Integratie OutSmart en Exact Online

Exact Online wordt in Nederland veel gebruikt als boekhoudsysteem en als systeem voor het verzorgen van projectplanning. Wanneer je dit systeem in gebruik hebt, is het koppelen van Exact Online met OutSmart een ideale combinatie. Met de combinatie van deze twee systemen stuur je je buitendienst zeer eenvoudig en efficiënt aan.

Alle informatie die je nodig hebt in de beide systemen wordt gesynchroniseerd. Hierdoor kun je in een oogopslag vinden wat je nodig hebt. De buitendienstmedewerkers kunnen in de OutSmart werkbonapp alle benodigde informatie doorgestuurd krijgen. Niet voor niks staat OutSmart inmiddels in de top tien van meest gekoppelde applicaties binnen Exact Online.

OutSmart koppelen aan jouw module bij Exact Online is altijd mogelijk. Zowel de modules boekhouden,  handel als productie kunnen eenvoudig worden geïntegreerd. De koppeling kan snel worden gemaakt en na de eenmalige activatie zijn de lage maandelijkse kosten €10,- per bedrijf.

Voordelen koppeling Exact met OutSmart 

Of het nou gaat om de Exact Online module boekhouden, handel of productie, in alle gevallen zijn er veel voordelen te behalen door te koppelen met OutSmart. Afhankelijk van de module is onder meer de synchronisatie van de volgende informatie uit Exact Online naar OutSmart eenvoudig na de koppeling:

  • Relaties (vanuit contacten, groepen of bedrijven)
  • Materialen (inclusief prijs en (bar)code)
  • Projecten, wat zorgt voor overzichtelijke projectplanning
  • Medewerkers
  • Uursoorten (artikelen kunnen ook worden gebruikt als uursoort)
  • Verkooporder wordt een werkbon in OutSmart

De synchronisatie werkt natuurlijk twee kanten op. Dus ook van OutSmart naar Exact Online. Daarbij kan je profiteren van onder meer de volgende handige functionaliteiten:

  • Digitale werkbon in OutSmart wordt een proeffactuur in Exact Online
  • Werkbon kan terug worden geboekt als verkooporder
  • Geboekte uren in OutSmart worden na goedkeuring genoteerd op de Weekstaat van de medewerker in Exact Online, dus urenregistratie gaat vrijwel vanzelf
  • OutSmart schrijft de werkbonnen terug onder het project binnen Exact Online
  • Artikelen terugboeken op magazijn

Kosten van de koppeling

De maandelijkse kosten van de koppeling van OutSmart en Exact Online bedragen slechts €25,- per bedrijf. Ook bij meerdere licenties blijven deze kosten op hetzelfde lage niveau.

Een koppeling kan direct worden gemaakt. Er zijn geen set-upkosten aan verbonden. Het realiseren van de koppeling vereist vaak een handmatige instelling van de IP-poort en aanpassingen op locatie. Deze kunnen door OutSmart of door een derde partij worden gedaan. Hiervoor worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht.

Door een verhoogde efficiëntie zorgt de koppeling van OutSmart met Exact Online uiteindelijk voor een besparing, terwijl de kosten per maand voor het gebruik van de koppeling zeer laag zijn.

Hoe activeer je de koppeling

Het activeren van de koppeling is eenvoudig met de volgende vier stappen:
1. Klik op ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder het kopje instellingen.
2. Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
3. Onder het kopje ‘koppeling’ kun je de Exact Online koppeling selecteren uit het menu.
4. Stel de koppeling eenmalig in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

OutSmart en Exact Online vrijblijvend testen?