Software für Arbeitsabläufe
Ein guter Arbeitsablauf sorgt für Produktivität und Ruhe. Gerade im Bereich des Workflows geht oft etwas schief: Es fehlt der Überblick oder man arbeitet nebeneinander her. In Unternehmen mit Außendienst zum Beispiel lässt die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst oft zu wünschen übrig.
OutSmart bietet eine Workflow-Software speziell für Unternehmen mit Außendienst. Wir haben hartnäckig daran geglaubt, dass diese Barriere zwischen Innen- und Außendienstmitarbeitern verbessert werden kann.
Das Ergebnis ist OutSmart, und ob OutSmart Ihren Innen- und Außendienst tatsächlich in einen perfekten Workflow integriert, müssen Sie selbst entscheiden. In jedem Fall sorgen unsere Automatisierungen dafür, dass Sie Aufträge und Handwerker einfach, flexibel und übersichtlich planen können.
Entdecken Sie die Vorteile unserer Workflow-Software
Alles im richtigen (Arbeits-)Fluss
Sowohl im Innen- als auch im Außendienst wollen Sie einen funktionierenden Workflow schaffen, und diese Workflows sollten mühelos ineinander übergehen und miteinander interagieren. OutSmart ist die Lösung für die perfekte Verbindung zwischen innen und außen, damit Ihre Arbeitsabläufe reibungsloser ablaufen und alle immer auf dem neuesten Stand sind.
Keine verlorenen Bestellungen mehr: immer in Ordnung
Ordnung in Ihren Aufträgen, sowohl für Ihren Innen- als auch für Ihren Außendienst: Dafür sorgt die Workflow-Software von OutSmart. Kein Suchen mehr nach spurlos verschwundenen Arbeitsscheinen, kein Feilschen mehr um unklare Aufträge am Telefon und schon gar kein Frust mehr, weil das Chaos so groß ist.
Kostenloses Testen
Inzwischen haben wir gelernt: Die Workflow-Software von OutSmart verkauft sich tatsächlich von selbst. Wir können Ihnen eine tolle Geschichte erzählen (siehe unten), aber am besten funktioniert sie, wenn Sie sie selbst ausprobieren. Deshalb können Sie OutSmart kostenlos testen. Ohne Kaufverpflichtung und ohne Schnickschnack.
Was ist Workflow-Software?
Natürlich werden Sie den Nutzen von Workflow-Software erst dann zu schätzen wissen, wenn Sie genau wissen, was ein Workflow ist und was Sie von einem guten Workflow haben.
Eigentlich ist ein Workflow nichts anderes als eine gute, systematische Arbeitsweise, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Sie haben ein Ziel und stellen im Voraus einen Plan auf, um dieses Ziel zu erreichen. Dieser Plan ist Ihr Arbeitsablauf. Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf befolgen, kommen Sie Ihrem Ziel immer näher.
Oft besteht ein Arbeitsablauf aus mehreren "kleinen Arbeitsabläufen", die ineinander greifen. Nehmen wir an, Sie sind ein Planer für ein Transportunternehmen. Ihr Arbeitsablauf hat dann das Ziel, dass alle Kunden ihre Lieferungen pünktlich und zu ihrer vollen Zufriedenheit erhalten. Dieser Arbeitsablauf besteht wiederum aus mehreren kleinen Arbeitsabläufen. Sie haben zum Beispiel einen Workflow, um Ihre Aufträge für diesen Monat zu planen, und zusätzlich einen weiteren Workflow, um telefonisch eingegangene Aufträge zu bearbeiten. Diese beiden kleinen Workflows greifen ineinander, so dass Ihr Aufgabenpaket für diese beiden Aufgaben in chronologischer Reihenfolge wie folgt aussieht:
- Sie bearbeiten die telefonisch eingegangenen Aufträge im System, so dass sie für die Terminierung bereit sind.
- Sie planen alle Aufträge für diesen Monat ein, auch die, die Sie in Schritt 1 angelegt haben.
Was kann man mit einer Workflow-Software machen?
Die perfekte Antwort auf die Frage, was man mit einer Workflow-Software machen kann, müsste eigentlich lauten: "Alles!". Sie können Ihren gesamten Workflow selbst erstellen, automatisieren und optimieren. Automatische Signale sorgen dafür, dass Rechnungen nach Abschluss eines Workflows automatisch verschickt werden.
Ihre Workflow-Software soll als Workflow-Management dienen: alles soll erledigt werden, an alles soll gedacht werden. Das heißt: Sie wollen alles, was mit der Arbeit zu tun hat, in einem System planen, verfolgen, registrieren, kommunizieren, berichten können. Das umfasst also Dinge wie:
- Projektplanung
- Personalplanung
- Stundenerfassung
- Live-Updates der Arbeit
- Rechnungsstellung
- Automatische Nachrichten an Kunden (Terminbestätigungen, Zahlungsaufforderungen, Mahnungen)
Erst wenn alles in einem System ist, das miteinander verbunden ist und kommuniziert, kann man tatsächlich von einer Workflow-Software sprechen. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie Informationen immer manuell in allen möglichen separaten Systemen abrufen müssen, gibt es keinen wirklichen Workflow mehr. Sie jagen dem Workflow hinterher, aber Sie werden ständig aus dem Tritt gebracht, wenn Ihre Software Sie ausbremst, und Sie sind somit eine Art Leiter der Dokumentation oder noch schlimmer, Leiter der Fehlersuche.
Was sollte ein Workflow-System leisten?
OK, Sie sind also auf der Suche nach einem guten Workflow-Management-System, das hält, was es verspricht, und das wirklich Ordnung in das Chaos bringt und dafür sorgt, dass alles "natürlich" reibungslos abläuft.
Unserer Meinung nach sind zwei Dinge in einem Workflow sehr wichtig. Diese beiden Dinge können einen guten Workflow ausmachen oder zerstören:
Übersicht
Alles hängt von der Übersicht über Ihre Arbeit ab. Unruhe und Stress bei der Arbeit entstehen oft nicht durch Hektik, sondern durch mangelnden Überblick. Sie brauchen einen klaren Zeitplan und einen festgelegten Weg.
Natürlich macht es nichts, wenn Sie ab und zu davon abweichen, solange Sie sich nicht verirren und das Endziel immer klar vor Augen haben.
Kommunikation
Sie sind keine Insel, sondern arbeiten mit Ihren Kollegen zusammen und sind auf sie angewiesen, sowohl auf Ihre Kollegen im Büro als auch auf Ihre Kollegen im Außendienst. Sie müssen ständig über den aktuellen Stand der Dinge informiert sein, um Ihre Arbeit gut zu machen und auf die neuesten Entwicklungen zu reagieren. Was machen Ihre Kollegen? Worauf stoßen sie? Wie steht es um das Inventar? Was war das Problem bei Auftrag A, ist Auftrag B zufriedenstellend erledigt worden oder nicht?
Um immer auf dem Laufenden zu bleiben, ist Kommunikation erforderlich. Mit anderen Worten: Sie müssen mit Ihren Kollegen kommunizieren, ebenso wie mit Ihrem Workflow-System. Nur so sind und bleiben Sie auf dem Laufenden.
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Gestalten Sie Ihren digitalen Workflow mit OutSmart
Automatisierung erleichtert die Arbeit und sorgt für verbesserte Prozesse. Mit der Workflow-Software von OutSmart haben Sie jederzeit Einblick und Überblick über aktuelle Projekt- und Mitarbeiterdaten. Immer mehr Unternehmen mit Außendienst nutzen OutSmart bequem als Workflow-Software.
Schließlich ist OutSmart ein zuverlässiger Partner:
- Die App ist einfach zu bedienen;
- Wir sind das perfekte Bindeglied zwischen Ihrem Außendienst und Ihren Planungs- und Verwaltungsteams im Büro;
- Alle Komponenten lassen sich geschickt mit vielen verschiedenen Buchhaltungssystemen, ERPs und CRMs verknüpfen (sehen Sie sich die bestehenden Integrationen an);
- Sie können kostenlos testen, ohne Ihre Kontodaten zu hinterlassen, so dass Sie sich keine Nachteile leisten können.
Wir erklären Ihnen gerne, wie die Erstellung eines Workflows mit OutSmart funktioniert. Der Fokus liegt dabei auf Übersicht und Kommunikation.
Immer der perfekte Überblick im Büro
OutSmart ist eine Workflow-Software, die wie ein interaktives Dokumentationssystem funktioniert. Mit OutSmart verfügen die Mitarbeiter im Innendienst über eine umfassende Software für Planung, Angebotserstellung, Reporting und Rechnungsstellung. Sie sehen die Position der Außendienstmitarbeiter in Echtzeit auf einer Karte und können leicht eingreifen, indem sie in letzter Minute Terminänderungen vornehmen. Sie brauchen den Außendienst über eine solche Planungsänderung nicht anzurufen, da der umdisponierte Außendienstmitarbeiter sofort über die Änderung informiert wird.
Spezielle Workflow-Funktion in der App
In der OutSmart-App ist es möglich, mit Workflows zu arbeiten. Diese können Sie selbst im Backoffice erstellen.
Mit der Workflow-Funktion kann ein Außendienstmitarbeiter nichts mehr vergessen: Er geht bei jedem Auftrag einen Arbeitsauftrag von A bis Z durch, immer auf die gleiche Art und Weise, und kann somit keine zu erledigenden Punkte übersehen.
Das erspart dem Außendienstmitarbeiter, aber auch dem Innendienst, viel (Telefon-)Zeit und Frust. Der Außendienst kann nichts mehr vergessen auszufüllen und die Mitarbeiter im Innendienst erhalten auf diese Weise immer alle Informationen, die sie benötigen.
Der gesamte Arbeitsablauf innerhalb des Unternehmens läuft auf diese Weise reibungslos, da jeder die Informationen erhält, die er für die nächsten Schritte des Arbeitsprozesses benötigt.
Auf der rechten Seite haben wir einen Beispiel-Workflow erstellt. Wie Sie sehen, kann der Außendienstmitarbeiter hier noch die wichtigsten Informationen des Arbeitsauftrags sehen. Außerdem durchläuft er die vorgewählten Schritte, um den Arbeitsauftrag auszuführen und abzuschließen.
Mühelose Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst
In der Workflow-Software von OutSmart arbeitet alles zusammen. Außendienst- und Innendienstmitarbeiter sind automatisch miteinander verbunden und ihre Aufgaben fließen mühelos ineinander.
Aufträge, die im Innendienst geplant werden, erscheinen automatisch in der App des Außendienstmitarbeiters, zusammen mit dem entsprechenden digitalen Arbeitsauftrag. Er sieht sofort seinen Zeitplan und weiß, wo er erwartet wird. Anpassungen in Echtzeit in einer digitalen Plantafel vornehmen? Kein Problem, der Außendienstmitarbeiter erhält sofort eine Benachrichtigung, so dass er nicht zurückrufen muss.
Ist ein Auftrag fertig? Ihr Außendienstmitarbeiter bestätigt es mit wenigen Klicks in der App und seine Zeiterfassung ist sofort auf dem neuesten Stand. Er macht Fotos von seiner Arbeit, fügt sie der App hinzu und bittet dann sofort um die Unterschrift des Kunden. Der fertige Auftrag mit der Freigabe des Kunden wird direkt aus der App zurück ins Büro geschickt. Dort ist die Rechnung bereits fertig und wird mit wenigen Klicks an den Kunden verschickt.
Sie möchten wissen, ob ein Workflow-Programm für Ihr Unternehmen geeignet ist? Probieren Sie es kostenlos aus!
Sie sitzen mit einem Stirnrunzeln da, wenn Sie über OutSmart als Workflow-Software lesen, weil Sie noch nicht wissen, ob es wirklich so nützlich für Sie ist? Dann sind Sie unser perfektes Versuchskaninchen für einen kostenlosen Test mit OutSmart! Haben Sie derzeit:
- Einen frustrierenden Arbeitsablauf, bei dem Sie ständig wichtige Daten verlieren?
- Sie brauchen Ruhe und Regelmäßigkeit in Ihren Arbeitsabläufen?
- Einen Außendienst, der ständig seine Papierarbeitsaufträge verliert?
- Haben Sie die Nase voll von der endlosen Verwaltung, die immer wieder ins Hintertreffen gerät?
- Dann testen Sie die Workflow-Software von OutSmart kostenlos und unverbindlich!
Das bekommen Sie:
- Kostenloser Zugang zu allen Funktionalitäten von OutSmart
- Großartiger Support, der alle Ihre Fragen während der Geschäftszeiten sofort beantwortet
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