Integratie OutSmart en InstallOffice

Direct tijdens de werkzaamheden gebruikt materiaal en gemaakte uren registreren. Het klinkt mooi en het is nu ook mogelijk met de integratie tussen OutSmart en InstallOffice. De werkbon app van OutSmart koppelt met de module ‘Werkorderplanning’. In InstallOffice was er altijd al de mogelijkheid om eenvoudig werkbonnen aan te maken, in te plannen en te verwerken. Enige nadeel is dat hier altijd een handeling nodig is die gepaard gaat met papier. Met de koppeling tussen de twee systemen is dat verleden tijd.

Met de digitale werkbon app van OutSmart zijn veelal handmatige handelingen niet meer nodig. De buitendienstmedewerker op locatie vult de digitale werkbon in op zijn mobiele device (telefoon of tablet).  Een paar seconden later ontvangt de medewerker op kantoor de werkbon. Na ondertekenen en afronden van de werkorder wordt de werkbon in een overzichtelijke PDF met handtekening en eventueel toegevoegde foto’s per e-mail verzonden aan de klant. Daarna wordt de werkbon doorgestuurd naar je eigen InstallOffice account. Hierdoor komen de uren en materialen direct op een conceptfactuur te staan. Deze koppeling zorgt er voor dat je sneller kan overgaan tot facturatie en minder administratieve rompslomp hebt.

Voordelen koppeling InstallOffice met OutSmart

Er zijn veel voordelen te behalen door te koppelen met InstallOffice. Profiteer van onder meer de volgende handige functionaliteiten:

  • Aangemaakte werkorders in Werkorderplanning worden direct werkbonnen die inzichtelijk zijn in de app
  • Afgeronde werkbonnen worden direct proeffacturen in InstallOffice
  • Synchroniseer relaties vanuit InstallOffice naar OutSmart
  • Synchroniseer materialen en werknemers vanuit InstallOffice naar OutSmart

Kosten van de koppeling

De kosten van de koppeling zijn minimaal. Aangezien de koppeling is gemaakt door BouwInfosys raden wij aan contact met hun op te nemen of om te kijken op de productsite in BGI-Office.

Het realiseren van de koppeling vereist vaak een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie. Deze kunnen door OutSmart of door een derde partij worden gedaan. Hiervoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met InstallOffice uiteindelijk voor een besparing. Doordat we de kosten per maand laag houden is het gebruiken van de koppeling zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de InstallOffice koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

OutSmart en InstallOffice testen?