Funktioniert die Vorlage in Excel und in Google Sheets? +
Ja. Es ist eine normale .xlsx-Datei und läuft ohne Anpassungen in Excel, Google Sheets, LibreOffice und Numbers. Die Formelzellen sind geschützt, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden; die Zellen zum Ausfüllen sind gelb markiert. Ein Passwort ist nicht gesetzt, du kannst also alles anpassen.
Was steckt in der Vorlage? +
Sieben Blätter: eine Anleitung, Einstellungen (Mitarbeiter, Sätze, Kunden, Arbeitsarten, Sollstunden), ein druckbarer Wochenzettel je Monteur, ein Stundenjournal für 20 Mitarbeiter und 500 Zeilen, eine Übersicht nach Kunde und Projekt, eine Übersicht nach Mitarbeiter und eine vollständig ausgefüllte Beispielwoche.
Rechnet die Vorlage Überstunden und Reisezeit automatisch aus? +
Ja. Du trägst Beginn, Ende und Pause ein; die Vorlage berechnet die geleisteten Stunden. Überstunden ergeben sich aus den Sollstunden pro Woche, die du selbst einstellst. Reisezeit gibst du je Zeile separat an, und die Kilometer werden mit deinem eigenen Kilometersatz gerechnet. Reisezeit lässt sich mit einem abweichenden Prozentsatz des Stundensatzes abrechnen.
Kann ich Stunden je Kunde oder Projekt weiterberechnen? +
Ja. Jede Stundenzeile wird einem Kunden und einem Projekt zugeordnet. Auf dem Blatt Nach Kunde und Projekt siehst du je Kunde und je Projekt die geleisteten Stunden, die abrechenbaren Stunden, den zu berechnenden Betrag, deine Lohnkosten und die Marge, die übrig bleibt.
Wie sehe ich, wie viele Stunden abrechenbar sind? +
Jede Arbeitsart bekommt in den Einstellungen den Status abrechenbar oder nicht abrechenbar. Besprechungen, Schulungen, Garantiearbeiten und Urlaub setzt du auf nicht abrechenbar. Auf dem Wochenzettel und in der Übersicht je Mitarbeiter ergibt sich daraus automatisch ein abrechenbarer Anteil.
Darf ich die Arbeitszeiterfassung in Excel führen? +
Ja. § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet dich, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen, schreibt dafür aber keine Form vor — eine Tabelle genügt. Der Referentenentwurf des BMAS zur elektronischen Arbeitszeiterfassung mit Stand Juni 2026 ist noch nicht in Kraft getreten, und auch danach wäre eine einfache elektronische Tabelle zulässig, solange die Daten elektronisch verfügbar sind. Weil du in dieser Vorlage Beginn, Ende und Pause pro Tag erfasst, bist du auf eine strengere Anforderung bereits vorbereitet.
Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren? +
§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt mindestens zwei Jahre. Das ist die arbeitszeitrechtliche Untergrenze: Stundenzettel, die zugleich Grundlage für Lohnabrechnung oder Rechnungen sind, unterliegen den längeren steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Lege die Dateien deshalb pro Jahr ab und überschreibe keine alte Woche mit einer neuen.
Mit welchem Kilometersatz rechnet die Vorlage? +
Mit 30 Cent pro Kilometer. Das ist der höchste pauschale Kilometersatz, auf den § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG über das Bundesreisekostengesetz für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw verweist. Es ist eine steuerliche Obergrenze und kein Pflichtbetrag: du darfst weniger erstatten. Der Satz steht als änderbarer Standardwert im Blatt Einstellungen.
Was kostet die Vorlage und brauche ich eine Kreditkarte? +
Die Vorlage ist kostenlos, und du brauchst weder Kreditkarte noch Zahlungsdaten. Du gibst deine E-Mail-Adresse an und bekommst den Download direkt angezeigt. Auch die anschließende Testphase von OutSmart ist 14 Tage kostenlos und endet automatisch.
Wann reicht Excel für die Zeiterfassung nicht mehr? +
Solange du eine Handvoll Monteure hast und die Stunden einmal pro Woche verarbeitest, funktioniert eine Tabelle gut. Eng wird es, wenn mehrere Leute gleichzeitig eintragen müssen, wenn Stunden von Zetteln oder aus WhatsApp abgetippt werden, wenn Zettel verloren gehen oder wenn du erst Wochen später merkst, dass Stunden nicht berechnet wurden. Dann ist die Eingabe in einer App beim Auftrag der nächste Schritt.
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