwerking tussen binnen-en buitendienst nog worden geoptimaliseerd. Werkprocessen worden beter op elkaar afgestemd vanuit kantoor naar de buitendienst.

Alle informatie die je nodig hebt in de beide systemen wordt gesynchroniseerd. Hierdoor kun je in een oogopslag vinden wat je nodig hebt. De buitendienstmedewerkers kunnen via de werkbonapp van OutSmart alle benodigde informatie doorgestuurd krijgen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Voordelen koppeling AccountView met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met OutSmart. Met de koppeling is onder meer de synchronisatie van de volgende informatie uit AccountView naar OutSmart eenvoudig:

Verkooporder wordt een werkbon in OutSmart
Producten bij de verkooporder worden benodigde materialen op de werkbon
Projecten, dus nog makkelijker je projectplanning maken
Artikelen
Debiteuren
Uurtarieven
En zaken als levertijd, werksoort, werkomschrijving, betalingsconditie en adressen

Kosten van de koppeling

Het realiseren van de koppeling vereist tal van handmatige instellingen. Denk aan:

Het instellen van de Accountview Communication Service;
Onderneming en administraties organiseren;
Het koppelen aan Accountview.net en testen van koppeling.

Hiervoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht van €299,-.

Daarnaast zijn de maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en AccountView €30,- per bedrijf per maand. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde niveau.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de Accountview koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Werken met AccountView: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe klant-, artikel- en uurgegevens tussen AccountView en de buitendienst bewegen.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + AccountView
Debiteuren en artikelen bijhouden	In beide systemen los invoeren	Debiteuren en artikelen komen automatisch uit AccountView
Uursoorten instellen	Met de hand aanmaken in OutSmart	Uursoorten komen uit de artikelgroep Uursoorten
Een offerte of order inplannen	Gegevens overtypen in een werkbon	Geselecteerde offertes en verkooporders worden werkbonnen
Factureren na de klus	Uren en materialen opnieuw invoeren	Afgeronde werkbon gaat als factuur of verkooporder naar AccountView

Veelgestelde vragen over de AccountView-koppeling

De koppeling haalt medewerkers, artikelen, uursoorten, projecten en debiteuren uit AccountView naar OutSmart, en kan geselecteerde offertes en verkooporders als werkbon binnenhalen. Afgeronde werkbonnen gaan de andere kant op, als factuur of als verkooporder. Ook nieuwe debiteuren en artikelen die je in OutSmart aanmaakt kunnen naar AccountView worden geëxporteerd.

Medewerkers, artikelen als materialen, uursoorten uit de artikelgroep Uursoorten, projecten, en debiteuren als klanten. Daarnaast kun je geselecteerde offertes en verkooporders uit AccountView als werkbon laten binnenkomen, zodat de planning direct met de juiste opdracht aan de slag kan.

Via een beveiligde inlogflow: je meldt je aan op de inlogpagina van AccountView zelf, dus OutSmart slaat je AccountView-wachtwoord niet op. Na het verbinden kies je het bedrijf dat je wilt synchroniseren. De koppeling werkt met één administratie per keer.

Ja. Nieuwe debiteuren en nieuwe artikelen die in OutSmart ontstaan kunnen richting AccountView worden geëxporteerd. Zo hoef je een klant of artikel dat in het veld voor het eerst opduikt niet alsnog met de hand in de administratie bij te werken.

Ga naar Instellingen, open de Licentiemanager en schaf de koppeling aan. Open daarna Instellingen → Algemeen → Softwarekoppelingen en open AccountView. Doorloop de inlogflow, kies de administratie, stel per onderdeel de imports en exports in en sla op. De synchronisatie loopt daarna automatisch op de achtergrond; je kunt hem ook handmatig starten.

Bekijk het log op de instellingenpagina van de koppeling. Veelvoorkomende meldingen zijn: fout bij het verwerken van de werkbon naar factuur of verkooporder, fout bij het aanmaken van een project, of verplichte velden die op de verkooporder ontbreken. De melding "niets te importeren of exporteren" is geen fout, maar betekent dat er geen gewijzigde gegevens waren.