Digitale Auftragszettel — nie wieder einen Auftrag verlieren

OutSmart digitalisiert Ihre Auftragsabwicklung: Techniker füllt in der App aus, Kunde unterschreibt vor Ort — Büro stellt noch am selben Tag in Rechnung.

Kein Papier mehr. Kein Nachfragen. Keine verlorenen Stunden. Mehr als 5.000 Außendienstbetriebe arbeiten bereits smarter mit OutSmart. ★★★★★

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Was sind digitale Auftragszettel?

Digitale Auftragszettel ersetzen das Papier vollständig: Techniker erfasst Zeiten, Materialien und Fotos in der App, Kunde unterschreibt direkt digital. OutSmart ist die Software für digitale Auftragszettel im Handwerk: von der Auftragsanlage über die Erfassung vor Ort bis zur automatischen Übergabe an Exact, AFAS oder SnelStart für die Rechnung — alles in einem System.

Digitale Auftragszettel — Techniker füllt alles in der App aus — Büro sieht es sofort, ohne Nachfragen

Zeiten, Materialien, Fotos — Direkt vor Ort erfasst und dem Auftrag zugeordnet — kein manuelles Übertragen

Direkt sichtbar im Büro — Sobald Techniker speichert ist der Auftrag im Büro verfügbar — kein Warten, kein Nachrufen

Kopplung mit Buchhaltung — Exact, AFAS, SnelStart — abgeschlossener Auftrag automatisch zur Rechnung, kein doppeltes Eintippen

Ergebnis — "100% korrekte Aufträge — 50% weniger Verwaltungszeit" — Pascal Hanenbergh, Hanenbergh Techniek

Bekannt?

Das kostet Ihren Betrieb jede Woche unnötig Zeit und Geld

Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf digitale Auftragszettel umgestiegen sind.

"Wo ist der Auftragszettel von letzter Woche?" Zettel werden nass, reißen oder bleiben im Auto liegen. Büro muss nachfragen — Rechnung verzögert sich um Wochen.	"Ich muss alles manuell vom Zettel ins Buchhaltungsprogramm übertragen" Von Auftragszettel zu Excel, dann zur Rechnung — jeder Schritt kostet Zeit und erzeugt neue Fehler.	"Kunde ruft wegen der Rechnung an — ich habe keine Ahnung" Büro und Außendienst haben unterschiedliche Informationen. Antworten kostet immer drei Anrufe.
"Ich weiß nicht, wer morgen verfügbar ist" Planung per WhatsApp oder Excel führt zu Missverständnissen. Änderungen kommen zu spät — oder gar nicht — beim Techniker an.	"Was hat der letzte Techniker bei diesem Kunden gemacht?" Servicehistorie liegt in Mappen oder im Kopf eines Kollegen. Jeder Besuch fängt bei null an.	"Wir arbeiten mit fünf Tools, die nichts miteinander zu tun haben" Planung in Excel, Stunden in einer App, Rechnungen in der Buchhaltung — doppelte Arbeit und strukturelle Fehler.

So löst OutSmart das ↓

Kundenbeispiel

Wie DeMo 15% wuchs — ohne zusätzliches Personal

01 Situation

Wachstum, das das Papiersystem nicht mehr bewältigte

DeMo Service wächst jährlich 15 %. Mit Papieraufträgen und manueller Abrechnung war das Büro überlastet. Monteure lieferten Auftragszettel zu spät ab, Rechnungen gingen wochenlang verzögert raus.

02 Aktion

Vollständig digital mit OutSmart

DeMo führte digitale Auftragszettel ein — alle Erfassung per App, Planbord für die Planung, direktes Angebot bis zur Unterschrift und Kopplung mit dem Buchhaltungsprogramm. Die gesamte Koordination läuft jetzt digital.

03 Ergebnis

15% mehr Aufträge mit demselben Team

"Wir haben jetzt ein System, in dem alles zusammenkommt. Dadurch haben wir Kontrolle über den gesamten Prozess und können weiter wachsen, ohne dass es chaotisch wird."

Frank Meijsen · DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Alle Kundenberichte ansehen →

Digitale Auftragszettel anlegen OutSmart

Schritt 1 — Auftrag anlegen

In Sekunden angelegt — immer auffindbar

Vorteil: nie wieder suchen — Techniker startet vollständig informiert

Legen Sie Auftragszettel vom Büro aus an oder direkt aus einer unterschriebenen Offerte. Alles steht bereit in der App des Technikers — Kundendaten, Adresse, Auftragsdetails und die vollständige Objekthistorie.

Direkt aus Angebot oder Kundenkarte in einem Klick anlegen

Kundendaten, Adresse und Objekthistorie direkt beim Auftrag

Vollständig anpassbares Layout je nach Auftragstyp

"100% korrekte Aufträge — sicher 50% weniger Zeit für Verwaltung."

Pascal Hanenbergh · Hanenbergh Techniek

Schritt 2 — Techniker erfasst vor Ort

Zeiten, Materialien und Fotos — alles in einem Screen

Vorteil: Kunde weiß sofort was gemacht wurde — keine Streitigkeiten mehr

Der Techniker öffnet die App und sieht seinen Auftragszettel mit Kundendaten, Adresse und der früheren Servicehistorie. Zeiten, Materialien und Fotos werden direkt vor Ort erfasst — kein Papier, kein Nachfragen beim Büro.

Fotos als Nachweis — vorher und nachher, automatisch dem Auftrag zugeordnet

Materialerfassung — scannen oder suchen, Marge immer einsehbar

Zeiterfassung — Timer oder manuell, direkt dem Auftrag zugeordnet

Offline arbeiten — App funktioniert auch ohne Internetverbindung

"Übersichtlicher, schneller und keine Sorgen mehr, dass ein Zettel verloren geht."

Danny Tombal · GSH Bedrijfsdiensten B.V.

Digitale Kundensignatur Auftragszettel OutSmart

Schritt 3 — Kunde unterschreibt digital

Rechtsgültig unterschrieben — Diskussion danach vorbei

Vorteil: lückenloser Nachweis über geleistete Arbeit — kein Streit möglich

Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm des Technikers. Rechtsgültige digitale Unterschrift auf Basis der eIDAS-Verordnung — mit Zeitstempel und GPS. Der Auftragszettel wird automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet.

Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm des Technikers

Automatischer E-Mail-Versand mit Auftragszettel an Kunden

Kundenportal: Auftraggeber sieht Auftragszettel und Rechnungen selbst ein

"Kunden geben zurück, dass wir Aufträge sehr schnell nachsenden. Das professionelle Auftreten tut viel für die Beziehung."

Frank Meijsen · DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Schritt 4 — Sofort bereit für die Rechnung

Vom Auftragszettel zur Rechnung — noch am selben Tag

Vorteil: kein vergessener Posten mehr, Marge direkt einsehbar

Der Auftragszettel ist sofort im Büro sichtbar. Verbinden Sie Ihr Buchhaltungsprogramm (Exact, AFAS, SnelStart) und konvertieren Sie Aufträge noch am selben Tag zur Rechnung — ohne manuelles Übertragen von Stunden oder Materialien.

Auftragszettel mit einem Klick zur Rechnung — Stunden und Material direkt übernommen

Kopplung mit Exact, AFAS, SnelStart und 47 weiteren Tools

Automatische Nachkalkulation — Marge je Auftrag sofort einsehbar

"Jetzt läuft alles — von Angebot bis Rechnung — nahtlos ineinander über. Spart Zeit, weniger Fehler."

Rudmer de Vries · Drowa & Infilldrain

Vergleich

Digitale Auftragszettel vs. Papier

Die meisten Betriebe starten mit Papier und WhatsApp. Das funktioniert — bis zum ersten verlorenen Auftragszettel oder der ersten Streitigkeit mit dem Kunden.

Situation	Papier / Excel / WhatsApp	OutSmart digital
Auftrag anlegen	✗Handschriftlich, fehleranfällig	✓Aus Angebot oder Kundenkarte, ein Klick
Zeiten erfassen	✗Schätzung nachher, oft falsch	✓Timer oder manuell, direkt dem Auftrag
Materialien erfassen	✗Handschriftlich, vieles vergessen	✓Scannen oder suchen, Marge einsehbar
Kundensignatur	✗Papier unterschreiben — Streit danach möglich	✓Digital, rechtsgültig, eIDAS-konform
Im Büro verfügbar	✗Nach Abgabe, manchmal Tage später	✓Sofort, sobald Techniker speichert
Zur Rechnung	✗Manuell übertragen ins Buchhaltungsprogramm	✓Automatisch an Exact, AFAS oder SnelStart

Ergebnisse in Zahlen

Ergebnisse in Zahlen — Was digitale Auftragszettel bringen

Gemessene Ergebnisse von Betrieben, die von Papier auf digitale Auftragszettel umgestiegen sind.

50%

Weniger Verwaltungsaufwand

Durchschnittlich 4 Stunden pro Woche gespart je Techniker

3,2M

Auftragszettel pro Jahr

Verarbeitet über OutSmart von mehr als 5.000 Betrieben

20K+

Tägliche Nutzer

Techniker, die täglich mit der OutSmart App arbeiten

15%

Umsatzwachstum

"15% Wachstum mit demselben Team" — Frank Meijsen, DeMo

Per Branche

Digitale Auftragszettel für jede Branche

Die digitale Auftragszettel-Lösung von OutSmart funktioniert für alle Betriebe mit Außendienst.

Elektrotechnik & Installation Auftragszettel, Kundensignatur und SLA-Verwaltung. Mehr erfahren →	Heizung, Sanitär & Klima F-Gassen, Objektverwaltung und Wartungsverträge digital. Mehr erfahren →	Dachdecker & Klempner Fotodokumentation, Nachweise und Abrechnung. Mehr erfahren →
Fliesenleger & Bodenleger Digitales Aufmaß, Materialerfassung und Abrechnung. Mehr erfahren →	Gebäudereinigung Wiederkehrende Aufträge planen und Stunden erfassen. Mehr erfahren →	Tourenplanung & Außendienst Routen optimieren, Status in Echtzeit verfolgen. Mehr erfahren →

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu digitalen Auftragszetteln

Alles was Sie über digitale Auftragszettel für den Außendienst wissen müssen.

Was sind digitale Auftragszettel? +

Digitale Auftragszettel sind die Online-Version von Papieraufträgen. Techniker legen sie über eine App auf Smartphone oder Tablet an, erfassen Zeiten und Materialien vor Ort und lassen den Kunden direkt digital unterschreiben. Der Auftragszettel ist sofort im Büro sichtbar — kein Papier, keine Verzögerung.

Ist eine digitale Unterschrift auf dem Auftragszettel rechtsgültig? +

Ja. Eine digitale Unterschrift in OutSmart ist rechtsgültig auf Basis der eIDAS-Verordnung. Sie wird mit Zeitstempel und IP-Adresse gespeichert, was als Beweis bei eventuellen Streitigkeiten gilt. Rechtlich gleichwertig mit einer handgeschriebenen Unterschrift.

Funktioniert die App für digitale Auftragszettel auch offline? +

Ja. OutSmart funktioniert offline — ideal für Baustellen ohne Empfang. Techniker können Zeiten, Materialien, Fotos und Kundensignatur offline erfassen. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert alles automatisch.

Kann ich digitale Auftragszettel mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden? +

Ja. OutSmart verbindet sich mit mehr als 50 Buchhaltungsprogrammen, darunter Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird und AccountView. Abgeschlossene Auftragszettel werden automatisch in Rechnungszeilen umgewandelt — kein manuelles Übertragen.

Können mehrere Techniker an einem Auftragszettel arbeiten? +

Ja. Mehrere Mitarbeiter können am selben Auftragszettel arbeiten und jeweils ihre eigenen Stunden und Materialien erfassen. Ideal für größere Baustellen, bei denen ein Team zusammenarbeitet.

Kann ich Fotos und Dokumente zum Auftragszettel hinzufügen? +

Ja. Techniker können direkt aus der App Fotos machen und dem Auftragszettel hinzufügen. Auch Dokumente wie Zeichnungen oder Zertifikate lassen sich anhängen. Kunden erhalten alles in einem übersichtlichen Auftragszettel per E-Mail.

Für welche Branchen sind digitale Auftragszettel geeignet? +

Digitale Auftragszettel von OutSmart eignen sich für alle Betriebe mit Außendienst: Elektrotechnik, SHK, Gebäudereinigung, Dachdecker, Fliesenleger, Gartenbau und alle anderen serviceorientierten Handwerksbetriebe.

Für welche Betriebsgrößen sind digitale Auftragszettel geeignet? +

OutSmart funktioniert für Einzelunternehmer mit einem Techniker bis hin zu Betrieben mit 80+ Außendienstmitarbeitern. Das System skaliert mit dem Betrieb: starten Sie mit digitalen Auftragszetteln und ergänzen Sie später Planung, Projektmanagement oder Verträge.

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