Arbeitsplan

Die Erstellung des Arbeitsplans mit OutSmart schafft Übersicht, sowohl für Sie als auch für Ihren Außendienst.

Wollen Sie wissen, wie einfach es sein kann, klare und flexible Arbeitszeiten zu schaffen? Lesen Sie weiter und wir stellen Ihnen OutSmart vor, ein kostengünstiges Tool (ab 10 Euro pro Monat), das Ihnen hilft, genaue und flexible Arbeitspläne zu erstellen.

Oder finden Sie es gleich selbst heraus: Testen Sie OutSmart kostenlos. Es gibt keine Verpflichtung, es auszuprobieren und Sie müssen uns nicht Ihre Kontodaten geben.

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Was sind die Vorteile von OutSmart-Arbeitszeitplänen?

Immer klar

Ein OutSmart-Arbeitsplan ist leicht zu verstehen: Sie können ihn einfach erstellen, die Plantafel funktioniert intuitiv per Drag-and-Drop, und keine Aufträge können übersehen werden. Sie können einen Arbeitsplan jederzeit anpassen und Ihre Außendienstmitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand.

Inklusive Arbeitsplan-App

Ihre Außendienstmitarbeiter können ihren Arbeitsplan in Echtzeit einsehen und erhalten einen digitalen Arbeitsauftrag direkt in der App. Sie registrieren abgeschlossene Aufträge in der App, fügen Fotos ihrer Arbeit hinzu und lassen den Kunden direkt in der App zur Freigabe unterschreiben.

Schnuppern kostet nichts

Möchten Sie ein Gefühl für OutSmart bekommen? Sie können dies völlig kostenlos tun. Die Person, die Sie am besten überzeugen kann, sind Sie selbst. Erstellen Sie Ihren nächsten Arbeitsplan mit OutSmart und überzeugen Sie sich selbst. Auch toll: Sie können sofort die anderen praktischen Funktionen von OutSmart ausprobieren, und zwar kostenlos.

Wie erstellen Sie einen Arbeitsplan?

Das Erstellen eines Arbeitsplans ist einfach und übersichtlich. Sie können Ihren Arbeitsplan z. B. in Excel erstellen. Wenn Sie eine kleine Anzahl von Mitarbeitern haben, können Sie Ihren Arbeitszeitplan einfach von Hand erstellen.

Ein Programm zur Erstellung eines Arbeitsplans muss vor allem logisch sein. Sie warten nicht auf allerlei “praktische” Gimmicks und überflüssige Funktionen. Sie wollen einfach nur schnell sehen können, wie Dirks Arbeitswoche aussieht, und das soll auch für Dirk klar sein. Dank OutSmart gehört ein Arbeitsplan in Excel der Vergangenheit an und Sie können Ihr Unternehmen weiter digitalisieren.

Es bietet viele Vorteile sowohl für die internen als auch für die externen Dienste. Unsere Außendienstplattform ist umfassend und enthält neben Arbeitsplänen auch digitale Arbeitsaufträge, Angebote, Rechnungen und Projekte sowie Verknüpfungen zu Abrechnungssystemen und anderen Schnittstellen.

Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Möglichkeit, Ihren Arbeitsplan zu erstellen?

Sie sind auf dieser Seite gelandet, weil Sie neugierig sind, ob es einen anderen (vorzugsweise einfacheren) Weg gibt, Ihren Arbeitsplan zu erstellen. Dafür kann es mehrere Gründe geben: 

  • Sie haben eine wachsende Anzahl von Mitarbeitern und Ihre alte Art, einen Arbeitsplan zu erstellen, wird unübersichtlich und fehleranfällig;
  • Ihnen wurde OutSmart empfohlen oder Sie haben jemanden gesehen, der OutSmart verwendet und Sie sind neugierig, wie es funktioniert und ob es auch bei Ihnen funktioniert. Sie möchten es ausprobieren, aber ohne sich gleich festzulegen.
  • Sie wollen mit der Digitalisierung beginnen und es erscheint Ihnen praktisch, alle Arbeitspläne in einem System zu haben, damit Sie leicht nachschauen können, wer wann welche Arbeit erledigt hat;
  • Sie sind es leid, ständig Ihren Außendienst anzurufen, um Änderungen am Arbeitsplan zu bestätigen und suchen nach einer Lösung in Form einer Arbeitsplan-App.

  • Warum sollten Sie Ihre Arbeitsplanung auf OutSmart umstellen?

    Gut zu wissen: Wenn Sie tatsächlich mit einem der oben genannten Gründe hierher gekommen sind, dann sind Sie am richtigen Ort. Denn die Erstellung Ihres Arbeitsplans mit OutSmart ist:

    • Einfach und übersichtlich: Sie ziehen Stunden oder Arbeitsaufträge aus dem Wartefeld in den Arbeitsplan; einfacher geht’s nicht;
    • Ordentlich: Alle Arbeitspläne sind abrufbar und Sie können Arbeitspläne einfach duplizieren oder z. B. monatlich wiederkehrende Wartungen in einem Rutsch planen;
    • Gut für Ihre Telefonrechnung:OutSmart hat eine Arbeitsplan-App: Ihre Außendienstmitarbeiter können den Plan und alle zugehörigen digitalen Arbeitsaufträge sofort einsehen. Nehmen Sie eine Änderung in letzter Minute vor? Ihre Außendienstmitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und sehen in der App alle Informationen, die sie benötigen. Keine unnötigen Anrufe mehr!
    • Sehr geeignet für Sparfüchse: OutSmart ist günstig, wenn man sich einmal dafür entschieden hat. Aber, was noch wichtiger ist, Sie müssen sich nicht sofort entscheiden, denn Sie können es kostenlos ausprobieren, so dass Sie wissen, was Sie für Ihr Geld bekommen. Es ist eine großartige Möglichkeit, ein Gefühl dafür zu bekommen, was vor sich geht, ohne dass es Sie etwas kostet.

Diese Unternehmen haben bereits umgestellt und erleben alle Vorteile

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Sarah Goossens

"Wir hatten kein klares System, in dem alle Daten gespeichert waren. Wir haben mehrere getrennte Systeme verwendet. Das wurde schnell unübersichtlich. In OutSmart finden wir alle Informationen in einem System, können Arbeitsaufträge abzeichnen lassen und haben einen besseren Überblick, welcher Techniker wann wo ist. Das Ergebnis ist, dass wir 75% effizienter arbeiten und 80% weniger Fragen von Ingenieuren wegen Unklarheiten in der Planung haben."

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Edwin Eeftink

"OutSmart ist eine intelligente App-Lösung für Arbeitsaufträge, die unseren Geschäftsprozess unterstützt und uns viele zusätzliche Einblicke und Möglichkeiten bietet, z.B. im Bereich der Arbeitsplanung und -vorbereitung. Immer mehr Mechaniker in verschiedenen Ländern arbeiten mit OutSmart, was uns im Vergleich zur alten Situation mit den Papieraufträgen wesentlich geringere Kosten und eine höhere Effizienz beschert, vor allem weil wir (wertvolle) Zeit sparen."

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Harmen Kramer

"Es war für uns immer sehr verwirrend, die eingehenden Anrufe zu planen. Ich habe jetzt eine übersichtliche Planungstafel und kann genau sehen, wo sich jeder Mechaniker befindet. Ich kann auch direkt sehen, was in den vergangenen Wochen passiert ist und wie hoch der Umsatz war. Outsmart ermöglicht es mir, effizienter zu arbeiten, weil ich problemlos zwischen verschiedenen Technikern wechseln kann."

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Henk Teekman

"Unser vorheriges System hatte viele Probleme, und oft konnten die Belege nicht geladen werden und die Mechaniker konnten es nicht benutzen. Der Service war schlecht, und das System wies viele Fehler auf. OutSmart hingegen ist ein zuverlässiger Partner mit einer guten Erklärung! Wir hatten bisher keine Probleme und haben eine Menge Möglichkeiten. Außerdem ist die Plantafel übersichtlich und es ist einfach, Belege für den jeweiligen Monteur einzuziehen."

Wie funktioniert die Erstellung eines Arbeitsplans?

Möchten Sie OutSmart ausprobieren? Wir sagen Ihnen, wie Sie einen Arbeitsplan in OutSmart erstellen:

Sie haben eine digitale Plantafel, die in zwei Teile aufgeteilt ist:

  1. Oben finden Sie die Agenda(s) Ihrer Außendienstmitarbeiter;
  2. Am unteren Rand sehen Sie die Aufträge, die eingeplant werden müssen.

Dies ist der Bildschirm, den Sie sehen:

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Es ist eigentlich ganz einfach: Sie ziehen jeden Auftrag auf den Kalender des Mitarbeiters, dem Sie ihn zuweisen möchten. In der App sieht Ihr Mitarbeiter den Arbeitsplan, den Sie für ihn zusammengestellt haben.

Sie können die Art und Weise, wie Sie die digitale Plantafel auf Ihrem Bildschirm anzeigen, individuell anpassen. Sie können z. B. wählen, ob Sie die Kalender mehrerer Mitarbeiter nebeneinander anzeigen möchten oder ob Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter einzeln füllen möchten.

Sie können auch wählen, ob Sie die Planung pro Tag oder pro Woche anzeigen möchten.

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Planungssoftware für das Feld

OutSmart ist perfekt, wenn Sie Ihre Mitarbeiterpläne schnell und übersichtlich einrichten wollen. Sobald Ihre Planung abgeschlossen ist, sehen die von Ihnen eingeplanten Mitarbeiter diese Planung sofort in ihrer App. Egal, wo sie sind, sie sehen immer die aktuellste Planung. Wenn Sie den Zeitplan von Mitarbeiter Mark in letzter Minute anpassen, wird Mark sofort benachrichtigt.

Außerdem ist die App von OutSmart nicht nur eine App für den Arbeitsplan, sondern tatsächlich eine App für Arbeitsaufträge. Das bedeutet, dass Mark sofort den mit dem neuen Job verbundenen Arbeitsauftrag öffnen kann und somit weiß, was von ihm erwartet wird. Sie brauchen ihn also nicht mehr anzurufen, um ihn über die Änderung zu informieren oder ihm mitzuteilen, was von ihm erwartet wird. Eine weitere Automatisierung der Planung spart die Zeit der Mitarbeiter (und damit Kosten).

Unsere Arbeitszeitsoftware und App:
kostenlos testen!

Die Arbeitsplan-App ist untrennbar mit der OutSmart-Software verbunden, die Ihre Büromitarbeiter nutzen. Wenn Sie OutSmart kostenlos ausprobieren, können Ihre Außendienstmitarbeiter auch die Arbeitsplan-App kostenlos testen. Das ist praktisch, denn so können Sie gleich herausfinden, ob sie auch gerne mit OutSmart arbeiten.

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Es gibt noch mehr! Ihre gesamte Verwaltung in Ordnung mit OutSmart

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten, die OutSmart bietet. OutSmart ist eine Workflow-Software, die Sie als Basis für Ihren gesamten Arbeitsablauf nutzen können. Mit OutSmart können Sie alle möglichen Geschäftsprozesse miteinander verknüpfen: Angebotserstellung, Auftragserstellung, Auftragsvergabe und Rechnungsstellung gehen nahtlos ineinander über.

Wenn Sie wollen, kann OutSmart noch mehr vereinfachen, z.B. Formulare, Objektverwaltung, Projektmanagement inklusive Projektplanung, Materialwirtschaft und Kundenverträge. Mit OutSmart lässt sich auch ein benutzerfreundliches Kundenportal im eigenen Corporate Design einrichten.

Was sind die Vorteile eines digitalen Arbeitsplans?

OutSmart hat einige klare Vorteile sowohl für Sie im Büro als auch für Ihre Außendienstmitarbeiter.

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OutSmart ist für jedes Unternehmen mit einer Außendienstorganisation geeignet

OutSmart macht Ihre Arbeit und die Ihrer Außendienstmitarbeiter einfacher und transparenter. Ob Sie eine große Belegschaft haben oder Selbstständiger sind, ob Sie in der Reinigungsbranche tätig sind oder eine Bausoftware suchen.

 

Alle Informationen an einem Ort

Außendienstmitarbeiter haben immer die Arbeitsaufträge, die ihrem Auftrag zugeordnet sind, und Sie können mit einem einzigen Klick die gesamte Historie eines Kunden abrufen.

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Die Registrierung von Stunden geht automatisch

Arbeitsaufträge, die an Sie zurückkommen, sind direkt mit Ihrer Zeiterfassung verknüpft. Auf diese Weise entspricht die Erfassung der Direktstunden immer der Realität. Auch verlorene Arbeitsaufträge sind Geschichte. Effizienz in Reinkultur!

 

Die Rechnungsstellung erfolgt nahezu automatisch

Sobald Ihr Außendienstmitarbeiter den Kunden dazu gebracht hat, den Auftrag mit seiner digitalen Unterschrift freizugeben, können Sie den fertigen Arbeitsauftrag im Büro mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln. Diese digitale Rechnung wird automatisch verschickt und Sie können ihr eine einfache Mahnung anhängen, falls die Zahlung ausbleibt. Das spart Frust und Zeit. Automatisierung, wie sie sein sollte.

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Automatische Angebote einfach erstellen

OutSmart macht es einfach, digitale Angebote mit eigenem Logo zu erstellen. Sie erhalten keine Antwort auf ein Angebot? Richten Sie OutSmart ein, um automatisch Erinnerungs-E-Mails an potenzielle Kunden zu senden. Auf diese Weise können Sie auch das Rating Ihrer Angebote verbessern.

Ausprobieren immer erwünscht! OutSmart kostenlos testen

Bei OutSmart können Sie gerne jeden Monat etwas Neues ausprobieren, aber auch, wenn Sie faul sind und noch nicht wissen, ob OutSmart so nützlich ist, wie sie sagen, dass es ist.

Sie möchten mit der einfachen Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsplänen beginnen und sind neugierig auf die anderen Möglichkeiten, wie OutSmart Ihr Unternehmen einfacher machen kann?

Allgemein

Wer und was ist OutSmart?

OutSmart ist ein modernes “Software as a Service” (SaaS) -Unternehmen, das eine digitale Lösung für den Außendienstprozess entwickelt hat. Wir sind ein komplettes Field Service Management Tool, sozusagen Ihr digitaler Werkzeugkasten.

Wie funktioniert OutSmart?

OutSmart besteht aus zwei Teilen: einer browserbasierenden Webanwendung, die von den Mitarbeitern im Büro verwendet wird, und einer App für den Außendienstmitarbeiter.

Mitarbeiter, die mit der Webanwendung arbeiten, können verschiedenste Einstellungen an der Corporate Identity des Unternehmens anpassen. Und was vielleicht am wichtigsten ist, ist hier möglich: Arbeitsaufträge für den Außendienst zu erstellen und zu planen.

Für den Außendienst haben wir eine App für iOS und Android entwickelt. Geplante Arbeitsaufträge im Backoffice können in der App abgerufen werden. Nun hat der Außendienstmitarbeiter den Arbeitsauftrag auf seinem mobilen Gerät. In der App kann er/sie alle möglichen Informationen über die geleistete Arbeit angeben. Fahr- und Arbeitszeiten, verwendete Materialien, Fotos und Notizen. Wenn der Auftrag vollständig ist, kann er an das Backoffice geschickt werden. Auf diese Weise kann die Rechnungsstellung sofort beginnen.

Was passiert nach dem kostenlosen Testmonat?

Dies hängt ganz davon ab, wie zufrieden Sie mit dem Produkt sind. Wenn Sie sich für OutSmart entscheiden, kann Ihr kostenloser Testaccount in ein kostenpflichtiges Abonnement gewandelt werden. Es besteht die Möglichkeit, dieses Abonnement monatlich oder jährlich zu bezahlen. Wenn Sie sich für die jährliche Zahlung entscheiden, sparen Sie ganze 20%.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich nicht weitermache?

Wenn Sie nach einem Monat das Gefühl haben, dass wir nicht das sind, wonach Sie suchen, werden Ihre Daten einige Zeit nach Ablauf des Testmonats gelöscht.

Wie kann ich neue Arten von Arbeiten erstellen?

Hierfür wurde unter Einstellungen -> Diverse eine eigene Rubrik angelegt.

 

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