Software de gestão de stocks e gestão de inventário

Controlo total do stock — no armazém e em cada viatura.

Um software de gestão de stocks permite a uma empresa de serviços saber, em qualquer momento, que materiais existem no armazém e em cada viatura. No OutSmart, a gestão de inventário é atualizada a partir de cada ordem de trabalho: quando o técnico regista o material aplicado, o stock é deduzido no mesmo instante — sem contagens manuais e sem ruturas em obra.

Fica registado exatamente que artigos há em stock e onde se encontram, mantendo-se uma visão geral permanente sem atualizações manuais.

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A gestão de stocks e de inventário do OutSmart controla os materiais em tempo real — armazém central e stock nas viaturas. Cada peça aplicada em obra é deduzida automaticamente e incluída na fatura. Sem ruturas de stock, sem materiais esquecidos na fatura.

O que é a gestão de stocks numa empresa de serviços?

A gestão de stocks numa empresa de serviços é o controlo dos materiais e peças que as equipas técnicas usam no terreno: o que está no armazém, o que está em cada viatura e o que foi aplicado em cada intervenção. Ao contrário do que acontece no comércio, o stock não é vendido ao balcão: sai do armazém para a carrinha, é aplicado em obra e tem de chegar à fatura do cliente.

Por isso, um software de gestão de stocks para equipas de campo responde a três perguntas que o módulo de stocks genérico de um ERP raramente cobre:

  • Onde está o material? Stock separado por armazém, por viatura e por local de obra, com valores próprios em cada localização.
  • Que material foi usado e em que trabalho? O técnico regista os materiais na ordem de trabalho e as quantidades são deduzidas da localização selecionada.
  • O material foi faturado? Os materiais registados na ordem de trabalho são incluídos na fatura, sem papel pelo meio.
5.000+
empresas de campo
confiam na OutSmart
3,2M
ordens de trabalho/ano
cada material deduzido do stock
50%
menos tempo administrativo
em empresas que migraram do papel
€180
por ano, a partir de
gestão de stocks incluída
Reconhecível?

O custo escondido do stock sem controlo

Na maioria das empresas de campo o stock não se perde de uma só vez: perde-se aos poucos, em peças não cobradas, deslocações repetidas e compras desnecessárias. Nenhuma destas perdas aparece na contabilidade com o seu nome.

"A peça não estava na carrinha"

O técnico chega ao local e falta-lhe o material. A intervenção fica a meio, marca-se nova visita e o cliente espera. O custo real são duas deslocações para faturar uma.

"Não sabemos o que está em cada viatura"

O stock das viaturas vive na memória de cada técnico. Ninguém sabe o que há, nem quanto vale — e a reposição faz-se por estimativa.

"O material não foi cobrado ao cliente"

As peças aplicadas não chegam à fatura porque não foram registadas. A margem desaparece em silêncio, item a item, todos os meses.

"Comprámos o que já tínhamos"

Sem visão do stock existente compra-se por precaução. Material a mais imobilizado no armazém, e ainda assim ruturas nos artigos que realmente saem.

"A contagem anual leva dois dias"

O inventário faz-se em papel, com as viaturas paradas e a operação a meio gás. E no dia seguinte à contagem os números já não estão certos.

"Só descobrimos a rutura em obra"

O alerta de stock mínimo não existe ou chega demasiado tarde. A falta é detetada pelo técnico no local, e não pelo armazém a tempo de repor.
Exemplo prático

Uma empresa de instalação com várias carrinhas de serviço

01 · Situação

Falta de peças nas intervenções

As carrinhas não tinham stock definido. Os técnicos davam-se conta da falta já no local do cliente, o que obrigava a nova deslocação e atrasava os projetos.
02 · Ação

Cada carrinha com armazém digital próprio

Cada viatura passou a ter o seu próprio armazém no OutSmart, com níveis mínimos definidos. O material aplicado é deduzido automaticamente ao ser registado na ordem de trabalho.
03 · Resultado

Reposição antes da rutura

O gestor de armazém recebe uma tarefa automática quando um artigo desce abaixo do mínimo. A falta deixou de ser descoberta em obra e os projetos mantêm-se no prazo.

  • Visão constante do stock, por carrinha ou filial
  • Dedução automática ao registar materiais
  • Níveis mínimos e de encomenda por localização

Gestão de stocks em tempo real, do armazém à viatura

O controlo de stock no OutSmart cobre três situações: o material parado no armazém, o material que viaja nas viaturas e o material aplicado em obra. As três atualizam-se a partir da mesma ordem de trabalho, pelo que não existe dupla introdução de dados.

Trata-se de um sistema de gestão de inventários e stocks integrado na ordem de trabalho, e não de um módulo isolado: o inventário é uma consequência do trabalho registado em campo.

Controlo de Stock

Stock de materiais atualizado em tempo real — sem ruturas em obra

Vantagem: Técnicos partem sempre com os materiais certos — sem atrasos por falta de peças

No OutSmart, cada material utilizado em obra é deduzido automaticamente do stock. O responsável de armazém tem acesso em tempo real às quantidades disponíveis, aos movimentos de entrada e saída e às obras onde cada material foi usado.

Com um nível mínimo, preferido e máximo por artigo e por localização, o OutSmart mostra quando um material deve ser reposto, garantindo que as peças mais usadas estão sempre disponíveis sem acumular stock desnecessário.

Stock atualizado automaticamente após cada ordem de trabalho
Níveis mínimos de stock por armazém e por viatura
Histórico de movimentos por material, técnico e obra
"Chega ao fim das obras paradas por falta de material — o stock está sempre atualizado."
Cliente OutSmart
Materiais em Obra

Técnicos registam materiais na app — nenhuma peça usada esquecida na fatura

Vantagem: Faturação completa — cada peça usada cobrada ao cliente

Na aplicação OutSmart, o técnico seleciona os materiais utilizados diretamente do catálogo durante a obra. Quantidades, preços e referências ficam registados na ordem de trabalho, e no escritório a fatura é gerada com todos os materiais já incluídos.

Para obras com listas de materiais predefinidas, o OutSmart permite criar listas padrão por tipo de trabalho, que o técnico confirma e ajusta se necessário.

Técnico regista materiais na app durante a obra — do catálogo, com preço
Materiais incluídos automaticamente na fatura — sem omissões
Listas de materiais por tipo de trabalho — confirmar e ajustar
"Deixámos de esquecer materiais na fatura — a receita aumentou visivelmente."
Cliente OutSmart
Armazéns e Viaturas

Stock no armazém e nas viaturas — controlo total em qualquer lugar

Vantagem: Técnicos autossuficientes em campo — stock nas viaturas sempre controlado

O OutSmart gere múltiplos armazéns e o stock das viaturas de cada técnico. Quando um técnico usa materiais da viatura, o sistema regista automaticamente, e as transferências entre armazéns ficam documentadas.

Os relatórios de inventário mostram o valor total do stock, saídas por período e obras com maior consumo. Esta informação ajuda a planear compras e negociar volumes com fornecedores.

Múltiplos armazéns e stock nas viaturas — tudo num só sistema
Transferências entre armazéns documentadas — rastreabilidade total
Relatórios de consumo por técnico, obra e período
"Sabemos exatamente o que está em cada viatura — as reposições tornaram-se muito mais simples."
Cliente OutSmart

Alocação e balanceamento de stocks entre armazém e viaturas

Um software de alocação de inventário define onde cada artigo deve estar; o balanceamento de stocks corrige os desvios quando uma viatura acumula material e outra fica sem. No OutSmart, ambas as operações são registadas como transferências, mantendo o histórico completo e o valor de stock correto em cada localização.

Níveis mínimos por localização

Cada armazém e cada viatura tem os seus próprios níveis mínimos e pontos de encomenda. Uma viatura de AVAC não necessita do mesmo stock que a oficina central, e os níveis são definidos por localização em vez de para a empresa inteira.

Transferências rastreáveis

A passagem de material entre armazém e viatura, ou entre duas viaturas, fica registada como transação de stock com data, quantidade e responsável. O valor de inventário acompanha o movimento em vez de desaparecer do registo.

Reposição com base no consumo real

É esta a função que um software de balanceamento de stocks deve cumprir: os relatórios mostram o consumo por técnico, obra e período, pelo que a reposição deixa de ser feita por estimativa e passa a seguir o que efetivamente saiu. Reduz-se stock imobilizado sem aumentar o risco de rutura.

Inventário periódico e contagem de stock

Um programa de inventário só é fiável quando a contagem física pode ser comparada com o registo do sistema. No OutSmart, a contagem é registada como transação de stock: o desvio fica documentado por artigo e por localização, e o valor de inventário é corrigido sem que o histórico se perca.

1

Preparar a contagem

A lista de artigos é gerada por armazém ou por viatura, de modo a que a contagem possa ser feita por localização e não numa única sessão para toda a empresa.

2

Contar em campo

A contagem das viaturas é feita pelo próprio técnico na aplicação, sem necessidade de trazer a viatura à oficina nem de imprimir folhas de contagem.

3

Registar os desvios

A diferença entre a quantidade contada e a registada é lançada como correção de contagem, com indicação do artigo, da localização e da data.

4

Analisar as causas

Desvios recorrentes no mesmo artigo ou na mesma viatura indicam normalmente registo incompleto em obra — corrigir a origem vale mais do que repetir a contagem.

Inventário permanente e inventário periódico: como se combinam

No inventário permanente, cada entrada, transferência e consumo é registado no momento em que acontece, pelo que o saldo de cada localização está sempre atualizado. No inventário periódico, o stock é contado fisicamente em datas fixas, por exemplo no fecho do ano, e o resultado da contagem corrige o saldo registado.

Nas empresas de serviços, os dois métodos complementam-se. O OutSmart mantém o registo permanente através das ordens de trabalho, das entregas e das transferências entre armazém e viaturas. A contagem periódica continua a ser necessária para detetar perdas, quebras e erros de registo, e as diferenças ficam documentadas como correções de stock.

Aspeto Inventário permanente Inventário periódico
Quando é atualizadoA cada movimento de stockNa data da contagem
Fonte dos dadosOrdens de trabalho, entregas e transferênciasContagem física no armazém e nas viaturas
Para que serveSaber em tempo real o que existe em cada localizaçãoConfirmar o saldo e corrigir desvios

Gestão de stocks no OutSmart e no ERP: quem faz o quê

Muitas empresas de serviços já usam um ERP ou um software de faturação, como o Cegid PHC, o Cegid Jasmin ou o Moloni, com um módulo de stocks pensado para compras e vendas. O OutSmart não precisa de substituir esse sistema: cobre a gestão do stock fora do escritório.

  • No OutSmart: stock por viatura e por local de obra, consumo de materiais nas ordens de trabalho, transferências entre armazém e viaturas e contagens no terreno.
  • No ERP: contabilidade, compras e faturação legal, de acordo com o que cada empresa já tem configurado.

Na aplicação, os técnicos podem ler o código de barras de um material para o encontrar mais depressa ao registá-lo na ordem de trabalho. No backoffice, os artigos podem ter códigos de barras e EAN associados.

Ver a gestão de materiais · Comparar o OutSmart com o Cegid PHC

Trazer o stock existente — e mantê-lo correto

Importar stock via Excel

A mudança de folhas de cálculo ou de outro sistema não significa começar do zero. O stock atual pode ser importado em bloco através de Excel, associado aos armazéns e artigos existentes — uma opção normalmente utilizada na configuração inicial, com um pequeno ficheiro de teste recomendado primeiro.

Registar transações de stock

Nem toda a alteração de stock resulta de uma ordem de trabalho. É possível registar entregas, bens danificados ou em falta, transferências entre armazéns e viaturas, ou correções de contagem como uma transação de stock — mantendo o histórico completo e cada localização sempre correta.

Controlo de inventário com e sem OutSmart

EtapaSem OutSmartCom OutSmart
Registar saída de materiaisFolha de papel na viatura ou memóriaAutomático ao registar materiais na ordem de trabalho
Controlar stock por localizaçãoContagem física periódicaStock em tempo real por armazém e por viatura — no painel
Controlar stock mínimoDescobrir quando já não há materialNíveis mínimos de stock por armazém e por viatura
Sincronizar com contabilidadeExportação manual de movimentos de stockSincronização automática com Jasmin, PHC Go ou SAGE
3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

14
+

Anos de experiência

Por setor

Gestão de stocks para todos os setores de campo

O que conta como "material" muda de setor para setor. Os armazéns, artigos e níveis mínimos configuram-se conforme a operação de cada empresa.

⚡

Instalações Técnicas

Stock de peças por viatura, dedução automática ao aplicar em obra e níveis mínimos por artigo crítico.
🏗️

Construção & Manutenção

Material por obra e por armazém, com transferências documentadas entre estaleiro e oficina.
🔒

Segurança & Vigilância

Componentes e consumíveis por instalação, com histórico do que foi substituído em cada visita.
❄️

Refrigeração & AVAC

Gases, filtros e peças de substituição com níveis mínimos por viatura e rastreio por unidade.
🚪

Portas & Automatismos

Stock de peças de reparação urgente, deduzido na ordem e faturado no mesmo dia da intervenção.
🧹

Limpeza & Facilities

Consumíveis por localização de cliente, com reposição planeada a partir do consumo real.
Clientes

O que dizem as empresas de campo

★★★★★

"O que começou com planeamento e ordens de trabalho abrange agora também projetos, orçamentos e compras."

Kimberley Oostendorp Nederland
★★★★★

"Com a integração no software de contabilidade, o pós-cálculo e a faturação ficam perfeitamente resolvidos."

Tom Groot VKS Schiedam
★★★★★

"Temos agora um único sistema onde tudo converge. Isso dá-nos controlo sobre todo o processo."

Frank Meijsen DeMo Service- en Bedrijfsdeuren
★★★★★

"Tudo o que fazemos no escritório, o técnico faz no tablet a partir do terreno."

Martijn Kooijman AAprotec

Perguntas frequentes sobre Gestão de Inventário na OutSmart

A gestão de inventário para serviços de campo significa controlar em tempo real os materiais e peças disponíveis — no armazém e nas viaturas dos técnicos. A OutSmart liga o inventário diretamente às ordens de trabalho: quando um técnico regista materiais, o stock é atualizado automaticamente.
Quando o técnico regista materiais numa ordem OutSmart, o sistema deduz automaticamente a quantidade do stock da localização correspondente — viatura ou armazém. Não é necessária nenhuma entrada manual adicional.
Sim. A OutSmart permite definir múltiplas localizações de stock: armazém central, armazém secundário e stock por viatura. Cada técnico tem o seu stock de viatura, e o coordenador tem acesso ao stock de todas as localizações em tempo real.
Para cada artigo, em cada armazém ou viatura, é definido um nível mínimo, um nível preferido e um nível máximo de stock. Estes níveis mostram quando é necessário repor e até que quantidade, para que a encomenda ao fornecedor seja feita a tempo.
Sim. A OutSmart integra com Jasmin, PHC Go, SAGE, Moloni e InvoiceXpress. Os movimentos de stock são sincronizados automaticamente — sem exportação manual, sem dupla entrada de dados.
A gestão de inventário está disponível como add-on OutSmart — complementa qualquer plano. O preço base começa a partir de €180/ano (plano Launch). Para informação detalhada sobre preços do add-on de inventário, ver a página de preços OutSmart ou contactar a equipa OutSmart. 14 dias de teste gratuito.
Sim — o stock atual pode ser importado em bloco através de Excel, associado aos armazéns e artigos já existentes. Esta opção é normalmente utilizada na configuração inicial ou numa migração a partir de folhas de cálculo ou de outro sistema. É recomendável um pequeno ficheiro de teste antes da importação completa, para detetar eventuais erros de correspondência.
Sim. Para cada artigo, em cada armazém, podem ser definidos um nível mínimo, um nível preferido e um nível máximo de stock. Estes valores indicam quando é necessário repor e até que quantidade.
Sim — sempre que uma alteração de stock não resulte da utilização normal de materiais numa ordem de trabalho, pode ser registada uma transação de stock: entregas, bens danificados ou em falta, transferências entre localizações ou correções de contagem.
Sim. As transações de stock permitem registar uma transferência entre quaisquer duas localizações, mantendo o histórico completo e a posição de stock sempre correta em todos os locais.
Software de gestão de inventário para serviço de campo controla o stock de materiais e peças usadas nas obras. O OutSmart deduz automaticamente cada material utilizado e inclui-o na fatura — sem introdução manual, sem materiais esquecidos.
Sim. O OutSmart gere o stock em múltiplos armazéns e nas viaturas de cada técnico individualmente. Quando um técnico usa materiais da sua viatura, o sistema regista automaticamente. Transferências entre armazéns ficam documentadas.
A OutSmart suporta um modelo hub-and-spoke: o stock principal fica num armazém central e cada viatura ou técnico tem a sua própria localização de stock separada. O técnico utiliza o material da sua viatura durante um trabalho e o consumo é automaticamente associado à ordem de trabalho. Quando o stock de uma viatura fica baixo, o material é transferido diretamente do armazém central para essa viatura, sem necessidade de uma ordem de trabalho, e os níveis mínimos por localização mostram quando um armazém ou uma viatura se aproxima do limite definido. Desta forma, uma empresa com um armazém central e, por exemplo, 30 viaturas mantém visibilidade do stock por localização.
No OutSmart, cada material pode ter um nível mínimo de stock por localização e o stock atual de cada armazém e viatura é visível em tempo real, pelo que se vê a tempo quando um material se aproxima do mínimo. Assim garante-se que as peças mais usadas estão sempre disponíveis sem acumular stock desnecessário.
No inventário permanente, cada entrada, transferência e consumo é registado no momento em que acontece, pelo que o saldo está sempre atualizado. No inventário periódico, o stock é contado fisicamente em datas fixas e a contagem corrige o saldo. O OutSmart mantém o registo permanente através das ordens de trabalho e das transferências, e as diferenças encontradas numa contagem ficam registadas como correções de stock.
Não é necessário. O OutSmart gere o stock que circula fora do escritório: por viatura e por local de obra, com o consumo registado nas ordens de trabalho. A contabilidade, as compras e a faturação legal podem continuar no ERP ou no software de faturação que a empresa já utiliza.
Sim. Na aplicação OutSmart, os técnicos podem ler o código de barras de um material para o encontrar mais depressa ao registá-lo na ordem de trabalho. No backoffice, os artigos podem ter códigos de barras e EAN associados.

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