CRM Software für den Außendienst

Mehr Überblick über Kundenbeziehungen und Ihren Vertriebsprozess

Mit CRM+ erweitern Sie das Standard-Kundenmanagement von OutSmart zu einem vollständigen Kunden- und Vertriebssystem. Alle wichtigen Informationen sind sofort sichtbar: Arbeitsaufträge, Angebote, Aufgaben und Kontaktverläufe.

Zusätzlich können Sie eine klare Sales-Funnel einrichten. Verfolgen Sie jeden Prospect pro Phase (vom ersten Kontakt bis zum Angebot und schließlich zum Auftrag) inklusive Abschlusswahrscheinlichkeit und erwarteter Wert. So erhalten Sie mehr Einblick in zukünftige Umsätze und steuern aktiv auf Wachstum.

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Das OutSmart CRM ist eine Kundenverwaltung speziell für Außendienstbetriebe. Alle Kontakte, Objekte, Verträge und Auftragshistorie sind an einem Ort — direkt mit Aufträgen, Angeboten und Rechnungen verknüpft. Kein separates CRM-System nötig.

OutSmart CRM+ ist die integrierte Kundenverwaltung für Außendienstbetriebe. Alle Kundendaten — Kontakte, Standorte, Objekte, Aufträge, Angebote und Rechnungen — sind an einem Ort verknüpft. Verkaufschancen und Follow-ups lassen sich direkt mit Auftragshistorie verknüpfen. Anders als externe CRM-Systeme ist CRM+ direkt in den Außendienst-Workflow integriert — kein Datenwechsel, keine doppelte Pflege. Verfügbar ab €168/Jahr.

 

Mehr Überblick, mehr Chancen

Eine der wichtigsten Erweiterungen in CRM+ ist die Möglichkeit, einen Vertriebs-Trichter (Sales-Funnel) einzurichten. Damit kannst du Interessenten Schritt für Schritt begleiten – vom ersten Kontakt über das Angebot bis hin zum Auftrag. Jede Phase lässt sich genau festhalten, inklusive Erfolgschance und erwartetem Umsatz. So bekommst du einen klaren Überblick über zukünftige Geschäfte und kannst gezielt auf Wachstum hinarbeiten.

CRM+ arbeitet nahtlos mit anderen OutSmart-Funktionen wie Automatisierungen und Aufgaben zusammen. Du kannst automatische Folgeaktionen planen, Erinnerungen erstellen oder Aufgaben zuweisen, sobald ein Kunde in eine neue Phase im Trichter wechselt. Dadurch wird dein Kundenmanagement nicht nur übersichtlicher, sondern auch intelligenter und konsistenter.

Ein Beispiel: eine Aufgabe erscheint automatisch, sobald ein Lead von "Interessent" in die nächste Vertriebsphase wechselt — oder eine Aufgabe, die du bewusst eine Woche später starten lässt, um ein versendetes Angebot nachzufassen. Dabei kannst du Verantwortlicher und ausführender Mitarbeiter getrennt festlegen.

Dank des verbesserten Überblicks und der intelligenten Verknüpfungen sorgt CRM+ für einen professionelleren Umgang mit deinen Kunden. Dein Team weiß immer, was gerade läuft, vermeidet doppelte Arbeit und reagiert schneller und gezielter – für mehr Effizienz und bessere Ergebnisse.

CRM+ visual
 

Praxisbeispiel

Ein Wartungsunternehmen wollte einen besseren Überblick über seine Interessenten gewinnen. Früher gingen Angebote und Nachfassaktionen leicht verloren. Mit CRM+ haben sie eigene Kontotypen eingerichtet (Interessent, Lead, Kunde, inaktiv) mit passenden Vertriebsphasen — von "muss noch angesprochen werden" bis "Angebot versendet" — und legen bei einem verlorenen Lead immer einen Abschlussgrund fest (Preis, Wettbewerb oder Kontakt). Sobald ein Angebot genehmigt wird, erstellt das System automatisch eine Aufgabe zur Planung des Arbeitsauftrags. So gehen keine Chancen mehr verloren, und die Erfolgsquote ist deutlich gestiegen.

Vorteile

  • Vollständiger Überblick über Kunden und Vertrieb in einem Bildschirm

  • Einrichtung von Vertriebs-Trichtern mit Phasen, Erfolgschancen und Werten

  • Intelligente Verknüpfung mit Automatisierungen und Aufgaben

  • Selbst einrichtbare Kontotypen und Vertriebsphasen, passend zu deinem Vertriebsprozess

  • Abschlussgründe festhalten (Preis, Wettbewerb, Kontakt) für Auswertungen über verlorene Leads

  • Professionellere und schnellere Nachverfolgung von Leads und Kunden

CRM visual 2

Kundenverwaltung mit und ohne OutSmart CRM+

SchrittOhne OutSmartMit OutSmart
Kundendaten pflegenExcel-Liste oder separates CRM-SystemAlles in OutSmart — Kontakte, Objekte, Aufträge verknüpft
Auftragshistorie einsehenIn Buchhaltungssoftware suchenDirekt beim Kunden in OutSmart — alle Aufträge auf einen Blick
Verkaufschancen verfolgenPost-its oder separates ToolVerkaufspipeline direkt in OutSmart — mit Auftragsverknüpfung
Angebote zuordnenManuell im Angebotssystem suchenAlle Angebote direkt beim Kunden im CRM+ sichtbar
Follow-up planenKalender oder Erinnerung in anderem ToolDirekt in OutSmart — Aufgabe an Kundendossier gebunden
Verlorene Leads auswertenKein Überblick, warum Interessenten abspringenAbschlussgrund pro Lead — direkt auswertbar am Ende von Quartal oder Jahr
3232784

Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

14
+

Jahre Erfahrung

Kundenverwaltung

Vollständige Kundenakte — Geschichte, Objekte, Verträge auf einen Blick

Vorteil: Techniker immer informiert — kein Nachfragen beim Kunden

Im OutSmart CRM ist jeder Kunde mit vollständiger Geschichte hinterlegt: alle Aufträge, Materialien, Fotos, Wartungsverträge und offene Angebote. Techniker haben alle Infos in der App bevor sie losfahren.

Objekte (Gebäude, Anlagen) werden separat verwaltet und dem Kunden zugeordnet. Jedes Objekt hat eine eigene Servicehistorie.

Vollständige Auftragshistorie pro Kunde — alle Einsätze und Materialien
Objektverwaltung: Gebäude und Anlagen mit eigenem Protokoll
Techniker sehen Kundenhistorie direkt in der App
"Wir kennen jeden Kunden besser als je zuvor."
OutSmart Kunde
Serviceverträge & Wartungen

Wartungsverträge automatisch verwalten — kein Kunde wird vergessen

Vorteil: Wiederkehrende Umsätze gesichert, Termine automatisch

Wartungsverträge werden einmalig angelegt — OutSmart plant alle Termine automatisch und erstellt die Arbeitsaufträge zum richtigen Zeitpunkt. Kein manuelles Eingreifen.

Eine Vertragsübersicht zeigt Ablaufdaten, Leistungen und monatliche Umsätze. Erinnerungen vor Ablauf kommen automatisch.

Wartungsvertrag anlegen — alle Termine laufen automatisch
Vertragsübersicht mit Ablaufdaten und Umsatz
Automatische Erinnerung vor Vertragsablauf
"Kein Wartungsvertrag geht uns mehr durch die Lappen."
OutSmart Kunde
Kundenkommunikation

E-Mails, Angebote, Rechnungen — alles aus einer Oberfläche

Vorteil: Kein Medienwechsel — Kommunikation vollständig im System

OutSmart sendet E-Mails, Angebote und Rechnungen direkt aus dem CRM — alle Kommunikation wird automatisch der Kundenakte zugeordnet.

Nach Einsätzen sendet OutSmart automatisch Bewertungsanfragen. Bewertungen erscheinen im Kundenprofil für die Qualitätskontrolle.

E-Mails und Rechnungen aus dem CRM — automatisch der Akte zugeordnet
Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS an Kunden
Kundenbewertungen nach Abschluss direkt im CRM
"Unsere Kunden schätzen die professionelle Kommunikation."
OutSmart Kunde

Häufige Fragen zu CRM+ in OutSmart

CRM+ ist die integrierte Kundenverwaltung in OutSmart. Sie verknüpft alle relevanten Kundendaten — Kontaktpersonen, Standorte, Objekte, bisherige Aufträge, Angebote und Rechnungen — an einem Ort. Zusätzlich bietet CRM+ eine Verkaufspipeline für Leads und Verkaufschancen, direkt integriert in den Außendienst-Workflow.
Ein externes CRM verwaltet Kontakte und Deals — aber ist nicht mit Aufträgen, Stundenerfassung oder Rechnungen verknüpft. OutSmart CRM+ ist nativ integriert: wenn ein Techniker einen Auftrag abschließt, erscheint er automatisch in der Kundenhistorie. Kein Export, kein Datenwechsel zwischen Tools.
Ja. CRM+ bietet eine Verkaufspipeline mit anpassbaren Phasen — von der ersten Anfrage bis zum abgeschlossenen Angebot. Leads lassen sich Angeboten und Aufträgen zuordnen, sodass du den gesamten Vertriebsprozess in OutSmart abbilden kannst.
Ja. Jeder abgeschlossene Auftrag erscheint automatisch in der Auftragshistorie des Kunden im CRM+. Du siehst sofort, wann was auf welchem Objekt gemacht wurde — ohne in einem separaten System nachschauen zu müssen.
Ja. In OutSmart CRM+ kannst du pro Kunde mehrere Kontaktpersonen mit Funktionen und Kommunikationspräferenzen hinterlegen. Mehrere Standorte oder Objekte werden ebenfalls dem Kunden zugeordnet.
CRM+ ist im Accelerate-Paket und höher enthalten (ab €1.625/Jahr für 5 Nutzer). Für kleinere Pakete als Add-on verfügbar. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte.
Kontotypen geben an, in welcher Beziehung du zu einem Kontakt stehst, zum Beispiel Lead, Interessent, Kunde oder inaktiv. Du richtest selbst ein, welche Kontotypen du nutzt und ob dazu Vertriebsphasen gehören — ein Kunde braucht das meist nicht, ein Interessent schon.
Vertriebsphasen sind die Schritte, die ein Lead oder Interessent in deinem Vertriebsprozess durchläuft, zum Beispiel "muss noch angesprochen werden", "angesprochen" und "Angebot versendet". Du bestimmst selbst Name, Reihenfolge und zu welchem Kontotyp eine Phase gehört, sodass CRM+ genau deinen Vertriebsprozess abbildet.
Einen Abschlussgrund hältst du fest, wenn ein Lead oder Interessent kein Kunde wird, zum Beispiel Preis, Wettbewerb oder ein schwieriger Kontaktverlauf. Am Ende von Quartal oder Jahr erstellst du daraus eine Auswertung: Wo gingen die meisten Chancen verloren, und was kannst du daran ändern?
Ja, über Automatisierungen verknüpfst du einen Phasenwechsel oder einen Angebots-Trigger mit dem automatischen Erstellen einer Aufgabe, inklusive Verantwortlichem, Mitarbeiter und optional einer Verzögerung in Tagen.

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

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