Hoe Calertho Bouwkunde BV afscheid nam van multomappen en archiefkasten met OutSmart

Wij kunnen enorm goed vertellen over wat OutSmart allemaal kan en wat dat voor jou kan betekenen, maar onze huidige gebruikers kunnen dat nog veel beter. Daarom laten wij hen graag aan het woord om hun verhaal te vertellen. Deze keer zijn we in gesprek met Arno Hogenboom, directeur van Calertho Bouwkunde BV.

Calertho Bouwkunde voorstellen

Calertho Bouwkunde BV is 21 jaar geleden ontstaan bij een splitsing en sindsdien is Arno Hogenboom verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen Calertho.

Door de jaren heen zijn wij gegroeid naar 11 medewerkers die zich dagelijks bezighouden met bouwkundige beveiliging. Met name in het hang- en sluitwerk en de toegangstechniek. Wij doen dit met name op plekken die voor andere gesloten moeten blijven. Denk aan overheidsprojecten, verzorgingstehuizen, banken en verzekeraars. Er is bij ons geen dag hetzelfde en dat maakt het werk erg leuk.

Oude Werkwijze

Voordat wij bij OutSmart kwamen, toen nog bekend onder de naam WerkbonApp, regelden wij eigenlijk het hele buitendienstproces nog op papier. Wij waren wel al bezig met het overgaan naar een paperless office en de buitendienst kwam daar als laatste onderdeel bij.

Zoals ieder ander toen, gebruikten wij ook gewoon de welbekende doordrukvellen. Na elke klus had je dan drie verschillende bonnetjes: één voor de klant, één voor de administratie en één voor de factuur.

Wij hadden toentertijd echt multomappen vol met bonnetjes van bepaalde klanten. Deze stop je dan vervolgens in een archiefkast en hoop je dan ooit nog terug te kunnen vinden wanneer nodig. Als je daar nu aan terugdenkt vraag je je af hoe je ooit zo hebt gewerkt.

 

De stap naar OutSmart

Wij waren dus al bezig met de overgang naar een kantoor zonder papier en de switch naar een digitale aansturing van onze buitendienst was dus een logische volgende stap. Wij gebruikten al Exact Online voor de boekhouding en dan ga je toch op zoek naar een pakket dat hier goed bij aansluit. Gelukkig had ik nog een vriend in de ICT Business die een partnermanager binnen Exact kende. Via deze weg zijn wij bij jullie terechtgekomen.

In eerste instantie hebben we op kleine schaal getest om te kijken of het wat voor ons was om vervolgens geleidelijk uit te breiden. In het begin sloot het pakket nog niet helemaal perfect aan bij onze werkwijze, maar gelukkig werd er goed omgegaan met onze feedback. We zagen in die tijd echt veranderingen doorgevoerd worden die wij hadden aangedragen. Dat was voor ons ook erg prettig om te zien, dat je “partner” inspeelt en snel handelt.

 

OutSmart is eigenlijk een grote archiefbak van je buitendienst

 

De voordelen

Waar ik persoonlijk erg blij van word, is dat je met OutSmart op meerdere fronten heel snel kunt schakelen. Zo kun je altijd snel en accuraat terugzoeken in het systeem naar een werkbon van een jaar geleden. Dat was met de multomappen toch echt wel een stuk ingewikkelder.

Daarnaast is het ook mooi dat wanneer er een storing is wij direct een monteur een werkbon kunnen toesturen. Deze kan vervolgens direct op pad en de storing zo snel mogelijk verhelpen.

En als laatste, ook niet onbelangrijk, is het snel schakelen wat betreft facturering. Wanneer de werkbon nu terug wordt gestuurd naar kantoor kan de factuur direct worden opgemaakt en inclusief werkbon worden verzonden naar de opdrachtgever. Voorheen moesten we toch echt wachten voordat de gegevens op kantoor waren.

Ook afscheid nemen van multomappen en archiefkasten?