Software de gestão de stocks e gestão de inventário

Controlo total do stock — no armazém e em cada viatura.

Um software de gestão de stocks permite a uma empresa de serviços saber, em qualquer momento, que materiais existem no armazém e em cada viatura. No OutSmart, a gestão de inventário é atualizada a partir de cada ordem de trabalho: quando o técnico regista o material aplicado, o stock é deduzido no mesmo instante — sem contagens manuais e sem ruturas em obra.

Fica registado exatamente que artigos há em stock e onde se encontram, mantendo-se uma visão geral permanente sem atualizações manuais.

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A gestão de stocks e de inventário do OutSmart controla os materiais em tempo real — armazém central e stock nas viaturas. Cada peça aplicada em obra é deduzida automaticamente e incluída na fatura. Sem ruturas de stock, sem materiais esquecidos na fatura.

 

Controlo Total do Inventário, Sem Esforço

É possível criar vários armazéns, por exemplo, por filial ou viatura de serviço. Além disso, os níveis mínimos e de encomenda são definidos facilmente. Quando um artigo desce abaixo do nível pretendido, o OutSmart pode gerar automaticamente uma tarefa para o repor. Assim evita-se que os técnicos fiquem sem material no local, mantendo o serviço fiável.

Graças à ligação com as ordens de trabalho e a app do OutSmart, a gestão de inventário está totalmente integrada no seu fluxo diário. Os colaboradores indicam facilmente na app quando utilizam materiais, e o stock é atualizado automaticamente. Isto torna o sistema fiável e sempre atual.

Com a Gestão de Inventário, poupa-se tempo, evita-se dupla administração e assegura-se que os projetos decorrem sem problemas. Fica sempre claro que materiais existem e onde estão, permitindo planear e executar de forma mais eficiente.

Stock management visual
 

Exemplo prático

Uma empresa de instalação com várias carrinhas de serviço enfrentava frequentemente a falta de peças nas intervenções. Desde a introdução da Gestão de Inventário, cada carrinha tem o seu próprio armazém digital. Assim que um técnico utiliza um material, este é automaticamente deduzido. O gestor de armazém recebe ainda uma tarefa automática quando o stock cai abaixo do mínimo. Isto evita faltas e mantém os projetos no prazo.

Benefícios
  • Visão constante dos stocks, por carrinha ou filial.
  • Dedução automática ao utilizar materiais.
  • Definição de níveis mínimos e de encomenda para evitar faltas.
  • Poupança de tempo e maior fiabilidade na execução.
Voorraadbeheer visual

Gestão de stocks em tempo real, do armazém à viatura

O controlo de stock no OutSmart cobre três situações: o material parado no armazém, o material que viaja nas viaturas e o material aplicado em obra. As três atualizam-se a partir da mesma ordem de trabalho, pelo que não existe dupla introdução de dados.

Controlo de Stock

Stock de materiais atualizado em tempo real — sem ruturas em obra

Vantagem: Técnicos partem sempre com os materiais certos — sem atrasos por falta de peças

No OutSmart, cada material utilizado em obra é deduzido automaticamente do stock. O responsável de armazém tem acesso em tempo real às quantidades disponíveis, aos movimentos de entrada e saída e às obras onde cada material foi usado.

Quando um material atinge o ponto de encomenda mínimo, o OutSmart gera um alerta automaticamente, garantindo que as peças mais usadas estão sempre disponíveis sem acumular stock desnecessário.

Stock atualizado automaticamente após cada ordem de trabalho
Alerta automático quando o stock atinge o mínimo definido
Histórico de movimentos por material, técnico e obra
"Chega ao fim das obras paradas por falta de material — o stock está sempre atualizado."
Cliente OutSmart
Materiais em Obra

Técnicos registam materiais na app — nenhuma peça usada esquecida na fatura

Vantagem: Faturação completa — cada peça usada cobrada ao cliente

Na aplicação OutSmart, o técnico seleciona os materiais utilizados diretamente do catálogo durante a obra. Quantidades, preços e referências ficam registados na ordem de trabalho, e no escritório a fatura é gerada com todos os materiais já incluídos.

Para obras com listas de materiais predefinidas, o OutSmart permite criar listas padrão por tipo de trabalho, que o técnico confirma e ajusta se necessário.

Técnico regista materiais na app durante a obra — do catálogo, com preço
Materiais incluídos automaticamente na fatura — sem omissões
Listas de materiais por tipo de trabalho — confirmar e ajustar
"Deixámos de esquecer materiais na fatura — a receita aumentou visivelmente."
Cliente OutSmart
Armazéns e Viaturas

Stock no armazém e nas viaturas — controlo total em qualquer lugar

Vantagem: Técnicos autossuficientes em campo — stock nas viaturas sempre controlado

O OutSmart gere múltiplos armazéns e o stock das viaturas de cada técnico. Quando um técnico usa materiais da viatura, o sistema regista automaticamente, e as transferências entre armazéns ficam documentadas.

Os relatórios de inventário mostram o valor total do stock, saídas por período e obras com maior consumo. Esta informação ajuda a planear compras e negociar volumes com fornecedores.

Múltiplos armazéns e stock nas viaturas — tudo num só sistema
Transferências entre armazéns documentadas — rastreabilidade total
Relatórios de consumo por técnico, obra e período
"Sabemos exatamente o que está em cada viatura — as reposições tornaram-se muito mais simples."
Cliente OutSmart

Alocação e balanceamento de stocks entre armazém e viaturas

A alocação de inventário define onde cada artigo deve estar; o balanceamento de stocks corrige os desvios quando uma viatura acumula material e outra fica sem. No OutSmart, ambas as operações são registadas como transferências, mantendo o histórico completo e o valor de stock correto em cada localização.

Níveis mínimos por localização

Cada armazém e cada viatura tem os seus próprios níveis mínimos e pontos de encomenda. Uma viatura de AVAC não necessita do mesmo stock que a oficina central, e o alerta é gerado por localização em vez de para a empresa inteira.

Transferências rastreáveis

A passagem de material entre armazém e viatura, ou entre duas viaturas, fica registada como transação de stock com data, quantidade e responsável. O valor de inventário acompanha o movimento em vez de desaparecer do registo.

Reposição com base no consumo real

Os relatórios mostram o consumo por técnico, obra e período. A reposição deixa de ser feita por estimativa e passa a seguir o que efetivamente saiu, o que reduz stock imobilizado sem aumentar o risco de rutura.

Inventário periódico e contagem de stock

Um programa de inventário só é fiável quando a contagem física pode ser comparada com o registo do sistema. No OutSmart, a contagem é registada como transação de stock: o desvio fica documentado por artigo e por localização, e o valor de inventário é corrigido sem que o histórico se perca.

1

Preparar a contagem

A lista de artigos é gerada por armazém ou por viatura, de modo a que a contagem possa ser feita por localização e não numa única sessão para toda a empresa.

2

Contar em campo

A contagem das viaturas é feita pelo próprio técnico na aplicação, sem necessidade de trazer a viatura à oficina nem de imprimir folhas de contagem.

3

Registar os desvios

A diferença entre a quantidade contada e a registada é lançada como correção de contagem, com indicação do artigo, da localização e da data.

4

Analisar as causas

Desvios recorrentes no mesmo artigo ou na mesma viatura indicam normalmente registo incompleto em obra — corrigir a origem vale mais do que repetir a contagem.

Controlo de inventário com e sem OutSmart

EtapaSem OutSmartCom OutSmart
Registar saída de materiaisFolha de papel na viatura ou memóriaAutomático ao registar materiais na ordem de trabalho
Controlar stock por localizaçãoContagem física periódicaStock em tempo real por armazém e por viatura — no painel
Alertar stock mínimoDescobrir quando já não há materialAlerta automático quando o stock atinge o mínimo definido
Iniciar encomenda de reabastecimentoLigar ao fornecedor manualmenteEncomenda iniciada diretamente a partir do alerta de stock mínimo
Sincronizar com contabilidadeExportação manual de movimentos de stockSincronização automática com Jasmin, PHC Go ou SAGE
3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

14
+

Anos de experiência

Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.

CapitalGás, Pedro Vaz

Os técnicos apenas têm de abrir a app e sabem para onde têm de ir. Customizámos os nossos formulários para serem exatamente o que eram em papel, mas agora em digital, ou seja, digitalizámos os  nossos processos ao máximo.

Exaclean, Pedro Rodrigues

 

Com a OutSmart, a Tecnifir passou a estar mais organizada e o processo de facturação muito mais rápido e eficaz. Fácil e intuitivo. O Cliente fica, de imediato, com o relatório da intervenção, assim que o técnico a termina.

Tecnifir, Fábio Rodrigues

 

Trazer o stock existente — e mantê-lo correto

Importar stock via Excel

A mudança de folhas de cálculo ou de outro sistema não significa começar do zero. O stock atual pode ser importado em bloco através de Excel, associado aos armazéns e artigos existentes — uma opção normalmente utilizada na configuração inicial, com um pequeno ficheiro de teste recomendado primeiro.

Registar transações de stock

Nem toda a alteração de stock resulta de uma ordem de trabalho. É possível registar entregas, bens danificados ou em falta, transferências entre armazéns e viaturas, ou correções de contagem como uma transação de stock — mantendo o histórico completo e cada localização sempre correta.

Perguntas frequentes sobre Gestão de Inventário na OutSmart

A gestão de inventário para serviços de campo significa controlar em tempo real os materiais e peças disponíveis — no armazém e nas viaturas dos técnicos. A OutSmart liga o inventário diretamente às ordens de trabalho: quando um técnico regista materiais, o stock é atualizado automaticamente.
Quando o técnico regista materiais numa ordem OutSmart, o sistema deduz automaticamente a quantidade do stock da localização correspondente — viatura ou armazém. Não é necessária nenhuma entrada manual adicional.
Sim. A OutSmart permite definir múltiplas localizações de stock: armazém central, armazém secundário e stock por viatura. Cada técnico tem o seu stock de viatura, e o coordenador tem acesso ao stock de todas as localizações em tempo real.
É definido um nível mínimo de stock para cada artigo. Quando o stock atinge esse nível, a OutSmart envia um alerta ao responsável de compras, a partir do qual é possível iniciar diretamente uma encomenda de reabastecimento.
Sim. A OutSmart integra com Jasmin, PHC Go, SAGE, Moloni e InvoiceXpress. Os movimentos de stock são sincronizados automaticamente — sem exportação manual, sem dupla entrada de dados.
A gestão de inventário está disponível como add-on OutSmart — complementa qualquer plano. O preço base começa a partir de €168/ano (plano Launch). Para informação detalhada sobre preços do add-on de inventário, ver a página de preços OutSmart ou contactar a equipa OutSmart. 14 dias de teste gratuito.
Sim — o stock atual pode ser importado em bloco através de Excel, associado aos armazéns e artigos já existentes. Esta opção é normalmente utilizada na configuração inicial ou numa migração a partir de folhas de cálculo ou de outro sistema. É recomendável um pequeno ficheiro de teste antes da importação completa, para detetar eventuais erros de correspondência.
Sim. Para cada artigo, em cada armazém, podem ser definidos um nível mínimo, um nível preferido e um nível máximo de stock. A OutSmart utiliza estes valores para acionar alertas de reposição e indicar exatamente até que quantidade repor.
Sim — sempre que uma alteração de stock não resulte da utilização normal de materiais numa ordem de trabalho, pode ser registada uma transação de stock: entregas, bens danificados ou em falta, transferências entre localizações ou correções de contagem.
Sim. As transações de stock permitem registar uma transferência entre quaisquer duas localizações, mantendo o histórico completo e a posição de stock sempre correta em todos os locais.
Software de gestão de inventário para serviço de campo controla o stock de materiais e peças usadas nas obras. O OutSmart deduz automaticamente cada material utilizado e inclui-o na fatura — sem introdução manual, sem materiais esquecidos.
Sim. O OutSmart gere o stock em múltiplos armazéns e nas viaturas de cada técnico individualmente. Quando um técnico usa materiais da sua viatura, o sistema regista automaticamente. Transferências entre armazéns ficam documentadas.
O OutSmart envia um alerta automático quando um material atinge o nível mínimo de stock configurado. Assim garante-se que as peças mais usadas estão sempre disponíveis sem acumular stock desnecessário.

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