FAQ

Welkom op onze FAQ-pagina. Wij hebben aandachtig gekeken naar de soort vragen die wij op dagelijkse basis ontvangen en proberen hier op zo’n duidelijk mogelijke manier antwoord op te geven. Ook hebben wij wat algemene vragen omtrent OutSmart behandeld. De pagina is opgedeeld in meerdere categorieën zodat je jouw vraag plus antwoord eenvoudig kan opzoeken.

Staat jouw vraag er niet tussen? Dat is vervelend, maar niet getreurd. Wij hebben namelijk een YouTube kanaal waar allerlei handige tutorials staan. Naast alle tutorials plaatsen wij ook onze webinars op dit kanaal. Hierin kan ook veel relevante informatie teruggevonden worden.

Je kunt ook contact met ons opnemen via de telefoon 020 – 229 81 44, e-mail support@out-smart.com, chat of het contactformulier.

  • Algemeen

    • Wie en wat is OutSmart?

      OutSmart is een modern SaaS-bedrijf die een digitale oplossing heeft gevonden voor het buitendienstproces. We zijn een complete Field Service Management Tool, ook wel jouw digitale gereedschapskoffer.

    • Hoe werkt OutSmart?

      OutSmart bestaat uit twee onderdelen: een webcompent welke gebruikt zal worden door de mensen op kantoor en de app op het mobiele device voor de buitendienstmedewerker.

      De medewerkers die met de webcomponent werken kunnen verschillende instellingen aanpassen naar de huisstijl van het bedrijf. En misschien wel het belangrijkste, het is mogelijk om hier werkbonnen aan te maken en in te plannen voor de buitendienstmedewerkers.

      Voor de buitendienst hebben wij een app ontwikkeld voor zowel iOS als Android. Geplande werkbonnen in de backoffice kunnen eenvoudig opgehaald worden in de app. Nu heeft de buitendienstmedewerker de werkbon op zijn mobiele apparaat. In de app kan hij/zij allerlei zaken omtrent de uitgevoerde werkzaamheden aangeven. Denk hierbij aan reis- en werktijden, gebruikte materialen en notities. Wanneer de bon compleet is kan deze verzonden worden naar de backoffice. Zo kan de facturatie meteen van start gaan.

    • Is er de mogelijkheid om eerst te testen?

      Jazeker, je kunt OutSmart één hele maand gratis en vrijblijvend testen. Tijdens deze maand kan je testen met het type licentie dat geschikt is voor jouw organisatie.

      Daarnaast is het ook mogelijk om een live demo in te plannen. Dit is een 20-minuten durend gesprek waarin je vragen kan stellen die voor jou relevant kan zijn. Wij raden wel aan om eerst hier even een kijkje te nemen of jouw vraag ertussen staat. Ook kan je terecht op ons YouTube-kanaal, Redactie OutSmart, waar wij een hoop handige tutorials en complete webinars plaatsen. De kans is vrij groot dat jouw vraag hierin behandeld wordt.

    • Wat gebeurt er na de gratis proefmaand?

      Dit is volledig afhankelijk van hoe blij je bent met het product. Wanneer je besluit door te gaan zal deze maand doorstromen in een betaald abonnement. Er is de mogelijkheid om dit abonnement maandelijks of jaarlijks te betalen. Wanneer je voor de jaarlijkse betaling kiest zal je wat goedkoper uit zijn.

    • Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik niet door ga?

      Als jij na een maand het idee hebt dat wij niet zijn waarnaar je op zoek bent dan zal na enige tijd, na het aflopen van de proefmaand, jouw gegevens verwijderd worden.

    • Waarom zie ik geen werkbonnen en relaties in de backoffice?

      Waarschijnlijk wordt dit veroorzaakt door de gekozen internet browser. Met Internet Explorer versie 11 wil het nog wel eens gebeuren dat niet alle functionaliteiten goed ondersteund worden. Wij raden aan om te switchen naar Google Chrome, Safari, Firefox of Opera.

    • Kan ik werkbonnen klaarzetten voor in de toekomst?

      Ja, dit is juist één van de mooie mogelijkheden van OutSmart. Het is mogelijk om zo ver vooruit te plannen als je wilt. Al deze bonnen zijn overzichtelijk te bekijken in dan wel onze lijstweergave of op het planbord plus. Je kunt elke werkbon aan een buitendienstmedewerker toewijzen. Daarnaast kan je deze werkbon al grotendeels invullen met het projectnummer, type werk en de geplande werkzaamheden en benodigde materialen. Er is een instelling in de backoffice waarmee je kan aangeven hoeveel dagen van tevoren werkbonnen kunnen worden opgehaald in de app.

    • Op welke manier kan ik nieuwe type werkzaamheden aanmaken?

      Hier is een apart kopje voor aangemaakt onder Instellingen -> overig.

  • Facturatie

    • Hoe kan ik betalen?

      Hier zijn meerdere opties voor: iDeal, VISA, Maestro en Mastercard creditcard of automatische incasso zijn allen legitieme betalingsopties. Denk er wel aan dat voor automatische incasso toestemming nodig is van de accounthouder.

    • Wanneer ontvang ik de factuur?

      Wij sturen onze facturen altijd aan het einde van de maand. In het geval van een jaarlijks abonnement zal de factuur aan het eind van maand waarin de licentie is gekocht worden verstuurd.

    • Hoe verloopt het betalingsproces?

      Wanneer de gratis proefperiode is afgelopen en er wordt besloten om over te gaan op een betaald abonnement zal via onze parnter Buckaroo een betalingsverzoek worden verstuurd. Dit bedrag is uiteraard gebaseerd op het type en aantal licenties uit de proefperiode.

    • Krijg ik elke maand een betalingsverzoek als ik een maandelijks abonnement afsluit?

      Nee, dit is alleen bij de eerste betaling. Wanneer de eerste betaling succesvol is afgerond zal de rest van de betalingen automatisch verlopen.

    • Is het mogelijk om de betalingsfrequentie te veranderen van een jaarlijks naar een maandelijks abonnement?

      Ja, wanneer je dit wilt veranderen neem dan contact met ons op via email support@out-smart.com, telefoon 0202291844 of het contactformulier.

  • Integratie

    • Kan ik mijn eigen CRM / ERP pakket integreren met OutSmart?

      Ja, dit is één van de grote voordelen van OutSmart. Wij hebben een open API, dit houdt in dat ons systeem te integreren is met elk ander software-pakket dat deze mogelijkheden ook heeft.

    • Wat kan ik met een integratie?

      Met een integratie is het mogelijk om eenvoudig en automatisch bepaalde gegevens uit te wisselen tussen systemen. Zo is het onder andere mogelijk om werkbonnen vanuit het eigen CRM / ERP klaar te zetten, materialen en relaties te synchroniseren en voltooide werkbonnen als proeffactuur te ontvangen. Dit zal het facturatieproces richting jouw klant enorm versnellen. Ons systeem is te integreren met een groot aantal CRM / ERP pakketten. Bekijk hier welke.

    • Hoeveel kost een integratie met OutSmart?

      Dit is verschillend per integratie. Wanneer de integratie is gemaakt door de andere partij brengen wij zelf geen kosten in rekening. Als de integratie door ons is ontwikkeld vragen wij wel om een vergoeding.

    • Is bij een integratie het boekhoudsysteem leidend?

      Ja, wanneer er gegevens teruggestuurd worden moeten deze langs meerdere controles. Als deze niet voldoen aan de gestelde eisen zullen de gegevens niet worden verwerkt.

  • Licentie

    • Welke licentie heb ik nodig?

      Wij snappen dat elke organisatie anders is en dus ook andere behoeften heeft. Om hier tot in de uiterste detail op te anticiperen zou enorm lastig worden. Om toch enigszins te kunnen voorzien in gepersonaliseerde behoeften hebben wij drie verschillende licenties waar je uit kan kiezen: Basic, Team en Pro.

       

    • Is er een minimumaantal licenties dat ik moet afnemen?

      Wanneer je begint met OutSmart zul je tenminste twee licenties af moeten nemen. Eén voor het backoffice account en één voor het account op het mobiele apparaat.

      Indien je al klant bent en extra licenties wilt afnemen kan dit via de licentiemanager. Denk eraan dat voor elke uniek mobiel apparaat dat je koppelt aan het bedrijfsportaal een nieuwe licentie afgenomen moet worden. Gekoppelde apparaten kan je terugvinden onder het tabblad ‘gekoppelde apparaten’.

       

    • Kan ik tijdens een lopend contract naar een andere versie upgraden?

      Ja, dat kan maar houd wel rekening met de betalingsvorm. Wanneer je nu al jaarlijks betaalt zal eenmalig de meerprijs in rekening worden gebracht. Als je maandelijks onze licenties afneemt zal je het verschil volgende maand moeten betalen. Als je vragen hierover hebt neem dan contact met ons op via het contactformulier of mail ons op support@out-smart.com

       

       

       

    • Is het mogelijk om een mix te maken tussen de verschillende licenties?

      Nee, dit is helaas niet mogelijk. Het type licentie is gebaseerd op het backoffice account. Het is dus niet mogelijk om kantoorpersoneel met een Pro licentie te laten werken en buitendienstmedewerkers met Basic.

  • Mobiel apparaat

    • Hoe installeer ik de app voor mijn mobiele apparaat?

      De applicatie is te downloaden in zowel de Apple App Store als de Google Play Store aangezien de app werkt op zowel iOS als Android. Ga naar de Store die voor jou van toepassing is en zoek naar OutSmart. Klik op de app OutSmart en start de installatie.

    • Kan ik de app ook offline gebruiken?

      De app is zonder wifi of 4G te gebruiken. Gegevens die tijdens deze ‘offline-modus’ zijn ingevuld zullen wanneer er weer verbinding is met het internet verstuurd worden naar de backoffice.

    • Wat is de oudste versie iPad die ondersteund wordt?

      OutSmart werkt op alle iPad’s vanaf versie 2. Dit geldt ook voor de iPad mini.

    • Vanaf welke versie is de iPad app compatible?

      De minimale versie vereist voor het juist functioneren van de app is iOS 11.

    • Waarom werkt mijn iPad app na de laatste update niet meer?

      Heel sporadisch komt het voor dat het updaten van de iPad app niet naar behoren gaat. Dit is op te lossen door de app te verwijderen en opnieuw te installeren. Verbind daarna het mobiele apparaat weer met het web-account zodat alle gegevens en instellingen gesynchroniseerd worden. Volg de volgende concrete stappen:

      1. Verwijder de app van de iPad.
      2. Zoek in de App Store naar ‘OutSmart’ en installeer de app.
      3. Ga naar de backoffice en zorg dat er een licentie vrij is om mee te koppelen. Dit kan bij onder de tab ‘Aangemelde cliënts’.
      4. Klik in de app op ‘Verbinden’ bij de instellingen web-account.
    • Hoe kan ik een ander mobiel apparaat koppelen aan het web-account?

      Elk mobiel apparaat dat gekoppeld is wordt weergegeven in de backoffice. Er is een overzicht te vinden van alle mobiele apparaten onder de tab ‘Gekoppelde apparaten’. Klik hier op ontkoppelen wanneer je een bepaalt apparaat wilt verwijderen. Nu is deze licentie niet in gebruik en dus open om te koppelen een ander mobiel apparaat.

    • Werkt de timer van de start-en stop knop ook als ik tussentijds het mobiele apparaat uitzet?

      Ja, de timer loopt gewoon door. Deze knop is echter niet gekoppeld aan een specifieke werkbon. Wanneer de tablet, en daarna de app, opnieuw opgestart is zal dus wel de juiste bon moeten worden geselecteerd.

    • Kan ik het e-mailadres van de klant wijzigen in de app?

      Ja, dit kan op twee verschillende manieren. In de app is er een overzicht met alle klanten beschikbaar. Deze bevindt zich in het hoofmenu (3 streepjes linksboven). Wanneer je het e-mailadres van een bepaalde klant wilt wijzigen zoek je deze op. Klik nu de betreffende klant en om vervolgens in een het scherm ‘Klant bewerken’ te komen. Zoals de naam al aangeeft is het hier mogelijk om allerlei gegevens aan te passen, zo ook het e-mailadres. Een andere manier om het e-mailadres van een klant te wijzigen is aan het einde van een complete werkbon. Wanneer deze op het punt staat om verstuurd te worden is het mogelijk om het aangegeven e-mailadres nog te wijzigen.

    • Kan ik bonnen, materialen en uren verwijderen in de app?

      Ja, dit kan heel eenvoudig. Klik op de betreffende regel en houd deze twee seconden vast. Nu verschijnt er een pop-up met de vraag of je het zeker weet dat je de geselecteerde regel wilt verwijderen.

    • Waarom treedt er soms een probleem op met synchroniseren als ik een werkbon probeer te versturen?

      Dit probleem wordt veroorzaakt door een vreemd teken ergens in de tekst wat de server niet begrijpt. Wanneer deze fout zich voordoet graag de gehele werkbon, waar tekst is, controleren. Als hier ergens vreemde tekens voorkomen zoals: #, % of €, deze graag verwijderen. Sla hierna de regel opnieuw op en verzend de bon.

  • Overig

    • Is het mogelijk om nieuwe functionaliteiten aan te dragen?

      Uiteraard staan wij hiervoor open, nieuwe ideeën zijn altijd welkom. Stuur ons alle informatie omtrent de functionaliteit zo duidelijk mogelijk naar ons op dan zal ons team het beoordelen. Ondanks dat wij nieuwe ideeën waarderen zal niet elk nieuw aangedragen idee geïmplementeerd worden.

    • Moet ik zelf back-ups maken en/of updates downloaden?

      OutSmart wordt beheerd door een vakkundig team van informatiesysteem deskundigen. Dit team is verantwoordelijk voor het preventieve onderhoud van de infrastructuur waar OutSmart wordt gehost. Je hoeft zelf dus geen back-ups te maken. De apps worden eens in de zoveel tijd verbeterd. Normaal gesproken zijn dit geen grote ingrepen, het gaat hier voornamelijk om kleine bugfixes en andere quality of life verbeteringen. Wanneer deze updates uitkomen zal je deze alleen zelf nog even moeten downloaden. Dit kan eenvoudig in de App of Google Play Store.

    • Kan ik zien of mijn monteur bezig is met werken?

      Jazeker, binnen OutSmart is dit zelfs een aparte functie: de werkbonstatus. In de backoffice kun je zelf meerdere soorten werkbonstatussen aanmaken. Wanneer de buitendienstmedewerker aan het werk is kan hij/zij via deze functie aangeven wat de status van de huidige werkbon is.

    • Heb ik een eigen server nodig om met OutSmart te werken?

      Nee, dit is één van de voordelen van OutSmart, het is een volledige Cloudservice. Door het werken in de Cloud is acquisitie van servers niet nodig. Wij zorgen ook voor de veiligheid van uw gegevens en eventueel preventief onderhoud.

Nog geen OutSmart account?