Handleiding OutSmart Backoffice
Rapportage
Inhoudsopgave
Inleiding......................................................................................................................................................
3
Rapportage.................................................................................................................................................
4
> Standaard > rapportages.................................................................................................................................. > 4 > > Eigen > rapportages.......................................................................................................................................... > 5 > > Eigenschappen > entiteiten.............................................................................................................................. > 7
Mailen van rapportages............................................................................................................................ 9 Vragen?....................................................................................................................................................... 9> 2
Inleiding
In OutSmart heb je veel informatie staan op basis van onder andere werkbonnen, offertes en formulieren. Deze informatie kan je analyseren door het in Excel-bestanden te exporteren.
In deze handleiding staat meer informatie over het maken van deze rapportages. Je vindt informatie over de volgende onderwerpen:
> • Instellen van rapportage in Excel • Mailen van rapportage > > 3
Rapportage
In de menubalk van OutSmart staat de knop ‘Rapportage’. Als je daarop klikt krijg je een overzicht van de standaard rapportages die vanuit OutSmart te genereren zijn.
Standaard rapportages
Binnen elk Team- en Pro-account vind je de knop Rapportage, waar dus al enkele standaard rapportages in staan.
> 1\. De eerste rapportage is een urenrapportage van de uren die in de > werkbonnen geregistreerd zijn. Als je daarachter op de knop ‘Open’ > klikt, kan er een filtering gekozen worden waarvoor de urenrapportage > opgevraagd wordt. Je kunt per medewerker, klant of project filteren. > Uiteraard kan er ook een datumbereik gekozen worden. Als je geen > filtering kiest, dan krijg je een rapportage van alle geboekte uren, > ongeacht welke klant, project of medewerker. > > Wanneer deze rapportage wordt gedownload krijg je een Excel-bestand > met de volgende kolommen: Klant naam, Klant adres, Klant > postcode, Klant stad, Klant nummer, Projectnummer, > Extern projectnummer, Ordernummer, Medewerker, Medewerkers > naam, Datum, Begintijd, Eindtijd, Break, Totaaltijd, > Omschrijving, Reis, Uursoort, Type Werkzaamheden, > Betaalmethode, Werkomschrijving, Interne werkomschrijving. > > Op de kolommen kan binnen het bestand ook gefilterd worden. > > 2\. Naast de urenrapportage kan ook een rapportage voor het > materiaalverbruik gedownload worden. Zo kan er een rapportage van alle > gebruikte materialen (van complete werkbonnen) gecreëerd worden. Het > Excel-bestand van deze rapportage heeft de kolommen: Code, Naam, > Totaal, Prijs, Totaal prijs. > > 3\. Een uitgebreidere variant van de rapportage materiaalverbruik is > materiaalverbruik per medewerker. Hiervoor kan van tevoren dezelfde > filtering gemaakt worden (op basis van project, klant of medewerker), > maar de rapportage bevat meer kolommen, namelijk: MaterialNr > (Aantal), Code, Naam, Prijs, Totaal prijs, Klant naam, > Klant adres, Klant postcode, Klant stad, Klant nummer, > Projectnummer, Extern projectnummer, Ordernummer, Datum, > Medewerkersnummer, Medewerkers naam, Type Werkzaamheden, > Betaalmethode. > > 4\. De vierde standaard rapportage is de Mandagstaat. Hierin kan per > project of klant voor een bepaalde week voor een bepaald type > werkzaamheid een rapportage van de gewerkte uren gemaakt worden. In de > rapportage staan de volgende kolommen: week, datum, uren, > nummer (medewerker), voornaam, achternaam, geboortedatum, > stad, vrij veld 1 t/m vrij veld 5 > > 4
> De vrije velden zijn de vrije velden die bij de medewerker gevuld > kunnen worden. Hier kan dus ook een veld gebruikt worden om het BSN > van de medewerker te noteren, zodat dit in de mandagstaat naar voren > komt. Dit vrije veld kan je ook een naam geven, door een medewerker te > bewerken en op het moersleuteltje achter ‘Vrij veld ...’ te klikken. > De naam die je dan invult en opslaat (diskette-icoontje) wordt in de > volgende mandagstaat-rapportage ook genoemd. > > 5\. Wanneer je gebruik maakt van het Pro-account, dan kan je een > klanttevredenheidsonderzoek instellen (via Instellingen \> (Algemeen) > Klanttevredenheidsonderzoek). Als dat is ingesteld, dan kan je bij > rapportage een overzicht van de resultaten downloaden. > > De kolommen in de rapportage hebben de volgende titels: Ordernummer, > Extern werkbonnummer, Medewerkersnummer, Medewerkers naam, > Klant naam, Klant nummer, Adres, Klant postcode, Klant > stad, Datum, WorkTime (Geplande starttijd van de > werkbon), Datum geregistreerd, Review opmerking, > Service, Kwaliteit, Ondersteuning, > Vriendelijkheid, Algemene beoordeling, Overig, > Gemiddeld. > > De dikgedrukte onderdelen, zijn de vragen waarop binnen het KTO een > score wordt gevraagd. Deze onderwerpen zijn binnen het KTO nog verder > aan te passen of aan te vullen.
Eigen rapportages
Naast de standaard rapportages heb je binnen een Pro-account de mogelijkheid om zelf rapportages te creëren. Hierbij kan je voor verschillende onderdelen (werkbonnen, offertes, contracten, etc.) rapportages aanmaken. Daar kan je zelf kiezen welke kolommen in het Excel-bestand naar voren komen en je kunt je eigen criteria (medewerker, datumbereik, klantnummer, etc.) instellen. Als je bij Rapportage \> Overig rechts bovenin op de oranje knop ‘Toevoegen’ klikt, kan je jouw eigen rapportage maken.
> 5
In de afbeelding op de vorige pagina zie je het overzicht voor het creëren van een nieuwe rapportage. Er zijn verschillende onderdelen die je hier dient in te vullen. Ten eerste kan je kiezen voor welke Entiteit je een rapportage wilt maken. Meer informatie over de verschillende soorten vind je in het hoofdstuk ‘Eigenschappen Entiteiten’. Per entiteit is het verschillend welke informatie er in de kolommen naar voren zal komen. Dus begin altijd met het kiezen van de juiste entiteit.
Onder de entiteit kan je de rapportage een omschrijving geven. De nieuw aangemaakte rapportage wordt toegevoegd aan de rij met standaard rapportages. Het is dus handig om de rapportage een herkenbare naam te geven.
De omschrijving die je kiest wordt ook automatisch gebruikt voor de bestandsnaam (van het te downloaden Excel-bestand). Maar je kunt de bestandsnaam nog aanpassen door parameters (bijvoorbeeld datum of jaar en weeknummer) toe te voegen.
Daaronder kan je de kolommen kiezen die in de rapportage naar voren mogen komen. De eerste in de rij zal ook als eerste in het Excel-bestand komen te staan. Je kunt de volgorde dus aanpassen door de kolommen te schuiven.
Door de klikken op de balk onder de term ‘Kolommen’ krijg je de mogelijkheden voor de rapportage van de gekozen entiteit te zien. Alle geselecteerde onderdelen komen als tag in de balk te staan. Deze tags kunnen dus versleept worden om ze op een andere plek in het Excel-bestand te krijgen. Met het kruisje wordt de tag weer verwijderd.
Bij de kolommen kan ook gekozen worden voor ‘Werkbonnen - Vrij velden – Vrij veld 1’ (t/m 50). Dit gaat om de vrije velden die aangemaakt kunnen worden via Instellingen \> (Algemeen) Vrije velden. Elk vrij veld moet een eigen nummer krijgen tussen 1 en 50 krijgen.
> 6
Vervolgens kan nog een of meerdere criteria ingesteld worden. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat deze specifieke rapportage beperkt is tot de werkbonnen van de afgelopen 7 dagen of alleen de uren voor klant x. Per entiteit verschilt het welke criteria beschikbaar zijn. Zo kan je bij de werkbonnen het criterium ‘Status’ kiezen, terwijl dit voor de Objecten niet relevant is, dus niet gekozen kan worden.
Bij criteria kan op ‘Nieuwe regel’ geklikt worden, waarna een criterium ingesteld kan worden. Ook kan je meerdere regels of groepen van regels instellen. Zo kan je combinaties van voorwaarden maken, waarbij aan bepaalde criteria juist wel en andere juist niet voldaan moet worden.
Met de laatste twee knoppen bij het instellen van de rapportage, kan je de sortering van het Excel-bestand instellen. Bij ‘Sorteer kolom’ geef je aan op basis van welke kolom de sortering gemaakt moet worden. Bij ‘Sortering’ stel je in of de nieuwste/hoogste bovenaan moet staan of juist de oudste/laagste.
Eigenschappen entiteiten
Voor de rapportage moet een entiteit gekozen worden. Dat wil zeggen; waarover wil je een rapportage maken? Er zijn verschillende entiteiten te kiezen, dus hieronder vind je een overzicht van de mogelijkheden.
> • Werkbonnen: Met deze rapportage kan je een rapportage maken van alle > werkbonnen, waarin onder andere het werkbonnummer, klantgegevens, > uitvoerdatum en werknemergegevens staan. Hierbij kan geen informatie > over de gewerkte uren en gebruikte materialen gerapporteerd worden. > > • Werkperiodes: Hier kan een rapportage gemaakt worden van de > genoteerde uren op een werkbon. Zo kan je dus inzichtelijk krijgen > welke medewerker op welke bon hoeveel uren heeft geschreven. Ook kan > hierbij de status van de werkbon getoond worden, zodat bekend is of de > werkbon al compleet is gemeld of nog op app van de medewerker staat. > > • Werkbon materiaal: Met deze rapportage kan je het verbruikte > materiaal dat op een werkbon genoteerd is inzichtelijk krijgen. > > • Werkbon SLA: Als een werkbon aan een correctief contract is > gekoppeld, kan er ook een SLA-beleid gekoppeld zijn. Hierbij kan dus > een afgesproken reactie- en oplostijd bijgehouden worden. Met deze > rapportage kan van de verschillende werkbonnen inzicht gegeven worden > wat de reactie-, oplostijd en registratiemoment was. > > • Contract SLA: Hiermee kan een rapportage gemaakt worden van de > verschillende (correctieve) contracten en wat de gemiddelde reactie- > en oplostijd is van een contract en hoeveel werkbonnen er al zijn > gemaakt binnen dit contract. Maar ook hoeveel werkbonnen binnen het > contract nog in > > 7 > > afwachting zijn van reactie of oplossing en hoeveel al over de > afgesproken tijd zijn gegaan. > > • Objecten: Met deze rapportage kunnen alle objecten met code, > debiteurnummer, omschrijving en andere object-details in Excel > geëxporteerd worden. > > • Timesheet uren: Hiermee kan een rapportage van de uren in de > urenstaat gemaakt worden. Per urenregel kan je informatie krijgen over > onder andere datum, aantal uur, uursoort (code), pauze, etc.. Daarbij > kan dan ook aangegeven worden of de uren zijn goedgekeurd of > afgewezen. Deze informatie is ook inzichtelijk via de urenstaat, maar > door er een rapportage van te maken heb je de mogelijkheid om deze > bijvoorbeeld per mail regelmatig op te sturen of een analyse van te > maken. > > • Offertes: Via deze rapportage kan in Excel een overzicht gemaakt > worden van de offertes. Hierbij kan bijvoorbeeld het totaalbedrag en > de status genoteerd worden, maar ook de klantgegevens en wanneer de > offerte is gemaakt. > > • Facturen: Hiermee kan een rapportage gemaakt worden waarin > inzichtelijk wordt welke facturen er zijn gemaakt, voor welke bedragen > en welke klanten. Uiteraard kan er ook bij gezet worden of de factuur > al is betaald. > > • Formulieren: Binnen OutSmart kunnen formulieren gemaakt worden, die > vanuit de app ingevuld kunnen worden. Via deze rapportage kan je > inzichtelijk krijgen welke antwoorden er allemaal in de formulieren > ingevuld worden. De rapportage moet per formulier ingesteld worden. > Zodra een formulier is gekozen, komen de daarbij behorende vragen naar > voren bij de kolommen. > > • Relaties: Met deze rapportage kan een Excel-bestand met debiteuren > en bijbehorende gegevens gemaakt worden. Hierbij kan ook getoond > worden wanneer er voor het laatst een aanpassing is gemaakt en door > wie. > > • Projecten: Hiermee kan je een rapportage maken van de projecten die > in OutSmart staan. De kolommen die geëxporteerd kunnen worden naar > Excel betreffen alle informatie die bij een project ingesteld kan > worden. > > • Materiaal catalogus: Als je een rapportage wilt van alle artikelen > die in jouw OutSmart-account zijn aangemaakt, dan kan dat met deze > entiteit.
Nadat je een rapportage hebt gemaakt, verschijnt deze in het overzicht van rapportages. Bij zelfgemaakte rapportage kan je kiezen voor het openen van de instellingen (en daarmee de criteria aanpassen) of voor downloaden om de rapportage te downloaden.
> 8
Mailen van rapportages
Naast de mogelijkheid om de rapportage te downloaden vanuit de backoffice, kunnen de eigen rapportages (dus niet de rapportages die al standaard aanwezig zijn) gemaild worden. Dit kan dagelijks, wekelijks en/of maandelijks. Ga hiervoor naar Instellingen \> (Templates) E-mail templates en scrol naar beneden tot je bij het kopje ‘Rapportage templates’ bent. Hier kan je een template maken per rapportage die je wilt mailen.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 9