Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich
Das kostet Außendienstbetriebe täglich Zeit — ohne digitale Lösung
Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf OutSmart umgestiegen sind.
 “Techniker rufen morgens an: Wo soll ich heute hin?” Ohne digitale Tourenplanung läuft alles über Telefon. Täglich Stunden, die Sie nicht haben. |  “Aufträge auf Papier gehen verloren” Papieraufträge verschwinden. Abrechnung verzögert sich um Wochen. |  “Wir wissen nicht, was Kunden bei uns haben” Ohne Objektverwaltung muss Anlageninformation jedes Mal neu erfragt werden. |
 “Stunden nachtragen dauert jeden Montag eine Stunde” Handschriftliche Stundenzettel manuell übertragen — Fehler inklusive. |  “Von Auftrag bis Rechnung vergehen manchmal Wochen” Doppeleingabe kostet Zeit, verspätete Zahlungen schaden dem Cashflow. |  “Wir können keine neuen Aufträge annehmen” Ohne Überblick ist Wachstum mit demselben Team unmöglich. |
Kommt Ihnen das bekannt vor? So löst OutSmart das.
Lösung ansehen ↓Tourenplanung Alle Außendiensteinsätze digital koordinierenVorteil: Techniker sehen Aufgaben, Objektinfos und Route direkt in der App Im OutSmart Planbord verteilen Sie alle Einsätze per Drag & Drop. Mitarbeiter erhalten sofort eine Benachrichtigung — mit Adresse, Auftragsdetails und vollständiger Objekthistorie.
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Tourenplanung per Drag & Drop im PlanbordZeiterfassung & Abrechnung Von der Zeiterfassung zur Rechnung ohne UmwegeVorteil: Stunden direkt aus der App — keine Zettelwirtschaft mehr Außendienstmitarbeiter checken per App am Einsatzort ein und aus. Zeiten werden automatisch dem Auftrag zugeordnet. Erledigte Aufträge gehen direkt an Ihr Buchhaltungsprogramm.
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Arbeitsaufträge & Dokumentation Vollständige Auftragsdokumentation direkt vom EinsatzortVorteil: Techniker erfassen Fotos, Checklisten und Kundenunterschrift digital — das Büro ist immer auf dem neuesten Stand Im Außendienst entstehen täglich wichtige Informationen: Schadensfotos, verwendete Materialien, Kundenunterschriften und Messergebnisse. OutSmart bündelt all das im digitalen Arbeitsauftrag. Techniker öffnen ihren Einsatz in der App, erfassen alle notwendigen Daten direkt vor Ort — und das Büro sieht alles in Echtzeit. Keine WhatsApp-Fotos mehr, keine Papierformulare und kein Nachfragen am Ende des Tages. Die Checklisten-Funktion sorgt dafür, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird. Sie legen einmalig eine Vorlage an — zum Beispiel für die Inspektion einer technischen Anlage, die Übergabe nach einer Neuinstallation oder die jährliche Wartung. Techniker arbeiten die Liste Punkt für Punkt ab, fügen Fotos hinzu und lassen den Kunden die abgeschlossene Checkliste direkt per digitaler Unterschrift bestätigen. Die bestätigte Liste wird sofort im System gespeichert und dem Auftrag zugeordnet. Funktioniert die Internetverbindung unterwegs nicht, arbeitet die App auch offline weiter. Alle eingetragenen Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist — so entstehen keine Datenverluste in Kellern, auf abgelegenen Baustellen oder in Gebieten mit schlechtem Empfang. Die gesamte Auftragsdokumentation ist danach vollständig, lückenlos und sofort abrufbar.
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Schnittstellen & Abrechnung Von der geleisteten Stunde zur Rechnung — ohne manuelle ÜbertragungVorteil: DATEV, Exact Online, AFAS und SnelStart direkt angebunden — kein doppeltes Erfassen, kein Übertragungsfehler In vielen Servicebetrieben wandert jede Stunde und jede Rechnung zweimal durch das System: erst werden Zeiten auf Papier notiert, dann manuell ins Buchhaltungsprogramm übertragen. Mit OutSmart entfällt dieser Schritt komplett. Sobald ein Außendiensteinsatz abgeschlossen ist, werden Stunden, verwendete Materialien und alle Zusatzkosten automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben — ob DATEV, Exact Online, AFAS oder SnelStart. Keine Doppeleingaben, keine Übertragungsfehler und keine verspäteten Rechnungen mehr. Für Betriebe, die viel mit Angeboten arbeiten: Erstellen Sie Kostenvoranschläge direkt aus dem integrierten Materialkatalog in OutSmart. Kunden erhalten das fertige PDF per E-Mail und genehmigen es mit einer digitalen Unterschrift direkt im Browser. Das akzeptierte Angebot wird automatisch zum Arbeitsauftrag umgewandelt — ohne Abtippen, ohne Warten auf den Postweg und ohne doppelte Dateneingaben. So verkürzt sich der Zeitraum von Anfrage bis zum ersten Einsatz erheblich. Betriebe mit wiederkehrenden Wartungsaufträgen legen ihre Verträge einmalig an. OutSmart plant alle Folgeinsätze automatisch und stellt die Rechnungen bei Fälligkeit aus — ob monatlich, quartalsweise oder jährlich. Das entlastet das Büro und sorgt für einen gleichmäßigen Cashflow, ohne dass manuelle Erinnerungen oder Nachverfolgungen nötig sind.
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Wartungsverträge & Wiederkehrende Einsätze Einmalig anlegen — automatisch planen und abrechnenVorteil: Kein manuelles Nachfassen, keine vergessenen Wartungstermine — Verträge laufen von selbst Betriebe, die regelmäßige Wartungen, Inspektionen oder Pflegeverträge anbieten, legen den Vertrag einmalig in OutSmart an: Kundenobjekt, Intervall, zuständiger Techniker und Fälligkeitsdatum. Die Software plant alle Folgeeinsätze automatisch im Planbord und informiert den Techniker rechtzeitig über den nächsten Termin. Kein manuelles Anlegen jedes einzelnen Auftrags, keine vergessenen Jahresinspektionen und keine überraschenden Reklamationen wegen verspaeteter Wartung. Bei Fälligkeit des Vertrags erstellt OutSmart die Rechnung automatisch — ob monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die abgeschlossenen Wartungsberichte mit Fotos, Checklisten und Kundenunterschrift werden direkt im Objekt archiviert. So haben Sie bei jedem Folgetermin die vollständige Wartungshistorie zur Hand: Wann wurde welche Anlage zuletzt geprüft, welche Mängel wurden festgestellt und welche Teile wurden ausgetauscht. Wartungsverträge sind ein wichtiger Bestandteil stabiler Umsätze in Dienstleistungsbetrieben. Mit OutSmart können Sie dieses Geschäftsfeld ausbauen, ohne dass der Verwaltungsaufwand proportional mitskaliert. Mehr Verträge bedeuten für das Büro kaum mehr Arbeit — OutSmart erledigt Planung, Erinnerung und Abrechnung automatisch im Hintergrund.
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