Schiff liegt still im Hafen — und du weißt nicht, was letztes Mal an diesem Motor gemacht wurde oder wer gerade frei ist?

OutSmart für maritime Service- und Wartungsbetriebe
Von der Schiffsmaschine bis zur Rechnung — digital.

Von der Notfallstörung an Bord bis zur wiederkehrenden Schiffsinspektion — Techniker wissen, wohin sie müssen, die Objekthistorie pro Schiff ist immer griffbereit, und Rechnungen gehen raus, sobald die Arbeit erledigt ist.

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Was ist maritime Service-Software?

Digitale Wartungsauftraege und Dokumentation fuer maritime Servicebetriebe

Maritime Service-Software unterstuetzt Betriebe in der Schifffahrtsbranche bei der digitalen Verwaltung von Wartungsauftraegen, Inspektionen und Dokumentationen. Mit OutSmart koordinieren maritime Serviceteams Einsaetze auf See und an Land, dokumentieren Schiffswartungen digital und verwalten Ersatzteile - auch offline verfuegbar.

Kommt dir das bekannt vor?

Erkennst du das? So klingt es bei Kollegen in der maritimen Branche — vor OutSmart

„Pro Schiff festhalten, was alles an Bord gemacht wurde? Das stand in einem Heft. Bis das Heft weg war."

Geschäftsführer, Schiffswartungsbetrieb (14 Mitarbeiter)

„Unsere Techniker arbeiten manchmal an Orten ohne Empfang. Arbeitsaufträge wurden erst nach der Rückkehr ins Büro eingetippt — immer unvollständig."

Inhaber, maritimer Installationsbetrieb (10 Mitarbeiter)

„Wir haben regelmäßig eine wiederkehrende Schiffsinspektion verpasst, weil sie in einer Excel-Tabelle stand, die niemand mehr ansah."

Betriebsleiter, maritimer Service & Wartung
Erkennst du das?

6 Herausforderungen, die maritime Service- und Wartungsbetriebe ausbremsen

⚓

Störung an Bord — keine Objekthistorie zur Hand

Der Techniker steht auf der Kaimauer. Er weiß nicht, was letztes Mal an diesem Motor gemacht wurde. Rückruf ins Büro — während das Schiff wartet.

📄

Arbeitsaufträge, die nach der Arbeit fehlen

Arbeiten auf einem Schiff oder Offshore-Standort ohne guten Empfang. Belege werden im Nachhinein eingetippt — unvollständig, falsche Stunden, vergessene Materialien.

🔧

Pro Schiff festhalten, was verbaut ist — kaum möglich

Jedes Schiff hat eigene Installationen, Motoren und Systeme. Das in Word oder Excel führen: immer veraltet, selten vollständig.

📋

Inspektionen und Zertifikate, die du fast verpasst

Wiederkehrende Schiffsinspektionen und Zertifizierungen stehen in einer Tabelle. Bis eine Erinnerung zu spät kommt — oder der Kunde selbst anruft.

⏱️

Rechnung kommt lange nach dem Auftrag

Beleg ist fertig, Schiff ist schon wieder ausgelaufen. Aber die Rechnung folgt Wochen später. In der Zwischenzeit gerätst du bei deinem Cashflow ins Hintertreffen.

🧰

Materialverbrauch pro Schiff? Zurückrechnen.

Teile, Schmiermittel, Kabel — was wurde pro Fahrzeug verbraucht? Das rechnest du im Nachhinein aus der Bestellhistorie.

Vergleich

OutSmart vs. Alternativen für maritime Service- und Wartungsbetriebe

Funktion OutSmart Papier / Excel / WhatsApp Generische Service-Management-Software
Objektverwaltung pro Schiff / Fahrzeug✓ Vollständige Objekthistorie pro Fahrzeug✗ Verstreut in Word/Excel/Heft~ Begrenzt, nicht maritim-spezifisch
Digitaler Arbeitsauftrag mit Fotos✓ Mobil, auch offline an Bord✗ Papier, später eingetippt~ Basisversion
App funktioniert offline (Hafen, Offshore)✓ Kein Empfang nötig✗ Keine App✗ Erfordert Internet
Wiederkehrende Inspektionen & Zertifikate✓ Automatische Arbeitsaufträge nach Zeitplan✗ Manuelle Erinnerungen~ Manchmal, mit Mehrkosten
Materialerfassung pro Fahrzeug✓ In der App, verknüpft mit Rechnung✗ Manuelle Berechnung~ Begrenzt
Buchhaltungsanbindung (Exact, AFAS...)✓ Direkter Export✗ Manuelle Übertragung~ Manchmal, mit Mehrkosten
Einsatzplanung für Außendiensttechniker✓ Digitales Planungsboard, Echtzeit-Updates✗ WhatsApp oder Anrufe✗ Keine Außendienstplanung
KMU-Preisniveau, keine Bindung✓ Pro Nutzer, pro Monat✗ Keine Kosten, aber Zeitverlust✗ Teuer und komplex
„Wenn wir eine Notfallmeldung bekommen, erstellen wir sofort einen digitalen Arbeitsauftrag. Der wird automatisch an den Techniker geschickt. So kannst du wirklich schnell umschalten, ganz ohne persönlichen Kontakt."
— Martijn Kooijman, AAprotec
Einsatzplanung vor Ort

Den richtigen Techniker sofort zum richtigen Kai schicken

Schiff liegt in Rotterdam, Techniker ist in Amsterdam — und du hast keinen Überblick, wer am nächsten ist. In OutSmart siehst du es sofort und leitest den Auftrag mit einem Klick weiter.

  • Digitales Planungsboard — Aufträge per Drag-and-Drop an Techniker zuweisen, in Echtzeit sichtbar in der App
  • Störungsmeldungen sofort weiterleiten — Push-Benachrichtigung an den verfügbaren Techniker
  • Objekthistorie griffbereit — Techniker sieht in der App, was zuvor an diesem Fahrzeug gemacht wurde
  • Wer ist wo? — sieh pro Techniker den laufenden Auftrag und aktuellen Standort
  • App funktioniert offline — keine Empfangsprobleme in Maschinenräumen oder Offshore-Standorten
Digitales Planungsboard für maritime Service- und Wartungsbetriebe
 

Immer einsatzbereit, auch offline

Ob auf See oder im Hafen: Internetverbindungen sind nicht immer stabil. Mit OutSmart arbeitest du trotzdem weiter. Arbeitsaufträge, Zeiten und Materialien lassen sich auch offline erfassen und werden automatisch synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht. So läuft dein Betrieb immer zuverlässig – unabhängig vom Standort.

Arbeitsauftrage
 

Kontrolle über Anlagen und Wartung

Mit der integrierten Objekt- und Vertragsverwaltung dokumentierst du alle Systeme und wiederkehrenden Aufgaben. Wartungen und Inspektionen werden automatisch geplant, und die gesamte Historie ist jederzeit einsehbar – für mehr Sicherheit, bessere Entscheidungen und volle Compliance.

Objectbeheer visual
 

Transparente Kommunikation mit Kunden

Über das Kundenportal haben deine Kunden jederzeit Zugriff auf Arbeitsaufträge, Rechnungen und Berichte. Das schafft Vertrauen, spart Zeit und zeigt deine Professionalität, auf dem Wasser genauso wie an Land.

Klantportaal visual
 

Warum OutSmart für maritime Unternehmen?

  • Eine digitale Plattform für Planung, Ausführung und Abrechnung
  • Offline verfügbar – Arbeiten auch ohne Internetverbindung
  • Objekt- und Vertragsverwaltung für Schiffsanlagen
  • Direkte Erfassung von Stunden, Materialien und Ergebnissen in der App
  • Vollständige Wartungshistorie für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
  • Kundenportal für Transparenz und Vertrauen
Maritiem
3232784

Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

14
+

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

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Zeiterfassung pro Schiff für maritime Wartung
Zeiterfassung & Nachkalkulation

Wisse genau, wie viele Stunden du pro Schiff investierst — und ob du daran verdienst

Jeder Techniker checkt bei Ankunft ein und bei Abfahrt aus. Pro Fahrzeug siehst du die genauen Stunden — und ob sie zu deinem Angebot oder Servicevertrag passen.

  • Einchecken pro Auftrag — Techniker startet die Uhr bei Ankunft, stoppt bei Abfahrt
  • Pro Schiff / Fahrzeug — genaue Stunden pro Objekt, pro Tag, pro Auftrag
  • Vergleich mit Angebot — hat der Auftrag länger gedauert als geplant? Du siehst es sofort
  • Nachkalkulation pro Servicevertrag — untermauere deine Tarife bei Vertragsverlängerung
  • Verknüpft mit Rechnungsstellung — Stunden werden automatisch für die Rechnung gesammelt
Kunden erzählen

Außendienstbetriebe, die mit OutSmart wachsen

★★★★★

„Alle Türen haben in OutSmart eine eindeutige Nummer. Die gesamte Historie pro Objekt wird festgehalten, immer auffindbar."

Martijn Kooijman
AAprotec — Spezialist für Objektverwaltung
★★★★★

„Wir haben jetzt einfach ein System, in dem alles zusammenläuft. Dadurch haben wir Kontrolle über den gesamten Prozess und können weiter wachsen, ohne dass es chaotisch wird."

Frank Meijsen
DeMo Service- en Bedrijfsdeuren
★★★★★

„Vor fünf Jahren waren wir noch auf Papierakten angewiesen. Seit wir mit OutSmart arbeiten, ist das Vergangenheit. Alles läuft schneller, fehlerfrei und vollständig digital."

Kimberley
Oostendorp Nederland — 5 Jahre Kunde
Häufige Fragen

Häufige Fragen zur maritimen Service-Software

Alles über digitale Auftragsabwicklung für maritime Servicebetriebe.

Was ist maritime Service-Software? +

Maritime Service-Software unterstützt Servicebetriebe in der Schifffahrtsbranche bei der digitalen Verwaltung von Wartungsaufträgen, Inspektionen und Dokumentationen.

Wie verwalte ich Schiffswartungen digital? +

In OutSmart legst du Wartungsaufträge pro Schiff an. Techniker erfassen Wartungsschritte und Fotos in der App.

Wie dokumentiere ich maritime Inspektionen? +

Techniker erstellen strukturierte Inspektionsberichte in der App mit Fotos und Messwerten. PDFs können an Kunden oder Behörden gesendet werden.

Kann ich Ersatzteile und Materialien verwalten? +

Ja. Die Materialverwaltung ermöglicht Ersatzteilbuchungen pro Auftrag und Lagernachverfolgung.

Gibt es eine App für maritime Servicetechniker? +

Ja, OutSmart hat eine App für iOS und Android, die offline funktioniert — ideal für Einsätze an Bord ohne Internet.

Eignet sich OutSmart sowohl für kleine Schiffswartung als auch für größere Reedereien? +

Ja, OutSmart ist für KMU-Außendienstbetriebe mit 3 bis 80 Mitarbeitern gebaut. Egal ob du kleine Yachtwartung durchführst oder gewerbliche Schiffe wartest — die Kernfunktionen (Planung, Arbeitsaufträge, Objektverwaltung, Rechnungsstellung) funktionieren für beide. Du entscheidest selbst, welche Module du aktivierst.

Kann ich direkt aus OutSmart Rechnungen versenden, nachdem ein Auftrag an Bord erledigt wurde? +

Ja. Nach Abschluss des Arbeitsauftrags werden Stunden und Materialien automatisch für die Rechnungsstellung erfasst. Exportiere direkt zu Exact Online, Snelstart, AFAS, Moneybird und weiteren. Rechnungen gehen raus, sobald das Schiff den Kai verlässt.

Was kostet OutSmart für maritime Betriebe? +

OutSmart gibt es ab 168 Euro pro Jahr mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.