Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
Qualificações sempre em dia
Os certificados são visíveis não só no backoffice, mas também na app. Os colaboradores podem apresentar os seus certificados no terreno, por exemplo, junto de um cliente ou durante uma inspeção. Isto garante profissionalismo e evita discussões ou atrasos no local.
Além disso, este Power-Up ajuda a agir atempadamente antes que um certificado expire. Os certificados prestes a expirar ficam visíveis de imediato, permitindo agir de forma proativa. Assim evita-se que colaboradores trabalhem sem documentos válidos, garantindo o cumprimento constante dos requisitos legais. Com os Certificados de Funcionários, gerir e verificar qualificações torna-se simples, claro e fiável, dando paz de espírito à organização e confiança aos clientes e entidades fiscalizadoras.
Exemplo prático
Uma empresa de serviços técnicos usou os Certificados de Funcionários para controlar os certificados VCA e BRL dos seus técnicos. Graças ao alerta automático, viram a tempo que vários certificados estavam prestes a expirar. Conseguiram tratar das renovações em tempo útil, mantendo os técnicos habilitados e evitando paragens em projetos.
Benefícios
- Resumo central de todos os certificados por colaborador.
- Colaboradores podem apresentar certificados facilmente via app.
- Sinalização automática para certificados com prazo de validade.
- Cumprimento permanente de exigências legais e sectoriais.
Certificados de Técnicos Qualificações e certificados de cada técnico registados — validade sempre visívelVantagem: Zero técnicos em obra com certificados expirados — conformidade garantida No OutSmart, ficam registados os certificados de formação e qualificação de cada técnico: segurança em altura, trabalho em tensão, curso de gás, licença de condução especial, VCA, ou qualquer outra certificação obrigatória para a função. Cada certificado tem a data de emissão e de validade. O gestor vê numa vista centralizada os certificados de toda a equipa: válidos, a expirar em breve e já expirados. Antes de atribuir uma ordem que requer uma qualificação específica, o OutSmart verifica automaticamente se o técnico tem o certificado válido.
"Nunca mais enviamos um técnico sem os certificados obrigatórios — o OutSmart avisa-nos antes." Cliente OutSmart |
Alertas de Validade Certificado a expirar? Alerta com antecedência configurável — tempo para renovarVantagem: Renovações tratadas a tempo — sem custos de substituição urgente de técnicos O OutSmart envia alertas automáticos ao gestor quando um certificado de técnico se aproxima da data de expiração: 90, 60 e 30 dias antes, conforme configurado. O alerta identifica o técnico, o certificado e a data de expiração — e sugere agendar a renovação. Para certificados com renovação periódica obrigatória (ex: segurança em altura anual, VCA cada 3 anos), o OutSmart cria automaticamente uma tarefa de renovação com antecedência suficiente. A equipa de RH recebe a notificação sem ter de verificar manualmente.
"A gestora de RH recebe os alertas do OutSmart — nunca mais perdemos uma renovação de certificado." Cliente OutSmart |
Conformidade e Auditoria Histórico de certificações da equipa — disponível para auditoria em segundosVantagem: Auditoria de segurança preparada a qualquer momento — sem procurar documentos O OutSmart mantém o histórico completo de certificados de cada técnico: certificados ativos, expirados e em renovação. Em caso de auditoria de segurança ou inspeção do trabalho, o registo é exportado em segundos — sem procurar em pastas e e-mails. Para empresas que trabalham para grandes clientes corporativos ou entidades públicas, a demonstração de conformidade em matéria de qualificações da equipa é frequentemente obrigatória. O OutSmart gera automaticamente o relatório de certificações por técnico e por obra.
"A auditoria de segurança pediu certificados de 12 técnicos — exportámos tudo em 3 minutos." Cliente OutSmart |
